Dokumentgenerering med massutskick
Tack vare massutskick – en teknik som många företag använder sig av – är det möjligt att skapa massvis med likadana dokument, samtidigt som varje brev är anpassat för mottagaren. Varför är den tekniken så uppskattad och vilka alternativ finns det i SmartDocuments programvara för dokumentgenerering?
Automatiserad kommunikation är ett måste i dagens samhälle. Vi tar regelbundet emot brev som vi vet är skapade automatiskt, ändå innehåller de ofta ett antal personliga uppgifter. Detta görs med den s.k. utskickfunktionen i Word som många organisationer arbetar med. Men vad är massutskick?
Massutskick – vad är det?
Det är vad det låter som, man skickar en massa brev. Men det handlar inte om att lägga en trave brev på lådan. Massutskick är en teknik för att skapa en mängd olika personanpassade dokument utifrån en enda standardmall och ett antal variabla uppgifter.
Variabla uppgifter vid massutskick
Vilka variabler handlar det om då? Det kan vara alla möjliga (okej, det säger ju inte så mycket, förstås – vi ska förklara). Det kan handla om uppgifter såsom namn, adress och personnummer, men det skulle också kunna vara elförbrukningen förra månaden (om det t.ex. är ett brev från din elleverantör) eller information rörande din lägenhet från din hyresvärd.
Varför jobba med massutskick?
Varför borde du börja jobba med en utskicksfunktion och hur gynnar det dig? Svaret är väl närmast givet – det sparar tid förstås! Att skapa många personanpassade dokument samtidigt sparar tid och tid är ju lika med pengar, även om det kan låta klichéartat. Att använda massutskick är framför allt en bra lösning för stora verksamheter, som t.ex. bostadsföretag, kommuner och sjukvårdsorganisationer. För verksamheter med många kunder och därmed mycket korrespondens är det omöjligt att skapa varje brev manuellt, men med en utskicksfunktion kan du skräddarsy och automatisera massutskicken.
Multidocument output-funktionen i SmartDocuments
En funktion för massutskick är ett absolut måste för oss på SmartDocuments och därför har vi integrerat den i vårt mallverktyg. Vi har gett funktionen ett annat namn, men den är lika effektiv för det. Med vår Multidocument output-modul (eller MDO-modul) går du igenom fråge-/svarsvyn en enda gång för att automatiskt skapa massvis med personanpassade dokument. Programvaran i SmartDocuments kan automatisk hämta de (person)uppgifter som behövs från er databas. Du kan dessutom jobba ännu smartare genom att mata programvaran med en XML-fil och på så sätt skapa hundratals skräddarsydda dokument samtidigt.
Vill du snabbt och smidigt skapa stora mängder personanpassade dokument med hjälp av SmartDocuments programvara? Be om en demo här (utan förpliktelser).
