Vad är hantering av dokumentmallar?
De uitstraling van jouw organisatie, hoe serieus ga je daar mee om? Wij hopen zeer serieus, het is tenslotte een belangrijk onderdeel van je branding. Consistentie is key. Maar, het is helaas niet de standaard. Het consistent doorvoeren van een huisstijl blijkt namelijk lastiger te zijn dan je zou denken. Er wordt vaak nog weinig gewerkt met templates, en meer uit de losse pols.
Je moet een brief opstellen gericht aan jouw klantenkring. Altijd fijn als hiervoor een standaarddocument aanwezig is of een eerder gemaakte brief die je even snel kunt aanpassen. Zodra je iets gevonden hebt (in een van de honderden digitale mapjes) kun je aan de slag. Document waar nodig aanpassen en een nieuwe tekst erin. Je collega loopt de tekst nog even door en je bent good to go: versturen die brief. Weer iets afgevinkt van de takenlijst van vandaag.
Een foutje is zo gemaakt
De zojuist beschreven situatie is vast heel herkenbaar. Niemand heeft zin het wiel opnieuw uit te vinden, zeker niet als er al genoeg wielen klaar staan op de harde schijf. We geven je groot gelijk. Nou ja, tot op bepaalde hoogte. We willen je zo lekker gestarte dag niet verpesten hoor, maar weet je zeker dat je een goed document verstuurd hebt? We horen je denken…
Goed gekeken naar het logo? Klopt de kleurstelling en indeling? Zijn de standaardteksten up-to-date? Op het eerste oog leek het waarschijnlijk allemaal wel te kloppen, maar bedenk je dat kleine wijzigingen in de huisstijl en tone-of-voice niet direct opvallen. Het zou dus zomaar kunnen zijn dat deze brief niet helemaal volgens de (huidige) huisstijlrichtlijnen is opgesteld. Had je dat kunnen voorkomen? Tsja, misschien wel. Hoe? Lees verder, dan leggen we het uit.
Wat is document template management?
Document template management, een prachtige term. Waar het voor staat? Een vraag die ons regelmatig gesteld wordt. Document template management, op z’n Hollands ‘sjabloonbeheer’, is de garantie voor een consistente manier van communiceren. In één centraal systeem creëer en beheer je documentsjablonen (ook wel ‘document templates’). Iedereen binnen de organisatie werkt vanuit dit systeem en heeft daarmee dus altijd de laatste versie van een sjabloon bij de hand. Goed template management is de sterke basis die nodig is voor consistente documentcreatie.
Optimaal versiebeheer: geen gerommel!
Maar, wie zegt dat collega’s niet in het sjabloon zelf gaan zitten rommelen? Wij! Het mooie van deze werkwijze is dat wijzigingen in het sjabloon zelf enkel kunnen worden gedaan door daarvoor bevoegde personen. Zij zijn verantwoordelijk voor het zogeheten template management. Dus, alleen zij kunnen aanpassingen doen in bijvoorbeeld de huisstijl of standaardtekst. Jij kunt vervolgens aan de slag met het personaliseren van het document, zonder dat je het originele sjabloon (en daarmee de huisstijl en standaardteksten) per ongeluk aanpast. Optimaal versiebeheer, noemen wij dat. Het personaliseren van templates gebeurt altijd in de meest recente versie.
Templates eenvoudig vindbaar
Templates centraal beheren, dat is de toekomst. Het is een ontwikkeling die voor zowel kleine als grote organisaties ontzettend bruikbaar is. Kleine organisaties werken misschien met minder mensen, maar verwarring ontstaat sneller dan je verwacht. Een systeem voor document template management is handig als het gaat om de vindbaarheid van de meest recente templates. Nooit meer uren door allerhande mapjes heen scrollen. Deze tijdwinst is nog groter voor organisaties met veel afdelingen en grote aantallen medewerkers (en tijd = geld). Bijkomend voordeel: de templates worden gewoon in Word gemaakt. Een programma dat toch iedereen (daar gaan we voor het gemak maar even vanuit) wel bekend is.
Geen omkijken naar documentcreatie
In de nieuwste template managementsystemen (zoals die van SmartDocuments) creëer je met gemak moderne templates die jaren mee kunnen. En net zo eenvoudig realiseer je elke week nieuwe dynamische templates.
Een goed systeem voor sjabloonbeheer is essentieel wanneer je jouw huisstijl consistent wilt houden. En dat dit systeem ook nog eens tijd oplevert en frustratie voorkomt, is ook niet onbelangrijk. Wij zouden het wel weten hoor. Benieuwd naar meer over onze software? We helpen je graag verder.
