Zwolle kommon om SmartDocuments kunskaper och färdigheter
Zwolle kommun håller på att införa SmartDocuments. För kommunen blir nyttan ett effektivt dokumentskapande inom hela organisationen.
Detta är ett nödvändigt steg i den pågående automatiseringen av flera processer inom kommunen. Med hjälp av SmartDocuments kommer de anställda i kommunen snart att ha 900 mallar tillgängliga.
Enligt Alwin Flims är valet av SmartDocuments ett viktigt steg mot ett bättre dokumentskapande.
”Tidigare hade människor sitt perfekta brev sparat på någon disk. Nu står vi inför en övergång till molnet och den webbaserade SmartDocuments. Dokumentgenerering är fortfarande ett jobb som har konsekvenser för IT-infrastrukturen och för en organisations tillväxt. Jag är nöjd med de steg vi tar nu. Med SmartDocuments kan vi serva medarbetarna mycket bättre. Den valda lösningen måste passa dem, vara effektiv och även underlätta kontrollen av dokumentens layout. Det handlar eftertryckligen inte om att störa människor, utan att ge dem verktygen för att kunna arbeta enklare.”
“Jag är nöjd med de steg vi tar nu. Med SmartDocuments kan vi serva medarbetarna mycket bättre.”
Balans i mallhanteringen och i dokumentgenereringen
Totalt sett har Zwolle kommun 900 mallar som används i större eller mindre utsträckning.
”Faktum är att grunden för hur vi skapande och hanterade dokument var bra. Men alla system måste städas med tiden. Vi såg en ökning av mallar, så i samråd identifierade vi de mest använda mallarna. Men vi tittade också på vilka element som används i en given mall. I den första fasen av övergången tittade vi främst på att försöka hitta en balans. Mallar som hade skapats tidigare men som aldrig använts tog vi bort.”
Användargränssnittet
Bland de objekt som granskas finns tillstånd och beslut. Till och med användningen av juridiska brev har beaktats i beslutsprocessen.
”Nu är i princip allt bra. Vi går nu in i en process tillsammans med användarna där vi främst granskar utseendet, användargränssnittet och om vi till exempel ska använda ett online-bibliotek. Vi ser fördelarna med den SmartDocuments; den är användarvänligt och framför allt logisk. Den övergripande synen vi nu har på layouten är att vi har börjat tänka lite mer generöst på mallar och storlek.”
Kunskaper och färdigheter
“Under processen fick vi stor nytta av SmartDocuments expertis. Det som är särskilt trevligt är den kunskap och det engagemang som de lägger i ett projekt och hur de lägger upp service och helpdesk. De är alltid redo att ge omedelbar hjälp. Hela projektet kommer att slutföras under det första kvartalet 2019. Det har blivit en liten försening i projektet på grund av IT-stagnation, men det är oberoende av SmartDocuments lösning.”
