Een centrale documentcreatie-tool voor Zweedse provinciebesturen

Image

Zweden telt 21 provinciebesturen die op nationaal niveau samenwerken voor meer efficiëntie. Eén manier voor de organisatie om dit te doen, is het gebruik van SmartDocuments voor documentcreatie en sjabloonbeheer. Elisabeth Mustonen is sjabloonbeheerder bij Länsstyrelserna en deelt haar ervaring over werken met SmartDocuments.

Image

Länsstyrelserna is de verzamelnaam van de 21 provinciebesturen in Zweden en telt bijna 8.000 medewerkers. Elk provinciebestuur is een autonome instantie, maar omdat de Zweedse overheid efficiënter wil werken, werken alle besturen samen in een landelijke IT-organisatie. De overheidsinstantie bedient zowel burgers, bedrijven en andere organisaties, en verstuurt enorme hoeveelheden documenten, zoals rapporten, besluiten en gegevensverzoeken voor vergunningen. De schaal waarop Länsstyrelserna documenten genereert en de noodzaak om efficiënter en uniformer te werken, leidde tot de implementatie van SmartDocuments.

“In één jaar hebben we met ons meest gebruikte sjabloon meer dan 52.000 documenten gegenereerd.”

Gecentraliseerde IT-infrastructuur

“Voorheen was elk provinciebestuur zelf verantwoordelijk voor het maken van documenten. Dat betekent dat ze allemaal hun eigen oplossing hadden; bijvoorbeeld met behulp van sjablonen in Microsoft Word, een of ander sjabloonprogramma of gewoon door oude documenten te hergebruiken,” zegt Elisabeth. “Het startpunt dat uiteindelijk leidde tot de implementatie van SmartDocuments, was de vorming van een centrale IT-afdeling voor alle provinciebesturen. Toen de IT-structuur eenmaal was gecentraliseerd, was het logisch om op zoek te gaan naar een centrale sjabloontool voor alle besturen. We hebben dezelfde werkzaamheden en moeten op een uniforme manier communiceren.”

Dezelfde sjablonen voor alle besturen

SmartDocuments werd in 2011 in de organisatie geïntroduceerd. Elisabeth werkte eerst als eindgebruiker met de software en in 2015 werd ze sjabloonbeheerder. “Tegenwoordig vormen we een team van vier mensen die parttime documentsjablonen beheren voor de hele organisatie. Ik werk 50% van mijn tijd als sjabloonbeheerder van SmartDocuments. De andere 50% werk ik als dierenarts in de provincie. De andere drie sjabloonbeheerders besteden elk 25% van hun tijd aan SmartDocuments. Dus in totaal zijn we met 1,25 FTE sjabloonbeheerders die 8.000 mensen ondersteunen met 350 sjablonen. We maken nieuwe sjablonen en we wijzigen bestaande, bijvoorbeeld wanneer juridische teksten moeten worden bijgewerkt.”

“Het is erg prettig om voor alle besturen dezelfde sjablonen te kunnen gebruiken,” zegt ze. “We hebben ongeveer 350 sjablonen voor de hele organisatie. Sommige van deze sjablonen worden zeer vaak gebruikt. In één jaar tijd hebben we met ons meest gebruikte sjabloon meer dan 52.000 documenten gegenereerd. Dat is een enorme hoeveelheid, en er zijn veel sjablonen zoals deze die vaak worden gebruikt.”

Image

“Er is geen risico dat de gebruiker vergeet om een naam of datum aan te passen.”

Een uitgebreide tool

“Toen ik voor het eerst sjablonen ging maken, veranderde mijn perceptie van SmartDocuments. De software is veel geavanceerder dan ik aanvankelijk dacht! Er is zoveel wat je ermee kunt doen,” zegt Elisabeth. SmartDocuments is geïntegreerd met drie verschillende case management systemen die Länsstyrelserna momenteel gebruikt. “De integraties met onze case management systemen zijn er goed, je kunt erop vertrouwen dat informatie correct wordt overgenomen. ‘Compliancy’ is van groot belang in onze organisatie. Met SmartDocuments is er geen risico dat de gebruiker vergeet een naam of datum aan te passen, zoals bij het hergebruiken van een oud document wel zou kunnen gebeuren. Dat we ervoor kunnen zorgen dat onze documenten correct zijn en kloppen, is echt het grootste voordeel van SmartDocuments.”

Image

Ontwikkelen en samenwerken

“We blijven in ontwikkeling en zorgen dat iedereen het voordeel ziet van werken met de software van SmartDocuments,” zegt Elisabeth. “Een jaar geleden zijn we overgestapt op de webversie van SmartDocuments. De toegevoegde preview-functie is een enorme verbetering. Nu kun je snel en eenvoudig je sjabloon testen. Nieuw is ook dat we kunnen zien welk provinciebestuur welk sjabloon gebruikt, of juist helemaal niet gebruikt. Dat is nuttige informatie, want nu kunnen we hen aansporen om het te gaan gebruiken. Zo verbetert onze efficiëntie en communiceert de hele organisatie op dezelfde manier.”

Elisabeth is blij met de organisatie achter SmartDocuments: “Als we vragen hebben, krijgen we snel antwoord van onze SmartDocuments consultant. Ook heeft hij ons geholpen met de ontwikkeling van veel sjablonen en traint hij nieuwe beheerders in het gebruik van de software. Het is een zeer goede samenwerking. Ook de technische ondersteuning is zeer professioneel,” besluit Elisabeth.

Meer klantverhalen

Klinkt interessant?

Contact opnemen