Vad är hantering av dokumentmallar?
Hur seriöst ser du på din organisations image? Förhoppningsvis tar du den på stort allvar eftersom det är en mycket viktig del av ditt varumärke. Nyckeln till en bra image ligger i att vara konsekvent men tyvärr verkar inte det vara normen. Att vara konsekvent i implementeringen av en grafisk profil är mycket svårare än du kanske tror. Folk arbetar i allmänhet för lite med mallar och gör för mycket helt från scratch.
Tänk dig att du behöver skriva ett brev till en kund. I saknad av ett bra mallstöd kommer du istället att leta efter ett standarddokument eller ett brev som du har gjort tidigare och som du snabbt kan gå in och ändra i. När du väl har hittat det dokument som du behöver i alla dina hundratals mappar på datorn är det sedan dags att gå in och ändra i dokumentet och lägga in ny text. När dina kollegor har granskat dokumentet kan du skicka iväg brevet och bocka av det från att göra-listan.
Ett fel händer så lätt
Du känner säkert igen dig i den här situationen. Varför uppfinna hjulet på nytt? Speciellt när filsystemet i datorn redan är proppfullt med hjul. Det kan låta som en sund strategi att fortsätta som tidigare men tyvärr dras den med problem. Är du helt säker på att de dokument du skickar iväg verkligen duger?
Tog du en titt på loggan? Stämmer färgerna och layouten? Stämmer standardtexten med de senaste riktlinjerna? Det brukar se bra ut när vi tar en snabb titt men små fel och avvikelser märks inte alltid vid en överblick. Det är fullt möjligt att det brev du just skrev faktiskt inte stämmer överens med företagets riktlinjer. Är det någonting du kunde ha förhindrat? Ja, faktiskt…
Vad är hantering av dokumentmallar?
Hantering av dokumentmallar låter ju väldigt proffsigt men vad handlar det om egentligen? Vi får ofta den frågan så vi tänkte att vi skulle förklara det tydligt här. Hantering av dokumentmallar går ut på att organisera dokumentmallarna så att du kan kommunicera enhetligt och konsekvent. Mallarna skapas och sparas i ett centralt system. Alla i organisationen hämtar dokumentmallar från ett och samma system och har alltid tillgång till den senaste versionen av mallen. En bra mallhantering är grunden för optimala dokument.
Versionshantering - inga misstag!
Att hålla mallarna organiserade låter ju bra men vem säger att kollegorna inte börjar gå in och peta och ändra i mallarna? Jo det säger vi! Ett system för mallhantering är designat så att mallarna bara kan ändras av auktoriserade personer; de användare som är ansvariga för mallhanteringen. Endast de personer som har behörighet kan ändra t ex mallarnas layout och standardtexter. Andra användare kan anpassa innehållet i standarddokument utifrån mallen men det går inte av misstag att ändra i själva mallen. Företagets profil och standardtexter förblir konsekvent.
Hitta dina mallar lättare
Att hantera dokumentmallarna centralt är smart både för små och stora organisationer. Mindre verksamheter kanske inte har så många människor, men det hindrar inte att det uppstår förvirring. Ett system för mallhantering gör det betydligt lättare att hitta mallarna. Du slipper att scrolla igenom massor med mappar i jakten på rätt mall, istället kan du spara massor med tid som kan läggas på nyttigare och roligare saker. Multiplicera den sparade tiden med alla anställda som finns i en stor organisation och det går att spara massor med tid och pengar.
Oroa dig inte för hur dokumenten skapas
I de moderna systemen för mallhantering (som SmartDocuments) kan du enkelt skapa aktuella mallar som går att använda många år framåt, men det är lika enkelt att skapa dynamiska mallar som kan förnyas varje vecka.
Ett bra system för mallhantering är nödvändigt om du vill ha koll på dokumentmallarnas layout på ett optimalt sätt. Och om systemet dessutom sparar tid och minskar frustration på kuppen, skulle du då tacka nej till det? Inte vi heller.