En egen inloggning för varje IT system: en onödigt komplex och gammalmodig lösning

Många organisationer arbetar med olika IT system samtidigt. Du loggar in i system A, medan uppgifterna du behöver ligger i system B. Att sedan skicka allt till rätt person görs helst i system C. Inte så effektivt ... Och det jobbigaste av allt? Man måste logga in på nytt i varje system. Men du har väl inget annat för dig, eller?

Single Sign-On: Vad är det?

Jo, Single Sign-On minskar ditt lidande. Rent konkret är Single sign-on (eller SSO) ett system som gör att du bara behöver logga in en gång för att få åtkomst till de olika IT system som du arbetar med.

Fördelarna med SSO

Här ser du en översikt över fördelarna med single sign-on:

  • Logga in en enda gång. Med single sign-on behöver du bara skriva in ditt lösenord en gång för att kunna arbeta i flera IT system. Du slipper logga in på nytt överallt.
  • Ett enda lösenord för alla dina system. Att endast hålla reda på ett enda lösenord är perfekt för alla förvirrade och slarviga medarbetare. Har du tappat bort lösenordet i alla fall? Då är det åtminstone bara ett enda nytt lösenord du behöver begära.
  • Användarvänligt. Du behöver inte logga in överallt på nytt. Inget gissande om vilket lösenord som hör till vilket system. SSO ger dig förutsättningar att arbeta snabbt och effektivt.

Hur fungerar single sign-on?

Alla vägar leder till Rom. Detsamma gäller för SSO. Men grundfunktionen är alltid ungefär densamma, oavsett väg. Användaren öppnar önskat program och dirigeras automatiskt till en inloggningsskärm. Hade användaren redan loggat in via ett annat program? Då behöver hen inte göra något mer, utan får direkt åtkomst till programmet. Om det är det första programmet användaren öppnar för dagen kan inloggningen göras nu. Sedan kan alla andra IT system som är kopplade till SSO-modulen användas utan nya inloggningar.

Ett enda lösenord – är inte det att be om problem?

Alla gillar inte att samtliga system skyddas med ett och samma lösenord, eftersom obehöriga kan komma åt inte bara ett system, utan alla, om lösenordet hamnar på avvägar. Men är det skäl nog att inte börja använda SSO?
Det tycker inte vi. Argumenten för det är tydliga 😉

  • Adminfunktionen. Som administratör kan du ställa in att lösenordet måste vara starkt. Nöj dig inte med lösenord som ”test123” eller ”sommar”, utan se till att användarna måste välja ett svårt lösenord med ett minsta antal bokstäver, versaler, siffror och specialtecken.
  • Begränsade smygtittmöjligheter. Med SSO loggar du inte in flera gånger om dagen på diverse ställen i olika system. Risken att någon får nys om ditt lösenord är därför liten.
  • Ett enda lösenord att skydda. Har någon fått tag på ditt lösenord ändå (eller misstänker du det)? Då är det bara ett lösenord som behöver spärras för att stänga alla system.
  • Flera lösenord kan också vara problematiskt. Det kan verka säkert att ha olika lösenord för alla system. Men man ska komma ihåg alla dessa lösenord också. Därför är det inte ovanligt att man ändå använder (nästan) samma lösenord för varje system. Det främjar inte heller säkerheten.

Extra skyddsmöjligheter för din SSO-modul

Är du ändå inte övertygad om säkerheten? Då ska du veta att det finns många möjligheter att göra det ännu säkrare att logga in i olika program med en enda inloggning. SSO-modulen kopplas till din organisations egna autentiseringssystem. Är det en s.k. flerfaktorsautentisering? Då är t.ex. en extra säkerhetskontroll redan inbyggd. (För tekniknördarna: SSO kan tillämpas med SAML 2.0- eller OAuth 2.0-teknik).

ESSO-modulen i SmartDocuments

Lättja är inte ett utmärkande drag hos SmartDocuments, men att logga in flera gånger om dagen skyr vi som pesten. Därför utvecklade vi SSO-modulen åt våra kunder. Det gör att du inte behöver logga in manuellt till vårt mallsystem. Du blir färdig snabbare och kan ta en extra kopp kaffe! Eller hinna med en extra arbetsuppgift, förstås 😉

Det är bara att köra! SSO-modulen gör arbetet bra mycket enklare. Och nog känns det väl lite old school att varje system ska ha sin egen inloggning?