Werken met stijlsjablonen: het startpunt voor een professionele uitstraling
Optimale uniformiteit in alle interne en externe communicatie van jouw organisatie. Het is, met de juiste software, eenvoudiger dan je denkt. Met slim ingerichte documentsjablonen ben je al een eind op weg, maar een goed opgezet stijlsjabloon (in de juiste huisstijl) maakt jouw documenten helemaal af.
Herkenning. Met één blik op de brief weet de ontvanger wie de afzender is. Het zit ‘m in meer dan een opvallend logo. Het zit ‘m in de paginamarge, een kenmerkend lettertype en kleurgebruik. Zaken die de slimme sjabloonbouwer zo heeft vastgelegd dat ze met één druk op de knop in jouw document verschijnen. Lang leve het stijlsjabloon!
Wat is een stijlsjabloon?
In een stijlsjabloon leg je elementen van jouw huisstijl vast zoals lettertype en -grootte, regelafstand, kleuren, marges van het document etc. Het stijlsjabloon zorgt vervolgens ervoor dat de sjabloon waarmee je jouw document creëert, direct wordt opgemaakt volgens deze vastgelegde ‘stijl’. Het is dus eigenlijk een jasje voor jouw content. En net als aan een kapstok, kun je in SmartDocuments meerdere ‘jassen’ klaar hangen.
Stijlsjabloon: de eerste stap bij het bouwen van een slimme template
Het aanmaken van het juiste stijlsjabloon is stap één bij het bouwen van slimme templates. Dit is simpel gezegd het toepassen van de huisstijl in je sjablonen. Het creëren van het stijlsjabloon is een secuur klusje, maar eenmaal klaar heb je er geen omkijken meer naar. Het stijlsjabloon kun je koppelen aan ieder template dat van deze stijl moet worden voorzien.
Meerdere stijlen binnen één organisatie
Het kan voorkomen dat binnen een organisaties, afdelingen hun eigen substijl hebben, passend binnen de algemene huisstijl. Denk bijvoorbeeld aan een specifieke kleur per afdeling. Waar Accounting werkt met een groene variant van de huisstijl, werkt Sales met rood. In de SmartEditor maak je dan een stijlsjabloon per afdeling. Ook handig wanneer jouw organisatie verschillende merken voert of wanneer sjablonen voor meerdere organisaties in één omgeving worden ontwikkeld.
Eenvoudig huisstijlwijzigingen doorvoeren in jouw templates
Ook als jouw organisatie een nieuwe huisstijl ontwikkelt, komt het stijlsjabloon van pas. En al helemaal wanneer je veel verschillende templates beheert. Zonder stijlsjablonen zou je elk sjabloon per stuk moeten aanpassen naar de nieuwe huisstijl. Maak je gebruik van een stijlsjabloon, dan hoef je alleen die aan te passen naar de huisstijl. Vervolgens kun je met een paar klikken in SmartControl de bestaande sjablonen updaten naar de nieuwe stijl. Scheelt je dat even een bende werk.
Stijlsjabloon: het fundament waarop je kunt bouwen
Een sjabloon kan bestaan uit verschillende sjabloonelementen. Dit gegeven zorgt voor een extra uitdaging bij het juist stijlen van een document. Want wat als de verschillende elementen (al dan niet per ongeluk) een andere stijl hebben?
Ook met een document dat bestaat uit losse onderdelen streef je uniformiteit na. Een eitje met SmartDocuments. Zo kun je geïmporteerde sjablonen omzetten naar het gewenste stijlsjabloon. Daarnaast werken we in onze software met een geautomatiseerde hiërarchie, die ervoor zorgt dat losse onderdelen niet zomaar in een andere stijl uit onze Wizard rollen. Zo bepaalt het stijlsjabloon de stijl binnen het sjabloon en worden bouwstenen met een afwijkende stijl bij het genereren van je uiteindelijke document automatisch in de juiste stijl gezet.
Pas je het gebruik van stijlen in het stijlsjabloon en in de kop- en voettekst correct toe, dan heb je een goed fundament voor al je toekomstige sjablonen – zelfs als jullie huisstijl een keer helemaal op de kop gaat.
Klein voorbeeld ter illustratie: je plaatst een bouwsteen die als standaardlettertype Arial 11pt heeft in een sjabloon waarbij het standaardlettertype in het stijlsjabloon Verdana 12pt is. Bij het genereren van het document wordt de content van de bouwsteen automatisch omgezet naar Verdana 12pt.
De voordelen van stijlen op de juiste manier toepassen, zijn duidelijk (lijkt ons). Met stip op één staat natuurlijk de uniforme huisstijl als basis. Een professionele uitstraling en herkenning bij de ontvanger tot gevolg. Hallo sterke merkidentiteit!
Wist je dat?
Documenten kunnen ook in MS Word automatisch voorzien worden van een vaste stijl. Als een beheerder van de organisatie één bestand (normal.dotm) juist instelt en beschikbaar maakt voor iedereen die Microsoft Office gebruikt, dan gebruikt vanaf dat moment iedereen in de organisatie standaard dat bestand als basis voor documentcreatie in Word. Dus: wanneer Word geopend wordt, dan opent het document direct in de juiste stijl voorzien van het juiste lettertype, de juiste marges etc.