Een flexibele en dynamische oplossing voor wervende offertes

GREEFA is marktleider in sorteertechnologie. De sorteer- en verpakinstallaties die het bedrijf produceert zijn complex en beschikken over veel opties. Een intensief productieproces dat het bijbehorende offertetraject flink compliceert. GREEFA ging op zoek naar een nieuwe oplossing voor hun offertetraject, met als wens een dynamische tool met veel grafische mogelijkheden.

In 1940 begonnen als wagenmakerij, maar inmiddels uitgegroeid tot één van de grootste fabrikanten van hightech sorteer- en verpakkingsmachines. Vanuit het hoofdkantoor in Tricht innoveert en produceert GREEFA sorteer- en verpakkingsoplossingen voor fruit en groente voor klanten wereldwijd. Alles gebeurt hierbij ‘in huis’: van machineontwerp tot het schrijven van de software.

Maatwerkoffertes

Hoe complex een offertetraject kan zijn weet Chris Nieuwenhuize, sales engineer bij GREEFA, als geen ander. De vele mogelijkheden die GREEFA biedt in combinatie met de specifieke wensen van de klant leiden vaak tot zeer uitgebreide offertes. Chris: “Op de afdeling Sales Engineering bepalen we de lay-out van sorteer- en verpakkingsmachines. Hierbij heb je onder meer te maken met de grootte van de ruimte bij de klant. Het is dus bijna altijd maatwerk.” Na het maken van de 3D-lay-out en het bepalen van de projectprijzen, kan een offerte worden opgemaakt. Chris: “In deze commerciële offerte wordt de aangeboden oplossing gepresenteerd, aangevuld met projectspecifieke informatie en de leverings- en betalingsvoorwaarden. Zaken die via XML vanuit het CRM-gedeelte van ons ERP-systeem worden geïmporteerd.”

Zoektocht naar een dynamische oplossing

Voor het laatste onderdeel van het offertetraject, het opstellen van de offerte, werkte Sales Engineering met een tekstconfigurator. Toen deze moest worden vervangen, werd gekeken naar een beter alternatief. Chris: “Bij de oude tekstconfigurator moesten we met een programmeur werken. Dat was voor ons een zwakte van dat systeem. Ook was de programmeertaal inmiddels niet meer zo gangbaar.” De zoektocht naar een nieuwe leverancier voelde als een logisch stap: “De opmaak en de stijl van je offertes moet je af en toe updaten. Het moeten mooie wervende offertes zijn die passen bij je product. Het verhaal moet kloppen”, aldus Chris. Met zijn afdeling zochten ze naar een oplossing die aan de hand van bestaande gegevens mooie documenten kon creëren. Een zoektocht die hen leidde naar SmartDocuments. Chris: “We hebben uiteindelijk voor SmartDocuments gekozen omdat dat geen zware configurator is. Daarnaast is de software heel flexibel als het gaat om opmaak.” Het waren vooral de uitgebreide grafische mogelijkheden, zo benadrukt Chris, die ze misten bij de oude tekstconfigurator. “We waren niet op zoek naar een statische oplossing. Onze business is constant in beweging. We hebben dan ook snel behoefte aan bijvoorbeeld nieuwe tekstblokken of een nieuwe stijl. Met SmartDocuments kunnen we dit zelf doen”, vertelt hij. “Daarnaast maken wij onze offertes in zes talen. Iets wat het nieuwe pakket ook aan moest kunnen”, voegt hij daaraan toe.

Een andere reden om te kiezen voor SmartDocuments was de mogelijkheid om vastgelegde gegevens te kunnen gebruiken. De gebruiker ziet dus alleen nog vragen over onderwerpen waar nog informatie voor nodig is. Iets wat in de oude situatie tot de mogelijkheden behoorde en bij een nieuwe leverancier ook mogelijk moest zijn.

“De opmaak en de stijl van je offertes moet je af en toe updaten. Het moeten mooie wervende offertes zijn die passen bij je product. Het verhaal moet kloppen.”

Peren die van de loopband afkomen van een sorteermachine in de fabriek van Greefa.

De SmartDocuments-software maximaal benut

De offerte-opties van GREEFA gaan richting de maximale mogelijkheden van de SmartDocuments-software en het implementatieproces was daardoor een flinke uitdaging. Met name aan de kant van SmartDocuments. Chris: “We hebben ons datamodel opgestuurd en het was aan SmartDocuments om dit te vertalen in hun programmatuur. Vele tests volgden. Ondertussen moest aan onze kant de query gebouwd worden die nodig was om de benodigde informatie uit onze database te halen als input voor SmartDocuments.” Het implementatietraject had wat voeten in de aarde, maar ‘het product is er dan ook naar’, aldus Chris. “Implementatieprocessen komen er extra bij en zijn daardoor altijd hectisch en intensief. Maar de software functioneert zoals we willen”, zo benadrukt hij. Inmiddels werkt GREEFA met een flink uitgebouwde versie van SmartDocuments.

