Dokumentgenerering och förhandsgranskning: Tack och hej, Word!
Dokumentgenerering med hjälp av smarta Wordmallar och vägledande digital guide. SmartDocuments gillar att hålla det enkelt (och smart). Lägg till en fantastisk förhandsgranskningsfunktion och det blir ett rent nöje att skapa dokument, för nog känns det tryggt att se vad man gör.
En gång i tiden skapades dokument direkt i Word och det var hur lätt som helst, för vem gillar inte gamla pålitliga Word? Någon skapade en mall och med den som grund gick man loss med dokumentet i Word. Det var en enkel metod för att skapa dokument, men vi på SmartDocuments hittade på en ännu bättre lösning, för vi tänkte att det alltid går att jobba lite smartare (och vem vill inte det?).
För mycket frihet är inte heller bra
På SmartDocuments växer ingen mossa. Vi utvecklade en ny metod för att skapa dokument, till dagens lösning med en fråge-/svarsvy. Varför är det bättre? Enkelt – man begränsar friheten för dokumentets skapare. Även om vi inte tror på hårda restriktioner i allmänhet kan det vara bra vid dokumentgenerering, för här är friheten egentligen lite väl stor i vårt tycke. När man jobbar direkt i en Wordmall har användaren frihet att göra allsköns ändringar, även i standardtexter och design. Och det görs! Människan vill av naturen gå sin egen väg, vilket betyder att Jan på ekonomiavdelningen sätter sin egen prägel på designen (orange är ju snyggare än företagets röda färg) och Theo på HR gillar att gå loss på språket. Det är härligt med folk som tar initiativ men det är inte så bra om ni vill vara enhetliga i er kommunikation.
Att ha kontroll över er grafiska profil
Stycket ovanför förklarar varför du vill använda en programvara för dokumentgenerering. Genom att jobba med en fråge-/svarsvy begränsar man människors frihet, men det är precis så man slår vakt om organisationens enhetliga grafiska uttryck. Det är det enda sättet att hålla kommunikationen enhetlig och få er att signalerar professionalism. En handfull personer gör mallarna för hela organisationen och säkerställer kvaliteten, medan dokumentskaparna bara behöver gå igenom frågorna för att skapa och anpassa dokumenten. På så sätt erhåller dokumenten den kvalitet och image som ni som organisation eftersträvar. Betyder det att Word tillhör det förgångna? Inte alls! Den lilla skaran av mallkonstruktören fortsätter att göra sina mallar i Word, men med alla de möjligheter som vårt mallverktyg SmartEditor tillför.
Förhandsgranskaren: Se vad du gör
I den gamla hederliga Wordmallen såg användaren resultatet av sina tillägg och ändringar direkt, vilket var en av fördelarna med att arbeta i Word. Det ger en känsla av kontroll och en bekräftelse på att det du gör blir rätt, för ingen målar väl med förbundna ögon? Nä, precis! Därför utvecklade vi en förhandsgranskning till vår programvara för dokumentgenerering. Det ger trygghet att se vad man håller på med, det tycker de flesta. När du fyller i fråge-/svarsrutan till vänster syns dina svar till höger i förhandsgranskningen, så att du ser exakt hur det slutliga dokumentet kommer att se ut. Det gör dig som användare trygg med att programvaran genererar dokumentet korrekt.
Som standard är förhandsgranskningen aktiverad i vårt mallsystem SmartDocuments. Men om du gillar spänning kan du avaktivera funktionen med en enkel knapptryckning. Living on the edge 😉
Vill du veta mer om vår programvara för dokumentgenerering och hur det är att arbeta med förhandsgranskning? Begär en demo (utan förpliktelser).
