Automatiserad dokumentgenerering ger besparing om 90 000 timmar per år

SmartDocuments är integrerad med flera av Länsstyrelsernas ärendehanteringssystem och används även som ett fristående mallsystem för automatiserad dokumentgenerering.

Syftet var att ”Köpa in ett verktyg för att skapa, använda och hantera dynamiska dokumentmallar inom organisationens alla verksamhetsområden.”

Image
SmartDocuments är installerad hos samtliga 7 000 anställda på alla 21 Länsstyrelser och är med det vår största kund. Systemet är integrerat med flera av Länsstyrelsernas ärendehanteringssystem: Platina (från Formpipe), ett lönegarantisystem (från Login Hasselberg) samt ett jaktadministrationssystem (från Altran). Med SmartDocuments får Länsstyrelserna en central plattform för all mallhantering, oavsett om mallarna används fristående eller i ärendehanteringssystemen. Dokumentmallar, grafisk profil och innehåll hanteras på en enda plats. Leverantörerna av ärendehanteringssystemen behöver inte utveckla egen teknik för dokumentgenerering och mallhantering. Ärendehanteringssystemen kan uppdateras eller bytas ut utan att dokumentmallarna måste ändras.
Image

 

SmartDocuments ger Länsstyrelsen stora fördelar, bl a:
- Besparing om 90 000 timmar per år
- Slutanvändarna upplever snabbare och enklare dokumentgenerering
- Kvalitén på dokumenten har höjts
- Länsstyrelsens mallkonstruktörer har färre mallar att hantera
- Att skapa och ändra dokumentmallar går smärt och smidigt

Image

Bakgrund & upphandling

År 2010 genomförde Länsstyrelserna en upphandling av ”Verktyg för dokumentmallhantering”. Syftet var att: ”Köpa in ett verktyg för att skapa, använda och hantera dynamiska dokumentmallar inom organisationens alla verksamhetsområden”. Vidare var syftet att ”Öka användningen av mallar vid framtagning av dokument. Mallar ger högre kvalitet på dokumenten – rätt profil och innehåll, samt ett ensat innehåll (samma innehåll för samma verksamhet oavsett handläggare och länsstyrelse).”

Efter en utvärdering av de inkomna svaren från fem leverantörer valdes produkten SmartDocuments. Motiveringen löd bl a: ”Presenterad lösning från SmartDocuments är den lösning som i samtliga delar tillgodoser Länsstyrelsens krav i avropsförfrågan och är det alternativ som totalt sett är det ekonomiskt mest fördelaktiga erbjudandet.” Håkan Jönsson, länsstyrelsernas IT–enhet, som deltog i utvärderingen, sa: ”Detta kan bli ett av de mest grundläggande verktygen för våra handläggare”.
Ett viktigt och obligatoriskt krav i upphandlingen var att vald produkt kunde integreras med Formpipe’s system för dokument- och ärendehantering, Platina, något som SmartDocuments kunde demonstrera.

Dokumentintensiva organisationer har mycket pengar att spara genom att användarna skapar dokument som är kompletta och korrekta - hög kvalitet med korrekt innehåll och rätt grafiska profil. Detta har länsstyrelserna insett. Håkan Jönsson sa att: ”Med SmartDocuments finns det möjligheter att ha mallkonstruktörer på heltid och ändå spara mycket tid och pengar”.

”Mallar ger högre kvalitet på dokumenten – rätt profil och innehåll, samt ett ensat innehåll (samma innehåll för samma verksamhet oavsett handläggare och länsstyrelse).”

Pilot

Direkt efter upphandlingen genomförde Länsstyrelsen en pilottest. Piloten föll väl ut och utfallet försåg Länsstyrelsen med underlag för att kunna räkna fram den besparingspotential som SmartDocuments och automatiserad dokumentgenerering ger. Besparingspotentialen landade på minst 90 000 timmar per år, motsvarande 51 heltidstjänster. I realiteten blir besparingspotentialen större, då inte alla dokumenttyper togs med i beräkningen.
Utöver en enorm tidsbesparing, ger SmartDocuments även stora kvalitetsvinster. Dessutom mer än halverades antalet dokumentmallar i samband med införandet av SmartDocuments.

Teknik

Ett viktigt beslutskriterium för Länsstyrelserna var att SmartDocuments kan extrahera data ur komplexa XML-strukturer. Repetitiva XML-element hanteras enkelt med XPath-uttryck. SmartDocuments är ensam på marknaden om att erbjuda sådana moderna och kraftfulla tekniker för dokumentgenerering. Ärendehanteringssystemen skickar data i en XML-fil till SmartDocuments. Vid behov visar SmartDocuments en användarguide på skärmen, unik för varje dokumentmall. Därefter returnerar SmartDocuments ett Word-dokument med rätt grafiska profil, rätt innehåll och data ur ärendehanteringssystemet på rätt plats.

Mer läsning

Offentliga affärer skrev en artikel om Länsstyrelsen och SmartDocuments. Läs den HÄR
Frågor eller funderingar? Ta kontakt med oss.


Låter det intressant?

Kontakta oss