Problemen na systeemupdate

Chris: “De complexiteit van het hele verhaal bleek toch wel groot, maar was te verwachten. In de basis hebben we bij de implementatie geen grote hobbels ervaren. In ieder geval niets wat je niet had kunnen verwachten.” Waar ze dan wel tegenaan liepen? “Heel veel kleine dingetjes”, zo vertelt Chris. “Keuzes als ‘hoe bouw je het sjabloon op?’. Typische zaken die bij zo’n traject horen. We hebben uiteindelijk een mooie flexibele oplossing.”

Een grotere hobbel deed zich voor ná de initiële implementatie. Toen het ERP-systeem van GREEFA recent een update kreeg, bleek (vlak voor de livegang) dat de output van het CRM-systeem was aangepast. Hierdoor werden de tabelwaarden niet meer in het Nederlands, maar alleen nog in het Engels aangeleverd. Deze tabelwaarden worden gebruikt om de verschillende vragen in SmartDocuments aan te sturen. Door de taalwijziging staat er nu andere informatie in de XML dan initieel in de sjablonen was ingebouwd. Dit geeft dan ook problemen. Een probleem dat nu tijdelijk wordt opgelost door de Nederlandse waarden handmatig op de plaats van de Engelse waarden te zetten. Maar echt toekomstbestendig is het niet. Chris: “We willen het model uiteindelijk taalonafhankelijk maken. We hebben de keuze dit zelf te doen. Maar het is goed mogelijk dat die vraag bij SmartDocuments komt te liggen. Het zodanig aanpassen van het model kun je beter overlaten aan mensen die er dagelijks mee werken.”

“Fijn dat we niet voor elke wijziging bij de helpdesk aan de bel moeten trekken.”

Sjabloonbouw uitbesteed

Zelf aan de slag met de benodigde documentsjablonen of uitbesteden aan SmartDocuments? Iets waar ze bij GREEFA maar kort over twijfelden. Chris: “We zijn geen typische klant voor SmartDocuments. Bij het configureren van onze offertes heeft alles invloed op alles. Er zijn veel uitzonderingen. En daar zijn ook weer uitzonderingen op.” Door de complexiteit van het offerteproces besloot GREEFA de sjabloonbouw bij SmartDocuments te laten. Iets wat ook voor de ervaren sjabloonbouwers van SmartDocuments niet eenvoudig bleek, maar wel gerealiseerd kon worden. “We zijn blij dat we het hebben uitbesteed. Met dit sjabloon kunnen we uit de voeten”, zo zegt Chris. Met het opgeleverde sjabloon kan GREEFA zelf eenvoudig aan de slag en zijn aanpassingen zo gedaan. Een groot voordeel wat Chris betreft: “Fijn dat we niet voor elke wijziging bij de helpdesk aan de bel moeten trekken.”

Meer mogelijkheden en grotere beheersbaarheid

Voor GREEFA zit de winst van het werken met SmartDocuments voornamelijk in de grafische mogelijkheden die de software biedt. Een mooie slag op het gebied van professionalisering vindt Chris: “We hebben gekopieerd wat we hadden, maar bij SmartDocuments zijn de mogelijkheden en beheersbaarheid groter. We zijn flexibeler geworden en kunnen uitbouwen qua lay-out en grafische mogelijkheden.”

“Je hoeft niet te kunnen programmeren om te werken met de software, nog een voordeel”, vult Chris aan. “Het is niet super makkelijk, maar met behulp van de cursus die ze ons gegeven hebben en de bijbehorende handleidingen kunnen we het documentsjabloon zelf aanpassen. We hebben geen programmeur meer nodig voor kleine aanpassingen. Dat is winst.”

“SmartDocuments komt kleinschalig over. Dat is prettig.”

SmartDocuments als vraagbaak

Voor het taalonafhankelijk maken van het sjabloon zal GREEFA in de nabije toekomst naar alle verwachting aankloppen bij SmartDocuments. Daarnaast ziet Chris voor SmartDocuments een adviserende rol: “We hebben tot nu toe heel prettig samengewerkt. Ze blijven dan ook een vraagbaak voor ons. SmartDocuments komt kleinschalig over. Dat is prettig. De lijnen zijn kort.”

Nu het sjabloon voor de offertes staat is het niet ondenkbaar dat de software op een later moment ook zal worden ingezet voor de opdrachtbevestigingen die GREEFA aan haar klanten stuurt. Chris: “SmartDocuments is goed in modelmatig creëren van klantgerichte, aantrekkelijke documenten. Wanneer je de juiste gegevens aanlevert, gaat het altijd goed!”