Hoe je op basis van slimme templates een gepersonaliseerd arbeidscontract maakt

Ben jij verantwoordelijk voor personeelszaken en werk je in een middelgrote of grote organisatie? Dan besteed je vast een chunk van je tijd aan het opstellen en beheren van arbeidscontracten en andere overeenkomsten. Hoe zorg je dat die papierwinkel je zo min mogelijk tijd kost, zodat je je focus kunt leggen op de menselijke kant van je mooie vak? Ga er maar even goed voor zitten, wij hebben wat slims bedacht .

Als je op een afdeling HR of personeelszaken van een (middel)grote organisatie werkt, heb je ongetwijfeld te maken met alle documentatie die gepaard gaat met jullie personeelsbestand. Contracten van nieuwe medewerkers, verlengingen van tijdelijke contracten, aanzegbrieven, protocollen en ga zo maar door. Het gaat vaak om standaarddocumenten met vaste bepalingen, teksten en bedrijfsgegevens, aangekleed met jullie huisstijl.

Toch zijn al deze documenten allesbehalve standaard – ze gaan namelijk over mensen. En zelfs al maak je een dertien-in-een-dozijn arbeidsovereenkomst, wel zo leuk als je kersverse collega Thijs een contract ontvangt met zijn eigen naam erin. Ook handig om mee te nemen, maar zaken die per werknemer kunnen verschillen, zijn bijvoorbeeld de hoogte van het salaris (toch wel het eerste waar Thijs straks naar kijkt, denk je niet?) en aanvullende arbeidsvoorwaarden zoals vakantiedagen en of hij een auto van de zaak krijgt.

Gestandaardiseerd en toch persoonlijk

Zakt de moed je in de schoenen als je denkt aan de hoeveelheid werk die nodig is om al die documenten te maken? Hebben wij even goed nieuws voor je, er bestaat namelijk een softwareoplossing die je een klap werk uit handen neemt. De naam van deze oplossing ligt (al zeggen we het zelf) voor de hand: SmartDocuments. Met SmartDocuments genereer je op basis van slimme sjablonen eenvoudig gepersonaliseerde documenten. Dan is het maken van personeelsdocumenten zo gedaan.

De basis: een slim sjabloon

Met SmartDocuments creëer je slimme templates. Dat doe je door in onze SmartEditor sjablonen te bouwen op basis van standaardelementen (bouwstenen) en nader in te vullen variabelen. Die standaardelementen zijn bijvoorbeeld bedrijfsgegevens, verwijzingen naar een bedrijfsreglement of cao, en vaste bepalingen zoals vakantiedagen. Deze teksten plak je als bouwsteen in je sjabloon om vervolgens in elk document dat je genereert met dit sjabloon terug te vinden. Ook handig: met onze software voeg je eenvoudig de huisstijl van jouw organisatie toe aan je sjablonen. Ziet het er ook nog eens picobello uit.

Gepersonaliseerde arbeidsdocumenten

Is het sjabloon klaar, dan kun je een document genereren met behulp van onze SmartWizard, wat neer komt op het beantwoorden van vragen – dat zijn dus die variabelen die je in je sjabloon hebt gesleept. Denk bijvoorbeeld aan voornaam, achternaam, datum van indiensttreding, salaris, etc. De antwoorden verschijnen vervolgens op de juiste plek in het gegenereerde document. Helemaal slim: veel van deze variabelen kun je met de juiste koppeling aan systemen waar je organisatie al gebruikt van maakt, automatisch in je document laden. Dat verkleint de kans op handmatig gemaakte fouten aanzienlijk!

Eén druk op de knop en de gepersonaliseerde arbeidsovereenkomst verschijnt zo als PDF op je server of systemen. Even (digitaal) ondertekenen en dan kan Thijs officieel aan de slag als medewerker bij jouw organisatie.

Alle voordelen van onze documentcreatiesoftware? Daar lees je alles over in onze longread. Leuk voor jou: in deze longread hebben we arbeidscontracten als uitgangpunt genomen.