Optimal dokumentgenerering genom migration av 3 500 olika dokumentmallar
Groningen kommun har framgångsrikt uppgraderat till webbversionen av SmartDocuments.
Genom en noggrann projektinriktning där kommunen och SmartDocuments samarbetade som partners kunde det nya systemet driftsättas utan problem.
Nico Huisman, konsult på KPN ICT var projektledare för Groningen kommuns konvertering och migration till webbversionen av SmartDocuments.
”Groningen kommun använde redan SmartDocuments för dokumentgenerering. Applikationen är djupt kopplad till kommunens automatiseringssystem. Under årens lopp har anpassningar och förändringar gjorts - kopplingar har skapats, mallar har ändrats, grafisk profil och så vidare. Att kommunen gick över till Microsoft Office 365 var avgörande för övergången till webbversionen av SmartDocuments.”
Nico Huisman, konsult hos KPN ICT Consulting. Fotograf: Vishu Mahabir
"Applikationen är djupt kopplad till kommunens automatiseringssystem."
Mallhantering
“Kommunen i Groningen kommunicerar med sina medborgare genom bland annat brev“, fortsätter Nico. ”Totalt är cirka 3 500 olika dokumentmallar involverade från bygglovsansökan till information om eventuella olägenheter. Du kan föreställa dig hur många olika steg som krävs för en ansökan om bygglov, exempelvis ges varje ansökan ett unikt ID i bekräftelsen av ansökan. Dessutom hänvisas till specifika handlingar, till exempel stadsbyggnadsplanen. Nu börjar du antagligen se komplexiteten i migrationen från en intern miljö till en webbapplikation. Befintliga mallar och kopplingar behövde konverteras till den nya versionen av SmartDocuments och det behövde ske över hela kommunen - från den sociala sektorn till tillståndsavdelningen och den juridiska avdelningen, bland annat.”
”Jag har upplevt samarbetet som väldigt konstruktivt. Du utvecklar ett partnerskap som bara blir starkare och starkare genom att lyssna på varandra.”
Dokumentförteckning
I samråd med SmartDocuments beslutades det att använda en kartläggande strategi.
”Mycket tid och energi lades ned i inventeringen av alla dokumentmallar, där vi tittade på olika kopplingar samt layout, grafisk profil och korrekt hämtning av data från andra IT-system. Här var SmartDocuments vägledning nödvändig. Först och främst hade vi ett möte för att identifiera de problem som vi förutsåg. Genom att göra det tillsammans kombinerade vi båda parternas kunskaper och färdigheter och fördelarna med den nya versionen av SmartDocuments blev tydliga. Det var också viktigt att kommunens anställda fick möjlighet att uttrycka sina funderingar. Från det ögonblicket började vi röra oss framåt. Vi ritade upp processen och kunde fatta rätt beslut baserat på den feedback vi fick från de anställda.”
Konvertering och migrering - steg för steg
Konverteringen och migreringen av den äldre versionen av SmartDocuments till webbversionen utfördes steg för steg, avdelning för avdelning, och inte allt på en gång.
”Det fanns en anledning till det. Det gjorde att vi kunde anpassa oss och lära oss under processen. Dessutom minskar den här typen av strategi riskerna. De problem som vi stötte på, till exempel att ett visst anrop till en server inte behandlades korrekt, kunde lösas omedelbart. Dessutom kunde SmartDocuments bemöta önskemål från användarna genom att anpassa programvaran. Dessa har nu blivit generiska lösningar som de också använder för andra kommuner och offentliga förvaltningar. Dessa typer av funktionella utmaningar gör att SmartDocuments programvara ständigt utvecklas och har funktioner som faktiskt gör den unik. Jag har upplevt samarbetet som väldigt konstruktivt. Du utvecklar ett partnerskap som bara blir starkare och starkare genom att lyssna på varandra. I slutändan handlar det naturligtvis om medborgarna i Groningen kommun. Med SmartDocuments kommer de även fortsättningsvis att få en bra service. ”
