Van Word-sjabloon naar interactief document: documentcreatie vereenvoudigd

Word jij ook zo moe van dat urenlange geklungel met het opstellen van documenten in Microsoft Word? Heb je net alles lekker in je document staan, verspringt het bedrijfslogo. Klopt het lettertype eigenlijk wel? Was de huisstijl niet veranderd? En zo ja, waar staat het meest recente Word-template dan ook alweer? Yes! Document klaar, verzenden maar. Oeps, in deze versie stond het oude kantooradres nog vermeld…

Ken jij de strijd van werken met macro’s en word je er liever niet aan herinnerd? Misschien denk je: laat mij vooral zien hoe het anders kan. Sla het stukje hieronder dan even over. Spring jij gelijk naar de sectie ‘zo kan het ook’, gaan wij eerst nog even in op die macro’s.

Standaarddocumenten maken in Word: het leed dat macro heet

Het was ooit de gewoonste zaak van de wereld: standaarddocumenten creëren met Word-templates. Door middel van macro’s werden veel terugkerende elementen in Word (en andere tekstverwerkers) opgeslagen voor hergebruik. Zo kon bij een volgend document zo’n terugkerend element, bijvoorbeeld een adres, met één druk op de knop ingevoegd worden. Best handig toch?
Ondanks dit handigheidje in Word, was het opstellen van standaarddocumenten niet efficiënt. Want snelkoppeling of niet, wanneer je te maken krijgt met veel variabelen in een document kost het je alsnog veel tijd. Omdat Word-templates niet interactief zijn, moest er per variabele een nieuw template gecreëerd worden. Het resultaat? Een berg aan standaardtemplates.

Een voorbeeld: jouw organisatie neemt geregeld nieuwe mensen in dienst. En nieuwe werknemers betekenen nieuwe arbeidscontracten. Laten we eens inzoomen op de contracten van je nieuwe collega’s Ruben en Marieke. Ruben wordt jullie IT-consultant, en Marieke zal de leiding krijgen over de PR-afdeling. Ze krijgen beiden een contract voor 36 uur, verdeeld over 5 werkdagen. Dit betekent niet dat ze ook hetzelfde contract krijgen. Naast hun NAW-gegevens, verschillen ook de aanvullende voorwaarden. Zo krijgt Ruben een auto van de zaak, hij zal namelijk veel bij klanten op locatie werken. Iets wat niet het geval is bij Marieke. Zij werkt op kantoor, en ontvangt een kilometervergoeding. Ruben krijgt een telefoon van de zaak, terwijl met Marieke een hoger salaris overeengekomen is.

We noemen slechts een aantal verschillen tussen het arbeidscontract van Ruben en dat van Marieke, maar je snapt ons punt, toch? In een arbeidscontract komen gerust 10 of meer variabele elementen voor. Macro’s of niet, het is een tijdrovende klus om in je document of sjabloon alle verschillen tussen de contracten te verwerken. Om nog maar te zwijgen over het nodige onderhoud. Als je maandelijks 10 of meer nieuwe werknemers aanneemt voor diverse functies, dan ben je dus wel even zoet met alle contracten.

Modern templatebeheer en -creatie

Van slim template naar interactief document
Een interactief document begint dus met een slim template. Het maken van zo’n template kan wat tijd vragen (maar uiteindelijk betaalt dit zichzelf dubbel en dwars terug, beloofd). Je zal allereerst alle mogelijke variabelen op een rijtje moeten zetten. En dit zijn er vaak nogal wat. Toch is dit de enige manier om een volledig beeld te krijgen. Start met het inventariseren van de documenten die in dezelfde categorie vallen, zoals de arbeidscontracten die we eerder hebben genoemd. Waarschijnlijk heb je van elk soort document al meerdere varianten. Leg deze bij elkaar om alle variabelen helder te krijgen. Nu kun je beginnen met het maken van vragen voor de gebruikers die hen, met antwoordopties, zullen helpen bij het selecteren van de juiste inhoud voor de juiste situatie. Voeg helpteksten en hyperlinks toe om het nog duidelijker te maken. Vragen, antwoordopties, vervolgvragen, vervolgvragen op vervolgvragen, enz. vormen wat we een vraag-en-antwoordboom noemen (of gewoon vraagboom). De eindgebruikers volgen de boomstructuur bij het maken van hun documenten.

Oké, we pakken de arbeidscontracten van Ruben en Marieke er weer even bij. Een vraag kan zijn: krijgt deze werknemer een auto van de zaak? Mogelijke antwoorden: ''ja'' en ''nee''. Ook de datum van indiensttreding zal een vraag zijn, net als de loongroep waarin de werknemer valt.

