> Products > SmartDocuments FOUR
SmartDocuments FOUR
Eén platform. Al je documenten.
Geautomatiseerd. Centraal. Slim.
4
Taken.
Domeinen.
Eén platform.
Binnen een serieus documentplatform draait het eigenlijk maar om vier taken: beheren wie wat mag doen, sjablonen en workflows ontwerpen, iedereen die er uiteindelijk mee werkt ondersteunen, en opschalen wanneer volumes toenemen.
Onze software, FOUR, is gebouwd rond deze vier taken – niets meer, niets minder.
01
Govern
SmartCenter: Volledige regie in één dashboard.
Als jij degene bent die verantwoording moet afleggen wanneer er iets misgaat, dan is dit jouw cockpit. Gebruikers, rechten, publicaties en audittrail in één overzicht.
02
Design
SmartEditor 4/ SmartStudio: Ontwerp sjablonen en workflows in een paar minuten.
Wijzig vanmiddag nog een clausule, niet pas volgend kwartaal. De mensen die verantwoordelijk zijn voor de inhoud, beheren ook de templates, zonder dat daar programmeerkennis voor nodig is.
03
Engage
SmartWizard 4/ SmartSpace: jouw werkplek voor documentcreatie en communicatie.
Je collega’s zijn niet op zoek naar een tool voor documentcreatie. Ze willen hun document: klaar, correct en onderweg naar de ontvanger.
04
Scale
SmartBatch: Snelheid ongeacht het volume, van kleine batches tot miljoenen!
Tien miljoen documenten, realtime inzicht, prioriteitswachtrijen en automatische foutafhandeling. Kun jij mooi op tijd naar huis.
Hetzelfde verhaal, in vrijwel elke organisatie
“Ergens is op dit moment het verkeerde sjabloon in omloop …”
- Ongecontroleerde wildgroei aan templates en tijdrovend templatebeheer
- Documenten staan op meerdere plekken (systeem, schijf, desktop, e-mail)
- Tijdrovend zoeken naar de actuele versie
- Tijdrovend onderhoud van de huisstijl (geen consistente uitstraling in documenten)
- Silo-oplossingen binnen afdelingen
- Geen centrale sturing
- Gebrek aan transparantie en compliancerisico's
“Dit is geen incident, dit is de dagelijkse realiteit in veel organisaties.”
"Documenten zijn het resultaat - niet het probleem."
FOUR. Het platform dat bedrijfsprocessen omzet in geautomatiseerde documenten.
SmartDocuments automatiseert geen documenten. Het automatiseert de beslissingen, regels en verantwoording die erachter zitten.
01
Govern
SmartCenter: De centrale cockpit
SmartCenter
Neem de regie over alle templates en gebruikers
Gebruikers- & rechtenbeheer
- Rolgebaseerd, granulair & schaalbaar voor de hele organisatie.
Single Sign-On (Keycloak)
- Uniforme identiteiten in lijn met security-eisen.
Centrale systeemconfiguratie
- Plugins, koppelingen, certificaten & encryptie op één plek.
Dashboard
- Alle belangrijke kengetallen voor e-mailbezorging, workflowstatus en API-agent activiteit in één oogopslag, inclusief gedetailleerde inzichten tot aan de oorzaak van een fout.
02
Design
Maak eenvoudig zelf goede templates & workflows!
SmartEditor 4 · Workflow Designer · SmartStudio
Niet meer wachten op IT. De business beheert de templates.
SmartEditor 4
(Microsoft Word add-in)
- Documenttemplates direct in Word maken
- Geen programmeerkennis nodig
- Intuïtieve bediening voor business users
- AI-ondersteuning (SmartPilot)
Workflow Designer
- Visuele, modulaire interface (drag & drop)
- Complete documentprocessen modelleren
- Voorwaarden, goedkeuringen, data-integratie, geautomatiseerde communicatie
Smart Studio
(email & forms)
- Uniforme templatelogica voor alle kanalen
- Ontwerp van e-mailtemplates in huisstijl
- HTML-bewerkbaar en flexibel inzetbaar
03
Engage
Tabblad openen, een paar vragen beantwoorden, klaar!
SmartWizard 4 · SmartSpace
Documentcreatie zonder gedoe.
Smart Wizard 4
(browser-based)
- Vraag-antwoord dialoog stuurt documentcreatie
- Live preview in realtime: zie hoe het document verandert tijdens het invullen
- Degene die het invult beïnvloedt alleen de inhoud, niet de lay-out – huisstijlconform als standaard
- Vooraf ingevulde gegevens vanuit applicaties & databases van derden
- Documentuitvoer als Word, ODT, PDF, e-mail of XML-bestand.
SmartSpace, Mijn taken & documenten
- Overzicht van alle workflowtaken – direct bewerken
- Centrale weergave van je documenten
- Alle gegenereerde documenten inclusief status in één oogopslag
- Snelle toegang tot je persoonlijk favoriete templates.
04
Scale
SmartBatch: Maak miljoenen documenten inclusief realtime tracking
SmartBatch
Grote volumes, complexe documenten. Van 1.000 tot 100.00.000 in één run? Geen probleem.
Wanneer timing, compliance & consistentie cruciaal zijn
- Verwerk alles van kleine batches tot miljoenen documenten - snel & betrouwbaar
- Genereer miljoenen gepersonaliseerde documenten binnen enkele uren
- Dynamische vulling met individuele data met behoud van branding- & compliance-eisen.
Schaalbaar & efficiënt
- Verwerk piekvolumes zonder vertraging
- Geen handmatige nabewerking of opmaak nodig
- Consistente resultaten ongeacht volume en complexiteit
Slimme automatisering
(email & forms)
- Regelgebaseerde templates sturen logica, layout en inhoud
- Integratie van gestructureerde data (bijv. XML, JSON) voor maximale personalisatie
4 redenen waarom het zinvol is om SmartDocuments te introduceren
01
Eén platform voor alle documenten
SmartDocuments combineert huisstijl, templates, documentcreatie & automatisering samen in één systeem. Dat vermindert complexiteit, interfaces en kosten.
02
Businesscontrole in plaats van IT-afhankelijkheid
“Businessintelligentie waar die thuishoort: in de business.” Afdelingen sturen content & regels zelf, zonder lange IT-releasecycli. Wijzigingen zijn sneller, veiliger & verankerd waar de kennis zit.
03
Governance & Compliance by Design
Versiebeheer, traceerbaarheid, WCAG- & AVG-compliance zijn ingebouwd – ideaal voor organisaties en gereguleerde sectoren.
04
Efficiëntie met meetbaar effect
Tot 90% minder handmatig werk, kortere doorlooptijden & aanzienlijk minder fouten. Medewerkers krijgen tijd voor waardecreërend werk.
Download de brochure
Klaar om te ontdekken hoe SmartDocuments FOUR aansluit op jouw IT-landschap, branche en huidige prioriteiten?