Automatisera dina dokument med hjälp av XML
För en lekman kan det kanske låta som den senaste trenden på dansgolvet, men för IT-folk är termen XML inget nytt. XML har använts som märkspråk i många år i datorernas värld och är en fiffig hjälpreda när man ska skicka olika typer av (och särskilt stora mängder) data. Men låt oss ta det från början! Vad är XML och hur berör det er?
XML, vad är det?
XML är en förkortning för Extensible Markup Language. Det låter kanske lite obegripligt, men det är inget att hänga upp sig på. Vad behöver du veta om XML? Vad det gör och hur det kan hjälpa er i ert dagliga arbete. Du kan lita på att när du väl vet hur det fungerar kommer du inte att önska dig någonting annat. 😉
XML är ett märkspråk som används för att hämta, överföra, spara och exportera uppgifter (data). En typisk tillämpning är att överföra data mellan två programvaror i ett strukturerat och läsbart format. XML är plattformsoberoende, vilket gör att uppgifterna kan läsas av alla program (som är avsedda att kunna det). Med XML kan du t ex samla information från olika system till ett centralt system. När du exporterar uppgifter från ditt eget system och märker datat med XML-taggar, kan det andra systemet enkelt importera och bearbeta uppgifterna. På så sätt kan data från olika system samlas till ett och samma ställe.
Ett exempel: den elektroniska patientjournalen
Ett bra exempel på hur XML bäst kommer till sin rätt är en elektronisk patientjournal. Det finns knappt någon inom sjukvården som inte arbetar med en sådan. Det som utmärker en elektronisk journal är att det kommer in information från olika håll. Husläkaren lägger (med din tillåtelse) in alla dina besök och din medicinska utveckling, men även specialistläkaren på sjukhuset som du blir remitterad till lägger in sina observationer och ditt tillstånd. Syftet med journalen är att all medicinsk vårdpersonal (som har tillstånd) ska kunna ta del av varandras information och därigenom erbjuda dig bästa möjliga vård. Här kan man verkligen förlora sig i teknikaliteterna, men det ska vi inte göra. Det räcker med att veta att det är XML som gör det möjligt för alla dina uppgifter att samlas i en enda elektronisk journal.
Förstahandsvalet
Det är ingen slump att XML har blivit en av de vanligaste teknikerna för att utbyta data. Tekniken kan tillämpas mycket brett i alla branscher och på många sätt. Numera är XML den vanligaste standarden för datautbyte mellan system och även en teknik som stöds helhjärtat av SmartDocuments. Dokument automatiseras trots allt inte av sig själva 😉
XML för dokumentgenerering
XML spelar en viktig roll när SmartDocuments automatiskt genererar dokument, skräddarsydda sådana. Mallkonstruktören lägger in XML-fält i SmartDocumentsmallarna och dessa fält innehåller en fråga, skulle man kunna säga. Svaren på frågorna kanske finns i din organisations databaser eller verksamhetssystem. Med hjälp av XML-tekniken kopplas svaren enkelt till rätt fält i mallen. Du behöver alltså inte sitta och fylla i för hand att Lena Jansson bor i lägenhet nr 1055 och är född den 6 oktober 1975, utan allt detta fylls i automatiskt m h a XML. Det minskar risken för att göra fel när man skapar dokument. Kommer det aldrig att smyga sig in fel i er externa kommunikation längre? Det går aldrig att utesluta, men det kan bara bli fel i ditt dokument om det står fel uppgifter i databasen.
XML-modulen i SmartDocuments
SmartDocuments XML-modul gör den externa kommunikationen mycket enklare och snabbare och livet bra mycket enklare för dig. Det kanske låter överdrivet, men XML är ett helt enastående verktyg. Vår XML-modul är också en av våra mest populära moduler och gör att data från externa källor automatiskt hamnar i dokumenten, på rätt plats. Det kan handla om basuppgifter som kundens namn, adress och personnummer, men också information om kundens uteblivna hyresbetalningar eller annan personlig information som finns lagrad i en databas eller ett verksamhetssystem.
Vill du prata om vilka möjligheter som XML kan erbjuda din organisation? Vi står gärna till tjänst! Kontakta oss för att boka ett samtal helt utan förpliktelser.