Pas als je alle variabelen op een rijtje hebt kun je de bijbehorende vragen en mogelijke antwoorden uitwerken. (Bob de sjabloonbouwer, kunnen wij het maken? Nou en of!)

Wil je al aan de slag met het creëren van de mooiste sjablonen? We begrijpen je enthousiasme, maar stellen voor eerst even te kijken naar de omgeving waar je straks alles kunt terugvinden. In de software van SmartDocuments heet die omgeving SmartControl. Dit is waar je alles kunt beheren wat met bestaande en nieuwe sjablonen te maken heeft. Denk aan privileges (gebruikers en hun rechten), de inhoud, systeeminstellingen, etc. SmartControl is de plek waar jij als beheerder het fundament legt voor alle sjablonen die je gaat bouwen.

Als het fundament eenmaal staat, kun jij aan de slag met het bouwen van je sjabloon. Daar gaan we nu verder op in. De elementen van SmartControl die je daarbij nodig hebt, komen in deze longread vanzelf aan bod. Beloofd.

Een slim template bouwen

Variabelen in kaart? Bouwen maar! Stap 1 is het toepassen van de huisstijl in de SmartEditor (onze template builder). Dit begint met het aanmaken van een stijlsjabloon. In dit sjabloon verwerk je alle stijlelementen die horen bij jouw huisstijl: lettertype en -grootte, regelafstand, paginamarges, kleuren etc. Een stijlsjabloon zorgt ervoor dat elk nieuw sjabloon direct in de juiste stijl wordt aangemaakt. Bij aanpassingen in de huisstijl hoef je dit enkel in het stijlsjabloon door te voeren. Vervolgens kun je met een paar klikken in SmartControl de bestaande sjablonen updaten naar de nieuwe stijl. Het voordeel van werken met een stijlsjabloon, is dat je ook geïmporteerde content gemakkelijk omzet in de juiste stijl (lettertype, uitlijning en kleuren).

Stap 2: op zoek naar vaste elementen. Welke terugkerende elementen staan er in jouw documenten? Denk hierbij aan de kop- en voettekst, een disclaimer, ondertekening of vast stukje tekst dat altijd terugkomt. Van dit soort elementen maak je een bouwsteen. Een bouwsteen bevat veelgebruikte informatie. Je maakt het nu aan voor dit sjabloon, maar kunt het straks hergebruiken in andere templates. Het kost je nu even tijd, maar bespaart je straks dubbel werk. Bijkomend voordeel: wanneer de informatie van een bouwsteen wijzigt, hoef je dit maar in de bouwsteen aan te passen om de wijziging (automatisch) in al je templates waar deze bouwsteen wordt gebruikt, door te voeren.

Daar komen ze hoor: de variabelen. Deze vierde stap is misschien wel de belangrijkste. Als het goed is heb je de variabele elementen voor deze template al helder. In onze template tool (SmartEditor) kan je nu vragen opstellen voor de eindgebruiker (degene die het document creëert). Als we het voorbeeld van de arbeidsovereenkomst zouden gebruiken, zou een vraag kunnen zijn ’Vul de volledige naam van de nieuwe werknemer in’. Nu hoef je alleen nog maar de vraag naar de juiste plaats in de tekst te slepen.

Wanneer een van je collega's het sjabloon van de arbeidsovereenkomst gebruikt om het document op te stellen, wordt aan hem gevraagd ‘Vul de volledige naam van de nieuwe werknemer in’. Het antwoord (bijvoorbeeld de volledige naam van Ruben, die nieuwe consultant) typt hij in het vraag- en antwoordscherm aan de linkerkant van het scherm en verschijnt direct in het voorbeeld van de arbeidsovereenkomst (rechts). Hoe gaat dit vraag- en antwoordspelletje nu verder in zijn werk? Dat leggen we je uit in het volgende stuk.

Structuur aanbrengen in vraag en antwoord
Het begint met een goede structuur voor je vragen en antwoorden. Vragen worden stuk voor stuk gemaakt in een logische volgorde, met of zonder antwoordopties. Als een vraag antwoordopties heeft, kan een antwoord leiden tot een vervolgvraag, waarop weer een vervolgvraag volgt, enzovoort. Je voert alle vragen, antwoordopties en vervolgvragen in SmartEditor in en vormt zo wat we noemen een “boomstructuur", "vragenboom" of "vraag-en-antwoordboom", die we eerder in dit verhaal hebben genoemd.  

