Små misstag med stora konsekvenser
Vi vet alla hur det kan gå, det behövs bara en liten distraktion så är koncentrationen som bortblåst. Några ögonblick som kan få förfärliga konsekvenser. Det här stämmer ännu bättre när du arbetar med många olika dokument och alla är viktiga. Om det är ett långdraget och repetitivt arbete är det lätt hänt att misstag smyger sig in. Med mallsystemet SmartDocuments går det att förhindra att det händer.
Hoppsan, ett misstag!
Det är så lätt hänt. Du råkar lagra ett konfidentiellt dokument på en offentligt tillgänglig disk, du skickar ett viktigt e-postmeddelande till fel e-postadress eller så kanske du misslyckas med att hinna klart med ett brådskande arbete eftersom du blev distraherad av din roliga kollega.
Det här kan hända den bästa. Vi är inte mer än människor, och var än jobbet utförs så är den mänskliga faktorn där och misstag sker. Visst lär vi av våra misstag och blir bättre och bättre, men tänk om det där misstaget som verkade så litet visar sig få stora konsekvenser…
2014 publicerade den nederländska riksrevisionen en rapport om de administrativa fel inom regeringen som orsakade enorma konsekvenser för medborgarna.
Till exempel så flyttade en familj till en annan kommun men flytten registrerades som en utvandring, vilket innebar att familjens alla sociala förmåner stoppades. I ett annat fall blev en kvinna som rapporterade sin mormors död själv registrerad som avliden på grund av ett litet mänskligt misstag.
I ett tredje exempel släpptes en brottsling som nyligen dömts till ett långt fängselsstraff fri kort efteråt. Anledningen? I systemet hade en anställd råkat ange straffet som sex månader istället för sex år.
I Japan inträffade en annan extrem situation. Ett skrivfel kostade ett företag 340 miljoner dollar när en anställd råkade erbjuda 610 000 aktier för 1 yen istället för tvärtom.
Få översikt
Vårt mallsystem SmartDocuments ser alltid till att det tydligt framgår vad som ska göras var. Från slutanvändaren som skriver texten till den som skapar mallarna och som ser till att användaren enkelt kan skapa dokumenten. Små tydliga skärmar med lättbegripliga instruktioner (varav några som du kan konfigurera själv) gör mallhanteringen lätt och smidig.
Vi befriar dig från de tråkiga sysslorna
Misstag sker lättare när arbetsuppgifterna inte är särskilt intressanta. Att skapa dokument genom att skriva in stora mängder text manuellt, söka efter underlag, kopiera och klistra in och kontrollera att allting följer företagsriktlinjerna är aktiviteter som ingen har lust att ägna tid åt. Så varför inte låta en expert ta hand om det? Det finns så mycket trevligare saker du kan göra med den tid som du sparar.
Börja med att ta en titt på vår webbplats på de olika lösningar som vi erbjuder. Sedan kan vi diskutera hur ditt arbete kan bli roligare och små misstag mindre troliga.