Verminder het aantal sjablonen binnen je organisatie!

Leuk, die geavanceerde software voor documentcreatie. Mogelijkheden te over en binnen vijf minuten is je document klaar. Heerlijk snel en vooral tijdbesparend werken. Maar hoe bewust ga je om met datgene wat je creëert? In ‘no time’ heb je zeeën aan documenten en bijbehorende sjablonen. Maar gaat dat niet een beetje zijn doel voorbij?

Wij vinden van wel. Want ook al is de software voor documentcreatie reuzehandig om grote aantallen gepersonaliseerde documenten te creëren, een beetje voorzichtigheid is geboden. Voor je het weet heb je voor ieder bedrijfsdocument een apart sjabloon. Fijn dat het kan, maar is je tijdsbesparing in dit geval nog wel optimaal? Ook al gaat het creëren makkelijk en snel, zit je te wachten op digitale bakken vol sjablonen? Lijkt ons niet. Is dit op te lossen? Zeker weten ;).

Een slim opgebouwd sjabloon is de oplossing!

Het zit ‘m allemaal in de manier waarop je een sjabloon opbouwt. Wie zorgt voor een slimme opbouw van de sjablonen, vermindert uiteindelijk de hoeveelheid sjablonen binnen de organisatie. Minder sjablonen = eenvoudiger beheer. En zeg nu eens eerlijk… Dat willen we allemaal toch wel?

Eén document, verschillende versies

Het komt geregeld voor dat één document meerdere varianten kent. Een voorbeeld hiervan zijn vergunningen. Neem een parkeervergunning. Je hebt de reguliere vergunning (waarvoor men sjabloon A gebruikt) en de vergunning voor minder validen (waarvoor men sjabloon B gebruikt). De reden voor twee aparte sjablonen is de content in het document: de content in sjabloon A verschilt iets van dat in sjabloon B. Bestaan er nog meer soorten parkeervergunningen? Dan heb je al snel te maken met nog meer soorten sjablonen. Maar of jouw document nu 10 of 100 varianten heeft, al die verschillende sjablonen zijn eigenlijk helemaal niet nodig.

Kennis, inzicht en slimme templates

Hoeveel documenten van dezelfde soort je ook hebt, je zou ze vanuit één sjabloon kunnen maken. Het enige dat je nodig hebt is kennis van de software, een goed inzicht in de verschillende varianten van het document en een slimme template. Eén slimme template vangt alle documentvarianten in één sjabloon. Maar hoe bouw je zo’n slim sjabloon en wat maakt het zo slim? Gaan we je uitleggen! Zo zijn we dan ook weer ;).

Hoe bouw je een slimme template?

Wat is nu eigenlijk een slim sjabloon? Waardoor kenmerkt het zich? We pakken er een voorbeeld bij!

Neem een arbeidscontract. Hierin zitten diverse variabelen. Betreft het een tijdelijk of een vast contract? Krijgt de werknemer wel of geen leaseauto? Wat zijn de functie gerelateerde voorwaarden? Voor alleen deze opties al zou je vier verschillende sjablonen kunnen creëren. Iets wat veel bedrijven dan ook doen. Gemiddeld creëren organisaties zelfs zo’n tien soorten sjablonen voor hun arbeidscontracten. Zonde!

Aan de slag met een slim sjabloon! Je creëert een basis met de content die voor elk soort contract van toepassing is. Alle variabele elementen voeg je als optie toe, met bijbehorende tekst. Nu kun je bij het maken van een nieuw contract aanvinken wat wel of niet van toepassing is. Het soort contract en de specifieke voorwaarden. Na het aanvinken van alle specifieke zaken wordt de basis aangevuld met de benodigde informatie. Worden jullie arbeidscontracten in verschillende talen gemaakt? Ook dat kan worden ingesteld in één sjabloon. Met één druk op de knop kan het hele document, van aanhef tot afsluiting aangepast worden naar een andere taal.

De keerzijde van de techniek

De techniek staat voor niets! En toch volgt er een ‘maar’. Het is natuurlijk mooi al die opties voor een sjabloon, maar je kunt ook te ver gaan. Bedenk je wel dat het sjabloon ook nog eenvoudig te onderhouden moet zijn. Kijk dan ook kritisch welke elementen bij elkaar passen en goed samengaan in één sjabloon. Bij twijfel, niet doen. Ook al kun je eindeloos opties toevoegen aan een sjabloon, soms is sjablonen scheiden toch de beste optie. Denk hierbij vooral aan de eindgebruiker, hij of zij moet met het sjabloon aan de slag! Werk als template-maker dan ook altijd goed samen met de eindgebruikers.

Win-win situatie

Slimmer omgaan met templates heeft alleen maar voordelen. Het beheren van sjablonen wordt minder tijdrovend. Doordat het aantal sjablonen aanzienlijk verminderd wordt, is het geheel een stuk overzichtelijker. Het beheer, dat plaatsvindt op één plek, wordt daardoor een stuk eenvoudiger en veel minder foutgevoelig. Maar je bespaart jezelf vooral de moeite om voor elke documentvariant een nieuw sjabloon te bouwen. In de tijd die je daarmee bespaart kun je vast genoeg andere dingen doen (of je verlengt je koffiepauze ;)).

Weten wat slimme templates voor jouw organisatie kunnen betekenen? Laat het ons weten!