Denk aan Ruben en zijn nieuwe contract. Op de vraag ‘krijgt deze medewerker een telefoon van de zaak?’ antwoord je met ‘ja’. Hierdoor toont het vraag- en antwoordscherm direct de vervolgvraag: ‘kies het type telefoon’. Het is mogelijk om de vervolgvraag niet te tonen als het antwoord op de eerste vraag ‘nee’ is. Je kunt namelijk instellen dat de vervolgvraag alleen zichtbaar wordt op basis van een eerder gegeven antwoord.

Vragen opstellen voor jouw slimme template
Om de juiste vragen te kunnen opstellen, moet je je verplaatsen in de eindgebruiker. Vraag je bij elke vraag die je opstelt af of het voor de gebruiker duidelijk is wat je bedoelt. Is de vraag complex? Zo ja, overweeg dan om meer informatie toe te voegen aan de vraag door middel van een helptekst. Dit kan een verduidelijking of instructie zijn. Het is ook mogelijk om te linken naar een document of een webpagina met meer informatie.

Er is een aantal basis vraagtypen waarmee gewerkt wordt in de template builder. Zo kan je als sjabloonbouwer bijvoorbeeld kiezen voor een ja/nee-vraag, waarbij de gebruiker wel of geen vinkje zet in een selectievakje. Is dit niet toereikend, dan kun je bijvoorbeeld ook kiezen voor een selectievraag (meerdere antwoordopties waarvan slechts één geselecteerd kan worden), meerkeuzevraag (meerdere antwoorden mogelijk) of open vraag. Bij een nummervraag kan de gebruiker enkel cijfers invullen en een datumvraag (je raadt het al) vraagt om de invoer van een datum. Ook kun je kiezen voor een zogenaamde ‘maskervraag’: een vraag waarbij de sjabloonbouwer bepaalt hoe de gebruiker moet antwoorden. Een maskervraag wordt bijvoorbeeld vaak gebruikt wanneer gevraagd wordt om een postcode. Veel vraagtypes kunnen verplicht worden gemaakt, in dat geval kan de gebruiker niet verder zonder te antwoorden.

In het geval van Ruben (je weet wel, die nieuwe van IT consultancy) zou je een meerkeuzevraag (met meerdere antwoorden) kunnen gebruiken om aan te geven dat hij gebruik mag maken van zowel een auto als een telefoon van de zaak. Heb je de antwoordoptie ‘geen van alle’ toegevoegd, dan kun je deze voor Mariekes contract aanvinken. Jammer voor haar, maar zij moet het toch echt met haar eigen telefoon en fiets doen.

In de categorie ‘goed om te weten’: wanneer dezelfde informatie op meerdere plekken in een document terugkomt, hoef je de vraag naar deze informatie maar één keer te stellen. SmartDocuments werkt met zogenaamde "Placeholders", wat betekent dat je een vraag zo vaak als je wilt in je sjabloon kunt zetten. Een voorbeeld: komt de datum van indiensttreding op meerdere plekken in het contract van Ruben voor (omdat deze datum ook gekoppeld is aan de start van zijn zakelijke telefoonabonnement en het gebruik van de auto), dan hoef je niet meerdere keren dezelfde vraag te stellen in het vraag- en antwoordscherm. Als de vraag eenmaal is beantwoord, is het dankzij placeholders mogelijk om het antwoord in te vullen op alle toegewezen plaatsen.

Velden: gegevens automatisch aangevuld

In SmartControl worden gegevens van (onder meer) gebruikers en gebruikersgroepen (bijvoorbeeld afdelingen) genoteerd. Deze gegevens worden opgeslagen in de database van SmartDocuments. Een vereiste stap om rechten toe te kennen aan gebruikers & -groepen, met bijkomend voordeel voor het documentcreatieproces. De gegevens kunnen namelijk ook gebruikt worden bij het creëren van jouw document. Zo kun je bijvoorbeeld regelen dat de gegevens van de auteur automatisch bij de ondertekening worden geplaatst, of bijvoorbeeld het e-mailadres van de afdeling. Zo weet je zeker dat deze gegevens altijd op dezelfde manier getoond worden en is de kans op fouten tot het minimum beperkt. Met onze user import Active Directory-koppeling wordt het nog eenvoudiger: met deze slimme koppeling synchroniseren de contactgegevens in jouw eigen database automatisch met ons systeem.

Gegevens uit externe bronnen
SmartDocuments ondersteunt Web Service API's, SQL Queries en XML/JSON. Met deze ultramoderne technieken kunnen gegevens uit externe bronnen automatisch in het document worden ingevoegd. Voordeel: je voorkomt veel fouten in vergelijking met het handmatig invoeren van gegevens. Dit geeft je (bijna) de garantie dat de naam van je nieuwe collega correct gespeld in het contract terechtkomt. Oh, hadden we al benoemd dat het je ook gewoon een hoop tijd scheelt?

