> Resurser > Blog > Bloggar > Så får ni alla dokument som skapas…
Så får ni alla dokument som skapas i er organisation att genomsyras av er grafiska profil
Föreställ dig att alla utgående dokument från er organisation skickas med rätt layout enligt er grafiska profil. Låter detta för bra för att vara sant? Läs då vidare, för den här framtiden ligger faktiskt inom räckhåll.
Grafisk profil
kanske är ”grafisk profil” ett nytt begrepp för dig. En grafisk profil är den visuella identiteten för en organisation eller ett företag, en medvetet vald visuell presentation för både internt och externt bruk. När vi pratar om grafisk profil syftar vi till exempel på logotyp, färg, typografi, layout, etc. Om du tillämpar den valda layouten i all kommunikation upprätthåller du en konsekvent grafisk profil.
Fördelarna med att kommunicera med rätt grafiska profil
Detta är kärnan: om ni tillämpar er grafiska profil konsekvent kommer ni att se fördelarna. En bra grafisk profil säkerställer igenkänning och distinktion. När någon ser kommunikation i en utmärkande stil vet de omedelbart vem avsändaren är och vad de står för. En väl vald grafisk profil avslöjar något om en organisations egenskaper. Kort sagt: den grafiska profilen bidrar i slutändan till en bättre uppfattning om företaget. Till exempel står en enhetlig grafisk profil för tydlig kommunikation och en tydlig varumärkesidentitet.
Har ni kontroll över hur er grafiska profil används?
Om du jobbar på en marknadsförings- eller kommunikationsavdelning är det här kanske inga nyheter för dig, men du kanske har tänkt på möjligheterna som vi nämnde i början. Hur ser du till att alla dina kollegor verkligen följer de riktlinjer som har fastställts för den grafiska profilen? Och ännu viktigare: Hur gör du det utan att det går åt så mycket tid? Du skulle självklart kunna bestämma att all extern kommunikation först ska gå via dig men frågan är om arbetet verkligen blir särskilt roligt för dig då. Du skulle också strängt kunna pränta in alla nya riktlinjer hos dina kollegor, men vi kan tänka oss att det inte heller skulle vara någon bra lösning. Som tur är har vi en idé om hur man kan lösa detta. Lösningen är automatisering av dokumentlayout.
Styrkan med interaktiva mallar
Du vet säkert hur det är att arbeta med dokumentmallar men känner du till fördelarna med interaktiva mallar? Du kanske är en stjärna på att skapa en snygg mall med alla egenskaper av den grafiska profilen på rätt plats men det finns fortfarande en risk för att någon av dina kollegor går in och ändrar i dokumentet och plötsligt är ingenting sig likt. Det är naturligtvis alltid en risk när man gör saker manuellt och svaret ligger därför i processautomatisering, som fungerar även för en grafisk profil, med hjälp av interaktiva mallar och god mallhantering.
Med hjälp av layoutautomatisering hanterar ni dokumentens layout separat från innehållet. Era malladministratörer skapar och håller alla mallar uppdaterade. Er kommunikationsavdelning kan ansvara för att alla era dokumentmallar följer den grafiska profilen. På så sätt kommer alla era dokument från och med nu att vara i linje med varumärket (för att inte nämna felfria). Dina kollegor fokuserar nämligen på dokumentets innehåll utan att kunna göra oönskade layoutändringar. På så sätt garanterar ni att mottagaren får ett dokument med rätt layout enligt er grafiska profil och att de direkt känner igen avsändaren (dvs. er!).
Alltid rätt grafiska profil
Är det verkligen så enkelt? Ja, det är det. För även om allt ställs på ända och ni introducerar en ny häftig grafisk profil kommer du att vara tacksam för de möjligheter som layoutautomatiseringen erbjuder. I stället för att anpassa varje dokumentmall för sig till den nya grafiska profilen, gör du detta centralt. Det räcker att ni justerar layoutelementen en gång på en plats och ändringarna görs därefter automatiskt i alla kopplade dokumentmallar. Hur enkelt som helst!
Och det är inte allt. Vad sägs om att arbeta med behörigheter, så att ni kan styra vem som får tillgång till vilken mall, och versionshantering, så att du alltid kan ta ett steg (eller tre) tillbaka om du har gått för långt i dina kreativa utsvävningar? Tro oss, möjligheterna är oändliga.
Vi skulle kunna prata i timmar om fördelarna med layoutautomatisering och den därtill hörande dokumentmallshanteringen men det gör vi hellre över en kopp kaffe (eller te, om du hellre vill det). Vill du veta mer? Hör av dig till oss så tar en av våra medarbetare kontakt med dig inom kort.