Vad är dokumentgenerering

Att skapa dokument sker nästan på löpande band i stora organisationer. Då skulle man kunna tro att man använder en proffsig programvara för just det ändamålet. Så är det ytterst sällan. Många organisationer skapar fortfarande sina dokument manuellt eller utgår från ett gammalt dokument. Finns det risk för fel? Ja, absolut. Finns det en bättre lösning? Självklart!
Föreställ dig att du arbetar som kommunikationsansvarig på en myndighet och är mån om att all utgående kommunikation är korrekt och i enlighet med er grafiska profil. Det innebär en hel del jobb; mycket kontroll och styrning. Du skapar inte alla dokument själv så klart, men dina kollegor måste följa de riktlinjer som du har skapat.
Varför behöver jag en programvara för att skapa dokument?
Just nu kanske dina kollegor använder gamla dokument som de justerar manuellt. Men alla medarbetare är inte likadana. Just du kanske är noga med att det dokument som du väljer är i enlighet med den grafiska profilen, men din kollega kanske inte är lika noga. Kontrollerade du att den nya adress som ni bytte till förra året hade lagts in i dokumentet?
Fel inträffar snabbare än vad man tror. Men förutom risken för fel vid manuellt arbete tar det också mycket tid. Att hela tiden justera allting manuellt är inte heller särskilt motiverande, för om man ska vara ärlig är det tråkigt att göra samma sak om och om igen. Fel som slinker med i utgående dokument kan dessutom få negativa ekonomiska konsekvenser.
Lösningen är en programvara för dokumentgenerering. Den hjälper er säkerställa att ni skapar korrekta och rättssäkra dokument, på ett så effektivt sätt som möjligt. Bara ett par knapptryckningar och det är klart!
Programvara för dokumentgenerering: Gör det enklare för dig själv
Genom att automatisera dokumentgenereringen vinner du på alla fronter. Du behöver bara skapa en smart dokumentmall en gång per dokumenttyp. När dokumentmallen skapas får den automatiskt korrekt layout enligt er grafiska profil och du kan bygga innehåll genom att lägga in redan existerande byggblock. Mallen kan sedan enkelt kopplas till era andra system, såsom ärendehanteringssystem, med hjälp av XML. Data från dessa system infogas automatiskt i dokumentet.
Grunden för dokumentet är klart och mallen är försedd med korrekt innehåll. Visst innehåll kan vara dynamiskt och genom att fråga användaren i en digital dialog, väljer hen vilket av det variabla innehållet som ska infogas.
Bra att veta: Byggblocken kan också enkelt återanvändas i andra dokumentmallar.
Du kan lära dig att skapa smarta dokumentmallar
Kanske låter detta fortfarande lite invecklat. Att skapa och hantera smarta dokumentmallar är inte något som man gör till vardags. Men det löser sig! Och självklart kommer SmartDocuments att hjälpa dig att sätta dig in i programvaran. För att skapa SmartDocumentsmallar behöver du inga kunskaper i programmering; grundläggande kunskaper i Word och ett logiskt tänk är gott nog.
Bekvämlighet först
Att arbeta med ett system för dokumentgenerering ger dig helt enkelt bekvämlighet. Att hålla koll på den grafiska profilen har aldrig varit lättare och att skapa dynamiska och interaktiva dokument går nästan av sig självt. Med lite ansträngning kan till och med chefen (den minst tekniska personen i organisationen) lära sig att hantera ett sådant system.
Men hur ser det ut med GDPR? Kan inte mycket gå fel när man kopplar samman flera olika system och utbyter information? Var bara lugn, du behöver inte oroa dig! Flera åtgärder har självklart vidtagits för att garantera att vårt system är säkert enligt GDPR.
Fördelar på alla sätt
Att arbeta med vår programvara innebär en rad fördelar. Det sparar dig och din organisation väldigt mycket tid och tid är lika med pengar. Kostnadsbesparingarna är därför betydande. Men det minskar också frustrationen och du slipper det ändlösa klippandet och klistrandet. Och du kan känna dig trygg med att de dokument som medarbetarna skapar är korrekta och felfria.
Mindre frustration och mindre (tråkigt) arbete. Det skapar en bättre arbetsmiljö och det gynnar också dina kunder.
“Clients do not come first. Employees come first. If you take care of your employees, they'll take care of the clients.” – Richard Branson
SmartDocuments och dokumentgenerering
På SmartDocuments har vi en passion för dokumentgenerering och mer specifikt en passion för att göra det enklare. Vi vill skapa system som vem som helst kan använda eftersom man inte behöver göra det mer invecklat än nödvändigt. Med programvaran från SmartDocuments blir dokumentskapandet både enklare, roligare, mer professionellt samt effektivt.