Gebruik van MS Word bij het maken van templates in SmartDocuments
Naast alle opties die SmartDocuments biedt, kun je ook de opties uit MS Word gebruiken bij het maken van jouw templates. Wat dacht je bijvoorbeeld van spraak-naar-tekst; met deze optie is het mogelijk om (als het ware) te typen met je stem. Over Word gesproken, wist je dat je Word-sjablonen snel en eenvoudig kunt importeren in SmartDocuments? Dit geeft je een basis om op voort te bouwen.

Rechten toekennen en beheren

Het is natuurlijk fantastisch dat iedereen dankzij jouw geniale templates zelfstandig aan de slag kan met documentcreatie. Wel wil je daarbij de controle houden. Dit doe je door rechten toe te kennen waar deze van toepassing zijn. Zo kun je aangeven welke gebruikersgroep mag werken met welke sjablonen. Slim om te doen, want waarom zou Harry van de receptie bijvoorbeeld toegang moeten hebben tot de sjablonen voor arbeidscontracten? Het creëert ook overzicht. De eindgebruiker ziet alleen de sjablonen die hij nodig heeft. Scheelt een hoop zoekwerk en voorkomt het gebruik van verkeerde sjablonen.

Je kunt ook rechten toekennen aan andere sjabloonbouwers binnen de organisatie. Zo kun je werken met verschillende sjabloonbouwers, die bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor verschillende sjablonen.

Het testen van jouw slimme documentsjabloon
In het begin zal je nog regelmatig zaken moeten bijstellen in jouw documentsjabloon. In SmartDocuments kan de sjabloonbouwer het sjabloon op ieder moment testen zonder dat het openbaar wordt voor gebruikers. Op deze manier kan je op je eigen tempo het sjabloon checken en veranderingen maken wanneer nodig. Wil je graag een frisse blik op jouw template, vraag dan een collega mee te kijken.

Inchecken en publiceren                                                                                                                                         Ben je tevreden met het nieuwe sjabloon? Dan kun je het inchecken. Wees gerust, het document is nu nog niet voor iedereen zichtbaar en dat zal ook niet gebeuren tot hij gepubliceerd wordt. Na het "inchecken" ontgrendel je het sjabloon en geef je collega-beheerders toegang tot de sjabloon, zodat zij deze kunnen openen in SmartEditor en hun eigen bijdragen kunnen leveren of de sjabloon kunnen testen. Zodra de template jouw goedkeuring heeft, kan het worden gepubliceerd. Na publicatie is het document zichtbaar voor alle eindgebruikers die daar de rechten voor hebben.

Versiebeheer
Met versiebeheer van SmartControl worden alle versies van alle sjablonen opgeslagen. Zo kan je op elk moment terugkeren naar elke vorige versie van een sjabloon. De sjabloonbouwer kan notities maken voor elke sjabloonversie, zodat je duidelijk kunt zien welke wijzigingen er zijn aangebracht voor elke versie. Een notitie kan bijvoorbeeld zijn: "Typefout gecorrigeerd: 'Arbeidsovereenkomst' met hoofdletter."

Templates aansturen vanuit een externe applicatie
Met onze Web Service API's kun je de documentgenerator van SmartDocuments gebruiken vanuit je andere softwaresystemen. Een gebruiker kan bijvoorbeeld werken in je Case Management Systeem, maar als het tijd is om een document aan te maken, doet SmartDocuments het werk. Het voordeel is onder andere dat je al je documentsjablonen in één en hetzelfde softwareplatform kunt beheren, ongeacht of het sjabloon "hoort" bij een CMS of een losstaand MS Word sjabloon is. Je kunt de vraag- en antwoordschermen van SmartDocuments gebruiken om het document nog completer en correcter te maken. SmartDocuments kan ook onzichtbaar worden gemaakt voor de gebruiker; hij hoeft alleen maar een vakje aan te vinken of op een knop te drukken om een document te maken, en SmartDocuments draait onzichtbaar op de achtergrond en genereert het document.

Templates bouwen leer je snel genoeg                                                                                                              Als je basiskennis hebt van MS Word, zul je ons gebruiksvriendelijke sjabloonprogramma SmartEditor snel onder de knie hebben. Loop je ergens op vast? Dan helpt één van onze consultants je graag verder.

