Door de integratie met SAP staat het communicatieproces van Woonbedrijf Eindhoven als een huis

Monique: "Bij aanvang van het bouwen hebben we goed gekeken welke briefonderdelen je als bouwsteen kunt hergebruiken. Zo verklein je het aantal te beheren sjabloonobjecten en worden aanpassingen op één plaats doorgevoerd. XML-velden in SmartEditor zijn eenvoudig op de gewenste plaats in het sjabloon te slepen. Zo kun je met SmartDocuments zonder tussenkomst van de eindgebruiker volledig geautomatiseerd complete documenten laten opbouwen. Met de zogenaamde XML-vraag kun je repeterende velden – bijvoorbeeld servicekosten – netjes onder elkaar in documenten opsommen. Dat is echt een grote toegevoegde waarde.’’

"Door de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, wordt de huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastgelegd. Met SmartDocuments heeft Woonbedrijf initieel al € 250.000 bespaard, op het maken van 120 SAP-documenttypen."

De gebruikerservaring

“Eindgebruikers kunnen in het menu van SAP kiezen voor SmartDocuments. Vervolgens krijgen ze een bibliotheek met relevante documenten te zien. Kiezen ze bijvoorbeeld voor het opbouwen van een huurovereenkomst of een huuropzegging, dan verschijnt het document binnen luttele momenten. SAP voorziet op de achtergrond SmartDocuments van gegevens waarmee de variabele posities in het document automatisch worden gevuld. De eindgebruiker heeft snel een goed document. Het mooie is dat interactie met de eindgebruiker wel eenvoudig mogelijk is, indien nodig. We hebben dus ook standaardbrieven waar bijvoorbeeld 95% van de informatie rechtstreeks uit SAP komt, maar waar de eindgebruiker een vragenscherm van SmartDocuments gepresenteerd krijgt.”

De aanpak

Monique legt uit hoe ze parallel aan de implementatie van SAP een traject is gestart voor het bouwen van standaardbrieven. “Hiermee voorkom je dat het bouwen van documenten een volgtijdelijke stap is in een implementatietraject. Een ander voordeel is dat je vroeg herkent welke (XML-) data je nodig hebt voor het bouwen van de brieven. We hebben de bestaande output die via ons bestaande systeem werd gegenereerd als uitgangspunt gebruikt voor het bouwen van de SAP-brieven.”