SE page name: Från 2 000 till 350 dokumentmallar tack vare SmartDocuments
SmartDocuments har gett Tilburg kommun en enorm kvalitetsförbättring genom en konsekvent användning av befintliga data i dokument.
För några år sedan valde kommunen JDEdwards som affärssystem. Det stod snart klart att om man kopplade in en professionell dokumentgenerator så skulle det ge stora effektivitetsvinster, bland annat vid skapandet av inköpsordrar. SmartDocuments plattform kunde göra det här snabbt och det har sparat kommunen mycket i tid och pengar.
Vilka var de specifika kraven och behoven?
Kurt van Dueren den Hollanderär projektledare i Tilburg. Så här beskriver han de behov kommunen hade:
”Konsekvensen av att välja JDEdwards var att det avgjorde hur vår digitala framtid kommer att se ut. Upprättandet av inköpsdokument måste ske från JDEdwards. Som kommun skapar vi många dokument. Vi har cirka 2 000 tjänstemän som arbetar för kommunen som har en befolkning på nästan 210 000 invånare. Vid ett tillfälle fanns det nästan 2 000 dokumentmallar i omlopp. Den här situationen fortsatte att växa och det var inte hållbart när det kommer till användning och hantering av mallarna. Vi var tvungna att leta efter ett verktyg som kunde hjälpa oss att få ett bättre grepp om dokumentflödet - särskilt då skapandet av dokument - och det verktyget måste också vara användarvänligt. Förutom att lösningen behövde vara enklare och mer hanterbar än JDEdwards var det också ett krav att den hade en stabil koppling till affärssystemet. ”
Anslutning till andra system
“XML-stödet som ingår i SmartDocuments är det överlägset mest utvecklade av alla de alternativ som för närvarande finns på marknaden. Det var det som lade grunden för att koppla den dokumentskapande plattformen till JDEwards-systemet. SmartDocuments använder data från JDEdwards och infogar dem i ett dokument. Användarna jobbar med en guide som gör att de kan bygga vidare på dokumentet. Användaren får svara på frågor och sedan hämtar SmartDocuments in efterfrågad information från andra system och infogar det i dokumentet. Det här gjorde det möjligt för oss att kunna skapa alla våra dokument från en källa: SmartDocuments. Det säkerställer också att informationen från andra källor används konsekvent, med allting på rätt plats och i överensstämmelse med den grafiska profilen.”
''SmartDocuments har skapat en enorm förbättring av kvaliteten genom den konsekventa användningen av våra data. Det görs färre fel eftersom data inte längre behöver skrivas in manuellt.''
Vilka problem har lösts?
Att använda SmartDocuments som ett verktyg för att skapa dokument i samarbete med JDEdwards har gett Tilburg många fördelar. Så här beskriver Van Dueren den Hollander dem:
”Antalet dokumentmallar är nu under kontroll och har minskats från 2 000 till cirka 350. SmartDocuments har skapat en enorm förbättring av kvaliteten genom den konsekventa användningen av våra data. Det görs färre fel eftersom data inte längre behöver skrivas in manuellt. Vi fick snabbt igen investeringen genom den förenklade hanteringen av dokumentmallar. Vi kan snabbt se i SmartDocuments vilka mallar som inte används. På så sätt är hanteringen alltid enkel och under kontroll. Alla arbetar med SmartDocuments på samma konsekventa sätt. ”
JDEdwards som bas, SmartDocuments som dokumentgenerator
”Alla utgående dokument som ska skapas går nu via en och samma programvara: SmartDocuments. Vi behöver inte ta hjälp av externa konsulter för att skapa dessa dokumentmallar åt oss och justera dem med jämna mellanrum. Tack vare det så slipper vi mycket kostnader. Den interna hanteringen är också mycket enklare och snabbare. Alla upphandlingsdokument från affärssystemet kan nu kompletteras med hjälp av SmartDocuments och mottagaren får väl strukturerad och konsekvent information. En bra integration med affärssystemet säkerställer att alla dessa dokument också finns tillgängliga i den digitala mappen som medarbetaren betjänar sina kunder ifrån.”
