Hur man förbereder ett SmartDocuments dokument för utlämning av allmän handling

Hur man förbereder ett SmartDocuments dokument för utlämning av allmän handling

När ni som statlig myndighet ska lämna ut en handling, måste ni oftast skydda den känsliga informationen i dokumentet. Hur maskar man data i dessa dokument utan att behöva läsa igenom dem och maska manuellt? Vi har tagit fram en programvara som löser detta automatiskt åt er!

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen fastställer rätten till att få information utlämnad från all offentlig verksamhet. Om du arbetar inom offentlig sektor så är du säkert bekant med att viss information kanske måste maskas, till exempel information som rör personuppgifter eller är sekretessbelagda. I den här bloggen kommer du att läsa hur ni med SmartDocuments snabbt och automatiskt kan göra information oläslig.

Att skapa dokument med SmartDocuments

Med SmartDocuments skapar ni dokument baserade på smarta mallar. Dessa smarta mallar skapar era mallkonstruktörer själva i vårt Word-baserade mallverktyg. Era slutanvändare skapar sedan kompletta och korrekta dokument med hjälp av en digital dialog, unik för varje mall. Även uppgifter från era andra system kan infogas automatiskt i dokumentet. Det färdiga dokumentet, i Word, PDF eller HTML format, kan sedan automatiskt sparas till ert dokument- och ärendehanteringssystem.

Anonymisering i två steg

En vacker dag kan en begäran om utlämning av handling kräva att information anonymiseras. Med SmartDocuments anonymiserar ni ett dokument i två steg: först konfigurerar mallkonstruktören dokumentmallen för anonymisering; i steg två laddar slutanvändaren upp det färdiga dokumentet till SmartDocuments, varefter dokumentet automatiskt anonymiseras på ett ögonblick. Låt oss dyka ner i dessa två steg.

Steg 1: Konfigurera dokumentmallen

Låt oss börja med mallen. Att förbereda dokument för maskning börjar i SmartDocuments med att ställa in dokumentmallen. Detta kan göras genom att välja att antingen maska utvalda områden eller genom att anonymisera all variabla data. Om du väljer det senare, markera helt enkelt rutan ”Förbered DOCX för anonymisering” i SmartControl (mallkonstruktörens användargränssnitt). Den här inställningen kan tillämpas på en enskild mall, alla mallar i en mallgrupp eller för alla mallar för en specifik användare eller användargrupp. Med detta val kommer alla variabler som finns i dokumentet att maskas under anonymiseringsprocessen.

Anonymisering av specifika fält i ett dokument görs i SmartEditor (vår mallredigerare). Du markerar önskade fält med anonymiseringsverktyget i SmartEditor.

När dokumentmallen är färdig och publicerad kan slutanvändare använda den för att skapa dokument. Till en början visar dessa dokument ingen maskning; anonymisering sker senare på begäran. Men i det genererade dokumentet är de (valda) variablerna fixerade. Det betyder att de inte kan ändras eller tas bort. Då kan vår anonymiseringsapplikation exakt identifiera informationen som ska anonymiseras. Det betyder också att vår funktionalitet endast fungerar för dokument skapade med SmartDocuments, från en dokumentmall konfigurerad enligt någon av de ovan beskrivna metoderna.

Steg 2: Anonymisera ett SmartDocuments dokument

En begäran om utlämning av handling har inkommit. Har detta dokument skapats utifrån en SmartDocuments-mall som har förberetts för anonymisering? Då kan du nu påbörja anonymiseringsprocessen. För att göra detta går du till vårt webbgränssnitt. Här laddar du upp dokumentet till vår anonymiseringsapplikation, väljer önskat filformat samt klickar på start. Resultatet kommer direkt, i en DOCX-, PDF-, HTML- eller ODT-fil där de (valda) variablerna har ersatts med en svart maskning. Denna svarta maskning har en fast storlek, för att säkerställa att ingenting kan härledas från den. Det återstående innehållet i dokumentet förblir oförändrat. Det anonymiserade dokumentet är nu klart!

Du kanske är nyfiken på vad vi menar med "variabler" och om allt verkligen är anonymiserat när vi pratar om "alla variabler". Eller kanske vill du veta hur det står till med den digitala tillgängligheten när dokument har anonymiserats? Du kan läsa om det i vår kompletterande blogg "Anonymisera digitalt tillgängliga dokument med SmartDocuments".

Undrar du hur anonymisering med SmartDocuments ser ut? Vi demonstrerar gärna för dig. Kontakta oss för en demo!