Rechten beheren in software voor documentcreatie

Rechten

De hele organisatie kan dankzij interactieve sjablonen zelfstandig aan de slag met documentcreatie. Mooier wordt het niet! Maar over die sjablonen houd je als organisatie wel graag de controle. Hoe je dat doet? Door de gebruiksrechten op de juiste manier te beheren.

Na afloop van een concert loop jij niet zomaar even backstage. Daar ben jij namelijk niet toe bevoegd. Tenzij je een enorm fanatieke groupie bent komt dit ook niet in je op (een uitzondering daargelaten natuurlijk). Het is duidelijk waarom jij daar niet mag komen en de toegang tot de backstage is goed afgesloten.

In een online omgeving voor documentcreatie gaat dit nog weleens mis. Want helaas is het hier niet altijd even duidelijk waar je mag komen. De deuren van de online backstage zijn misschien dicht, maar niet altijd op slot. Zo kan het zomaar zijn dat onbevoegden zich ineens in de backstage bevinden en daar (expres of per ongeluk) een digitale ravage aanrichten. Zit je niet op te wachten als digitale backstagemanager, toch?

In control dankzij SmartControl

Anja van de klantenservice die rondneust in de sjablonen voor visvergunningen en Theo van Accounting die vrolijk drie keer per week een brief in de verkeerde huisstijl verstuurt. Als iedereen binnen de organisatie toegang heeft tot elk sjabloon, dan is het in ‘no time’ een bende. Wij weten niet hoe het met jou zit, maar wij moeten er niet aan denken. Daarom kun jij in SmartControl de rechten van de documentsjablonen beheren op verschillende niveaus. Zo behoud je de controle over wie met welk sjabloon aan de slag mag.

Rechten toekennen en beheren

Mogelijkheden te over als het gaat om rechtenbeheer voor documentcreatie. Rechten kun je niet alleen toekennen voor verschillende onderdelen van een sjabloon, maar ook op verschillende niveaus. Zo bepaal jij als eindbaas sjablonen (ook wel ‘administrator’ genoemd) wat de eindgebruiker wel of niet mag, en bepaal jij ditzelfde voor de sjabloonbouwers van de organisatie.

Rechten beheren: de opties

Onder Privileges in SmartControl worden de gebruiksrechten van de eindgebruikers toegekend. Hier kun jij als eindbaas dus helemaal los! De gebruiksrechten verleen je op groepsniveau: jij bepaalt welke gebruikersgroep (bijvoorbeeld afdeling klachtenafhandeling) toegang heeft tot welke sjabloongroepen. Onder Privileges vind je een aantal opties: Gebruikers, Sjabloon, Kop/voettekst, Bouwsteen en Administrator. Gaan we met liefde even dieper op in!

Rechten
Gebruikers

Wie met SmartDocuments wil werken, moet als gebruiker in SmartControl staan. Ook moet de gebruiker in een (of meerdere) gebruikersgroep(en) geplaatst zijn. Dit regel je onder het kopje ‘Gebruikers’. Een gebruikersgroep kan bijvoorbeeld de sales-afdeling zijn of de afdeling klachtenafhandeling.

Sjabloon

Via ‘Sjabloon’ geef je gebruikersgroepen rechten voor één of meerdere sjabloongroepen. Oftewel: hier bepaal je wie gebruik mag maken van welk sjabloon. Handig, want waarom zou Jacqueline van de receptie toegang moeten hebben tot de sjablonen voor arbeidscontracten? Natuurlijk kun je een bepaalde sjabloongroep ook aan meerdere gebruikersgroepen koppelen, bijvoorbeeld een sjabloon voor een standaardbrief waar meerdere afdelingen gebruik van maken.

Rechten toekennen

Voorbeeld: In bovenstaande afbeelding is de gebruikersgroep 'Administratie' geautoriseerd voor alle sjablonen in de sjabloongroep 'Administratie' en voor de sjablonen in de sjabloongroep 'Algemeen'.

Kop- en voettekst

Hier wordt bepaald wie er aanpassingen mag doen in de kop- en voetteksten. Erg handig wanneer jouw bedrijf meerdere merken of logo’s voert of als er voor meerdere organisaties documenten worden opgebouwd. De gebruiker bepaalt dan welke kop-/voettekst hij aan het sjabloon koppelt.

Bouwsteen

Rechten verlenen op bouwstenen is optioneel. Voor sjabloonbouwers kan het handig zijn dat niet iedere sjabloonbouwer zomaar bij zijn of haar bouwstenen kan. Want waarom zou sjabloonbouwer Henk van Personeelszaken bouwstenen moeten toevoegen aan de sjablonen van de afdeling Juridische Zaken? Via ‘Bouwstenen’ zorg je ervoor dat Henk alleen kan rommelen in zijn eigen bouwstenen. 😉

Administrator

Baas boven baas! Hier worden rechten toegekend aan de sjabloonbouwers. In tegenstelling tot de eindgebruikers worden deze rechten aan een persoon toegekend (en niet aan een groep).

Rechtenstructuur importeren

Werkt jouw organisatie met meerdere SmartDocuments-omgevingen, maar is de rechtenstructuur overal hetzelfde? Dan heb jij mazzel, want je kunt de rechtenstructuur één op één overzetten van de ene naar de andere omgeving. Ook handig wanneer je een bestaande structuur wilt kopiëren naar een testomgeving. Scheelt een heleboel klikken.

Rechten beheren: waarom zou je?

Leuk te weten wat er kan op het gebied van rechtenbeheer, maar wat levert het je op? We geven je een mooie top 3!

Het voorkomt fraude

Doordat niet iedere vogel toegang heeft tot alle documentsjablonen, voorkom je dat mensen sjablonen misbruiken. Denk aan vergunningen die door onbevoegden worden aangemaakt en uitgegeven.

Het legt de verantwoordelijkheid daar waar deze hoort

Doordat je een gebruikersgroep aan een bepaalde sjabloongroep koppelt (bijvoorbeeld afdeling HR aan de sjabloongroep ‘arbeidscontracten’), maak je deze afdeling verantwoordelijk voor deze sjablonen.

Het creëert overzicht

Doordat gebruikersgroepen alleen aan (voor hen) relevante sjabloongroepen gekoppeld worden, ziet de eindgebruiker alleen de documenten die hij nodig heeft. Scheelt een hoop zoekwerk en voorkomt het gebruik van verkeerde sjablonen.

Rechten toekennen kan jouw organisatie een hoop tijd en onnodige fouten besparen. We laten je tijdens een demo graag zien hoe rechtenbeheer in SmartControl werkt.