Waarom jij een alias nodig hebt (bij documentcreatie) 😉

De vragenstructuur voor een documentsjabloon opstellen is een klusje waarbij opperste concentratie vereist is. De structuur moet logisch, overzichtelijk en compleet zijn. Compleet, maar niet overcompleet… Dit laatste kun je voorkomen door overeenkomende vragen – dus eigenlijk één vraag die op verschillende plekken in het sjabloon terugkomt - aan elkaar te koppelen.

Stel: jij bent binnen de organisatie verantwoordelijk voor het opstellen van de arbeidscontracten. Verantwoordelijke taak, waarbij secuur werken een ‘must’ is. Natuurlijk is het grootste deel van het proces inmiddels geautomatiseerd. Door middel van een handig vraag- en antwoordscherm in jouw documentcreatiesoftware tover jij een documentsjabloon in een mum van tijd om in een gepersonaliseerde arbeidsovereenkomst. Jammer dat de vraag met betrekking tot de startdatum een keer of drie terugkomt in de vragenstructuur. Waarom? Omdat de sjabloonbouwer even niet oplette tijdens de bouw van dit template misschien. En omdat die startdatum aan een drietal – in het contract opgenomen – zaken gekoppeld is. Natuurlijk als officiële datum dat de nieuwe werknemer zijn of haar werkzaamheden zal starten, maar ook als begindatum van het bijbehorende telefoonabonnement en ontvangstdatum van de leaseauto. Kan dat niet handiger?

‘Oh wat fijn, dubbel werk!’ - Said no one ever

Zou wat zijn als we je nu vertellen dat het is wat het is en deze blog besluiten met een ‘succes ermee Henk!’. Het is zo voorspelbaar als wat: natuurlijk gaan wij je nu vertellen dat het handiger kan. Niemand wil drie keer dezelfde vraag met hetzelfde antwoord in zijn vraag- en antwoordscherm terugzien. Drie keer dezelfde vraag beantwoorden is als drie keer direct achter elkaar je tanden poetsen: zonde van de tijd. Sjabloonbouwers opgelet! Dat kan anders.

Maak kennis met de alias

De oplossing in dit verhaal is de alias van SmartDocuments. Met behulp van een alias kun je overeenkomende vragen aan elkaar koppelen. Wat dit concreet inhoudt is dat die drie exact dezelfde vragen samen één worden. De koppeling zorgt ervoor dat de vraag nog maar één keer gesteld wordt in het vraag- en antwoordscherm, maar het antwoord wel op de drie beoogde plekken tevoorschijn komt. We zullen je niet vermoeien met alle techniek die dit mogelijk maakt, maar dat het documentcreatie een stuk overzichtelijker maakt is zeker.

Worstel jij regelmatig met de opbouw van jouw vraag- en antwoordscherm? Onze ervaren sjabloonbouwers kijken graag met je mee en laten je alle trucjes (waaronder de alias) met liefde zien. Is onze software helemaal nieuw voor je? Dan vertellen we je graag meer!