Även signering går snabbt och smidigt med rätt programvara för dokumentgenerering
Det finns programvaror för dokumentgenerering som låter dig skapa brev, kontrakt och mejlutskick på nolltid, anpassat för mottagaren och med rätt grafiska design. Det enda som saknas är en digital signatur på ditt dokument, men hur gör du det?
Digital signatur – varför det?
Du kanske inte har insett varför digitala signaturer behövs. Många skriver fortfarande ut sina dokument och signerar dem för att sedan skanna och mejla eller faxa iväg dem, eller skickar det utskrivna och undertecknade dokumentet med vanlig post. Men vi frågar oss varför. Varför göra det svårt för sig när det är så enkelt att göra det digitalt? Digitala signaturer är snabbare, billigare och bra mycket mer miljövänliga.
Den klassiska underskriften
Affärsmässigt och klassiskt: En namnteckning för att besegla den externa kommunikationen. Oavsett om det är ett kort mejl eller informellt brev till kunden är en underskrift aldrig fel, utan ger ditt utgående dokument det där lilla extra. Den ger innehållet tyngd och gör ett informellt brev lite mer officiellt. Tänk vad en signatur kan göra.
Men när du har automatiserat ditt dokumentflöde måste du få in ”kråkan” i ditt digitala dokument. Det låter kanske komplicerat, men det behöver det inte vara om du skapar dokument med rätt programvara, till exempel mallsystemet SmartDocuments(!). Du kan snabbt digitalisera din signatur och ladda upp den till ditt SmartDocuments-konto. Det är allt som behövs för att din signatur därefter ska infogas automatiskt i de dokument som du skapar. Busenkelt!
Den giltiga namnteckningen
Med SmartDocuments kan du alltså välja att placera en bild på din signatur på dina externa dokument. Men kom ihåg att den signaturen kanske inte alltid är juridiskt hållbar. Oftast är det inga problem, men när du vill signera ett kontrakt (t.ex. hyresavtal, köpekontrakt eller vårdavtal) digitalt är det viktigt att signeringen är juridiskt hållbar, den måste hålla i en rättslig prövning. För att digitalt signera dokument behövs ett externt verktyg och det berättar vi gärna mer om.
Evidos: Digital signatur med rätt bevisvärde
SmartDocuments har ett nära samarbete med Evidos, en partner som har utvecklat ett starkt verktyg för juridiskt hållbar digital signering av digitala dokument. Systemet integreras enkelt med andra system och garanterar att din digitala signatur är 100 procent giltig. Verktyget har olika verifieringsmetoder för att fastställa en signaturs äkthet och med hjälp av verktyget kan du i efterhand styrka bevisvärdet.
Koppla SmartDocuments till en annan programvara för digital signering
Vad gör jag om jag redan har ett tillförlitligt verktyg för digital signering av dokument? Ingen fara, det finns många på marknaden som specialiserat sig på digitala underskrifter, så oavsett om du arbetar med Evidos, Validsign, Docusign eller något annat program går de alltid att koppla ihop med SmartDocuments. Och undrar du något är det bara att du hör av dig! Det finns en anledning till att vi jobbar med smarta programvarulösningar.
Vill du veta mer om digital signering med mallsystemet SmartDocuments? Kontakta oss eller be om en demo.
