Van 2000 naar 350 'standaarddocumenten' door SmartDocuments

SmartDocuments heeft voor gemeente Tilburg een enorme kwaliteitsverbetering gerealiseerd door consistent gebruik van bestaande gegevens in documenten.

Een aantal jaar geleden werd de keuze gemaakt voor JDEwards als ERP-systeem. Snel werd duidelijk dat voor het maken van o.a. de inkoopopdrachten een koppeling met een documentgenerator veel efficiencywinst zou geven. Het documentcreatieplatform van SmartDocuments was snel in staat dat te doen en het scheelt de gemeente veel geld, tijd en beheerinspanningen.

Wat was de specifieke vraag en behoefte?

Kurt van Dueren den Hollander is Projectleider in Tilburg: “De consequentie van de keuze voor JDEdwards destijds betekende simpelweg dat daar ook onze digitale toekomst lag. Het creëren van inkoopdocumenten moest vanuit JDEdwards plaats vinden. Als locale overheid creëren we veel documenten. Er werken ongeveer 2000 ambtenaren bij de bijna 210.000 inwoners tellende gemeente. Op een bepaald moment waren er bijna 2000 standaard documenten in omloop. Dat groeit dan zo, maar dat was geen werkbare situatie qua gebruik en beheer. We moesten op zoek naar een instrument dat zou helpen meer grip te krijgen op de documentenstroom. Vooral ook de creatie van documenten, en een gebruiksvriendelijke tool die gebruikers daadwerkelijk gebruiken. Het moest eenvoudiger, beheersbaarder en met een stabiele koppeling naar JDEdwards.”

"De XML Generator die bij SmartDocuments zit is verreweg het meest ontwikkeld van alle opties die op het moment in de markt zijn."

Koppeling

“De XML Generator die bij SmartDocuments zit is verreweg het meest ontwikkeld van alle opties die op het moment in de markt zijn. Dit vormde de basis voor de koppeling van het documentcreatieplatform naar JDEwards. SmartDocuments gebruikt relevante data uit JDEdwards en plaatst deze in een document. Gebruikers gebruiken een wizard om verder te bouwen aan het document. De gebruiker krijgt vragen voorgelegd waarna SmartDocuments de in andere systemen vastgelegde informatie ophaalt en vastlegt in een vastgestelde layout. Voortaan kunnen we documenten creëren vanuit één bron, SmartDocuments. Die zorgt ervoor dat de informatie uit alle achterliggende bronnen consequent en consistent wordt (her)gebruikt, met alles op de juiste plaats en vanuit de actuele situatie.”

"SmartDocuments heeft een enorme kwaliteitsverbetering gerealiseerd door consequent en consistent gebruik van bestaande gegevens. Er worden minder fouten gemaakt doordat gegevens niet meer hoeven te worden overgetypt."

Foto van het uitzicht over Tilburg in de nacht.

Wat heeft het opgeleverd?

Om SmartDocuments als generiek instrument voor documentcreatie te gebruiken in samenwerking met JDEdwards heeft Tilburg veel voordeel gegeven. Van Dueren den Hollander: “Het aantal gemeentelijke standaarddocumenten is onder controle (gebracht) van 2000 naar ongeveer 350. SmartDocuments heeft een enorme kwaliteitsverbetering gerealiseerd door consequent en consistent gebruik van bestaande gegevens. Er worden minder fouten gemaakt doordat gegevens niet meer hoeven te worden overgetypt. Een investering heel snel terugverdiend door de vereenvoudigde creatie van documenten. Nu kunnen we in SmartDocuments snel zien welke standaarddocumenten niet worden gebruikt. Op die manier houd je het beheer steeds onder controle en eenvoudig. Iedereen werkt op dezelfde consequente wijze met SmartDocuments."

JDEdwards als basis, SmartDocuments als platform.

Van Dueren den Hollander is blij met de integratie die door SmartDocuments is gerealiseerd. “Alle te creëren uitgaande documenten verlopen nu via één uniform platform: SmartDocuments. We hebben geen externe mensen nodig om bijvoorbeeld aanpassingen te doen aan JDEwards om die standaard documenten voor ons te genereren en periodiek aan te passen. Dat scheelt veel kosten, en ook het beheer in eigen huis is een stuk eenvoudiger en sneller. Alle inkoopdocumenten die uit het ERP-systeem komen kunnen nu met SmartDocuments worden aangevuld met gestructureerde en consistente informatie voor de ontvanger. Een op handen zijnde integratie met het zaaksysteem moet ervoor zorgen dat al die documenten ook beschikbaar komen in het digitale dossier van waaruit de medewerker ‘zijn klanten’ bedient.

Download het klantverhaal hier