Optimal dokumentgenerering och samarbete med Hoorn kommun
“Kombinationen av SmartDocuments för entt konsekvent dokumentgenerering tillsammans med MensCentraal-applikationen för den totala kundupplevelsen, ger oss många fördelar.”
Hoorn kommun har skapat en fantastisk online-miljö för samarbeten med partners i den sociala sektorn enligt Ben Bodewes, som är systemansvarig på kommunen. “Det finns ett enhetligt sätt att kommunicera, dela och lagra information och den finns alltid tillgänglig överallt via molnteknik.”
Syftet
Den här online-miljön i Hoorn kommun kallas för 1.Hoorn. Så här förklarar Ben syftet med den:
‘’Med 1.Hoorn ville vi före den första januari skapa en online-miljö för stadsdelarna och alla partners i den sociala sektorn. På grund av informationens känsliga natur ville vi inte ta några risker. Det viktiga var att strukturen för rättigheterna skulle vara mycket välorganiserad.”
”Vi använde molnteknologi för att utforma arbetsmiljön i 1.Hoorn. Informationen måste vara lätt att dela men också kunna vara tillgänglig för de som är ute på fältet. Vi valde MensCentraal som grundplattform och SmartDocuments för dokumentgenerering. Båda är webbaserade, vilket gör oss oberoende av plats och tid.”
”Det är mycket som har blivit automatiserat så nu har jag betydligt mindre manuellt arbete. Det här innebär också att felen har minskat ordentligt''
Erfarenheter
Kommunen har sedan länge använt sig av mallsystemet SmartDocuments för att skapa dokument. Joris Wal som jobbar på back office säger så här:
”Hos Hoorn kommun är SmartDocuments den programvara vi använder för att skapa dokument. Den grafiska profilen och alla textkomponenter som behövs ligger i SmartDocuments. När vi arbetade med 1.Hoorn-miljön, behövde vi inte fundera det minsta lilla. Det du vill skapa är en miljö där alla intressenter kan gå till en enda plats. Dessutom vill du att all kommunikation med dessa intressenter ska vara optimal och konsekvent.”
”Hos Hoorn kommun är SmartDocuments den programvara vi använder för att skapa dokument. Den grafiska profilen och alla textkomponenter som behövs ligger i SmartDocuments.''
I praktiken
MensCentraal är den centrala applikation som används inom den sociala sektorn i Hoorn kommun. Applikationen visar en fullständig klientöversikt genom att presentera information från olika källor. Den utför även uppgifter, vidarebefordrar dem och övervakar aktiviteterna. Mallverktyget SmartDocuments används för kommunikation av information. Programvaran skapar korrespondens såsom rapporter, utvärderingar med mera.
“Vi gör allt det här med SmartDocuments,” säger Bodewes. ”Det ger oss ett starkt grepp om våra utgående dokument och vår kommunikation.”
Vinsterna
Tiden som går åt till att skapa dokument har minskat kraftigt. Det här är en viktig fördel för alla intressenter eftersom alla vill kunna arbeta snabbt då de jobbar med människor som är i behov av hjälp. Att förlora tid på grund av manuell hantering och hämtning av information är definitivt inte önskvärt.
Joris är mycket nöjd med sin arbetsmiljö:
”Det är mycket som har blivit automatiserat så nu har jag betydligt mindre manuellt arbete. Det här innebär också att felen har minskat ordentligt. Som standard sparas dokumenten i MensCentraal och är alltid omedelbart tillgängliga för alla berörda parter. Detta gäller även de nästan helt automatiserade dokument som skapats i SmartDocuments.”
Goda framsteg
”Kommunerna fungerar alltmer som en central kedjeorganisation i en komplex miljö tillsammans med många andra intressenter. Det betyder att det är viktigt att optimera supportaktiviteter och system så mycket som möjligt. Det gynnar i slutändan hela kedjan, inklusive kunden,” säger Ben Bodewes. ”Att använda rätt instrument på rätt plats har hjälpt oss att göra framsteg i kampen mot onödig byråkrati, manuella uppgifter och pappersarbete. Faktum är att 1.Hoorn snart kommer att bli en kontaktpunkt för regionala myndigheter.”
Låter det intressant?
Kontakta oss