Documentcreatie eenvoudig, veilig en foutloos

Je slimme template ligt klaar en jouw collega’s kunnen nu aan de slag met een interactief document, zoals bijvoorbeeld die arbeidscontracten van Ruben en Marieke. Met het nieuwe documentsjabloon kan de eindgebruiker deze contracten volledig personaliseren en voorzien van alle specifieke voorwaarden die van toepassing zijn op de nieuwe werknemers. Het sjabloon is voorzien van de juiste huisstijl, de adresgegevens kloppen en de standaardteksten staan er netjes in. Het is voor de eindgebruiker nu alleen nog een kwestie van vragen beantwoorden.

Maak kennis met de SmartDocuments Wizard: het vraag- en antwoordscherm waarmee de eindgebruiker een document volledig personaliseert. Wanneer de vragen en antwoorden tijdens de bouw van het sjabloon goed zijn ingedeeld, vliegt de eindgebruiker er dankzij de Wizard razendsnel doorheen. Neem het arbeidscontract van Ruben:

Vanuit SmartDocuments bieden we in de Wizard ook de optie preview aan. Daarmee ziet een gebruiker zijn ingevulde antwoorden direct verschijnen in het document. Een fijne toevoeging, waarbij je direct ziet of het invullen goed verwerkt wordt in jouw document. Ben jij meer van het motto ‘living on the edge’ (we overdrijven graag), dan kun je de preview-optie ook uitzetten. Je ziet jouw antwoorden dan pas na het volledig doorlopen van de Wizard in het einddocument.

Documenten genereren als DOCX, ODT, PDF-, HTML- of XML-bestand
De documenten kunnen in verschillende formaten worden gegenereerd: DOCX, ODT, PDF en/of HTML. Je kunt ze ook downloaden naar de webbrowser, automatisch opslaan op een bestandsserver of naar een externe server.  Je kunt ze ook direct vanuit de SmartDocuments Wizard e-mailen met onze e-mail plugin.

Werken met interactieve documenten: de voordelen op een rijtje
Het bouwen van templates en daarmee het realiseren van interactieve documenten is één ding, maar wat levert het je eigenlijk op? Het antwoord is: veel. Te beginnen met tijdwinst. De tijdsinvestering van een sjabloonbouwer, betekent een enorme tijdwinst voor het gehele bedrijf. Terwijl de eindgebruiker door de SmartWizart zoeft en deze in ‘no time’ personaliseert, zijn de templates voor de sjabloonbouwer zelf sneller en eenvoudiger te beheren.

Mooi die tijdbesparing (en de daarbij horende kostenbesparing), maar wat dacht je dat professionele software voor documentcreatie doet voor jouw branding? Je wilt dat het imago van je organisatie naar de buitenwereld positief is. Dat betekent dat handmatig opgestelde documenten een risico vormen; teksten met spelfouten, een oud logo, een oud adres of de huisstijl van 6 jaar geleden - ze zijn allemaal slecht nieuws voor je imago. Met SmartDocuments werken jij en je collega's altijd in de meest actuele templates, voorzien van alle juiste informatie en de juiste opmaak. Uniformiteit is de standaard.

En net zo belangrijk: met documentcreatie-software zorg je voor blije medewerkers. Nou ja, daar zijn wellicht meer factoren voor nodig. Maar het elimineren van gedoe met tekstverwerkers en de dagelijkse zoektocht naar de meest actuele sjabloonversie, voorkomt een hoop frustratie.

Security first: software voor documentcreatie en de AVG
Waar gepersonaliseerde documenten zijn, is er behoefte aan gegevensbescherming. En natuurlijk hebben we SmartDocuments zorgvuldig ontworpen om hier ook goed mee om te gaan. Onze software werkt met documentsjablonen. Deze bevatten over het algemeen geen persoonlijke gegevens, die pas worden ingevoegd wanneer de gebruiker een document aanmaakt. SmartDocuments slaat geen gegevens of persoonlijke gegevens op in ons systeem. We slaan ook geen documenten op. Ooit.

Werken met SmartDocuments: eenvoudig complete documenten
Of het nu gaat om die arbeidscontracten van Ruben en Marieke, een huurovereenkomst of een veelvoorkomende standaardbrief; met de juiste software maak je documentcreatie eenvoudig, veilig en foutloos. Werken met SmartDocuments betekent een aanzienlijke tijdwinst en een professionaliseringsslag op het gebied van jouw interne en externe communicatie. En de kosten? Die heb je er binnen afzienbare tijd uit.

Als je zover bent gekomen met het lezen van deze longread, hebben we misschien je interesse gewekt. Klaar om die Word-bestanden om te zetten in superslimme sjablonen die je collega's voorzien van interactieve documenten? We gaan graag met je in gesprek! Misschien gecombineerd met een (virtuele) kop koffie?