Anonymisera digitalt tillgängliga dokument med SmartDocuments
När du ska lämna ut en allmän handling tar du bort all information i ett dokument som kan spåras till individer. Med vår programvara för Anonymisering har du möjlighet att automatiskt maska bort både specifika fält och alla variabler i ett dokument. Vad menar vi med "alla variabler"? Och hur säkerställer vi att slutresultatet förblir ett digitalt tillgängligt dokument? Det kan du läsa om i den här bloggen.
Tidigare har vi beskrivit hur man förbereder ett SmartDocuments-dokument inför en begäran om utlämning. I den bloggartikeln läste du att mallkonstruktören kan konfigurera dokumentmallar för anonymisering på två sätt. Det första alternativet är att manuellt markera aktuella fält i vår SmartEditor. Det andra alternativet är att låta SmartControl automatiskt förbereda alla variabler i en mall för anonymisering.
Anonymisering av alla variabler i ett dokument
När vi hänvisar till "alla variabler" i det andra alternativet menar vi all data som kommer från era andra system såsom ärendehanteringssystem och databaser. Vi menar även data som en slutanvändare har matat in via vår SmartWizard, samt variabler från till exempel en användargrupp. Dessa data kan vara spårbara till individer. Om det inte är nödvändigt att anonymisera all denna information kan du i vår SmartEditor manuellt välja de fält som behöver anonymiseras. När du gör det, se till att avbocka alternativet i SmartControl som automatiskt maskar alla variabler :-).
Ett digitalt tillgängligt och anonymiserat dokument
Dokumentets dokumentegenskaper blir också anonymiserade. Tre fält förblir dock oförändrade: titeln, författaren och språket för dokumentet. Dessa dokumentegenskaper måste finnas enligt riktlinjerna för tillgänglighet för att säkerställa att dokumentet är digitalt tillgängligt.
I det anonymiserade dokumentet visas en svart maskning (med en fast storlek) i stället för de borttagna uppgifterna. Även här har vi säkerställt dokumentets digitala tillgänglighet genom att bifoga en förklarande beskrivning till den svarta maskningen. Denna förklarande beskrivning är till exempel "svartad" eller "borttagen när anonymiserad". Du kan skapa en egen beskrivning och den bör tydligt indikera att något har tagits bort på grund av anonymisering. Se det som en slags alt-text. Detta är beskrivningen som läsprogram kommer att läsa upp. På så sätt kommer någon som använder skärmläsare att bli uppmärksammad om att information har tagits bort.
Detta gör att det anonymiserade dokumentet överensstämmer med riktlinjerna för digital tillgänglighet – så länge dokumentet var tillgängligt före anonymiseringen. På så sätt behöver du inte kompromissa med dokumentets tillgänglighet när du anonymiserar det.
Vill du se hur man anonymiserar ett dokument med SmartDocuments? Kontakta oss för en demo!
