Dank der Versionsverwaltung von SmartDocuments haben Sie immer ein Back-up Ihrer Dokumentvorlage parat

Vorlagen erstellen: eine Arbeit für alle, die nach Herausforderungen suchen. Vorlagen erstellt, überarbeitet und ändert man nicht mal eben so nebenbei. Das wissen Sie als Vorlagenersteller wie kein anderer. Und daher möchten Sie Ihre Vorlagen testen können. Denn wenn eine Änderung an einer bestehenden Vorlage niemandem gefällt? Dann möchten Sie schnellstmöglich zur alten Version zurückkehren. Mit der Versionsverwaltung von SmartDocuments ist das überhaupt kein Problem.

Praktikant Paul wird Sie die nächsten Monate bei der Erstellung und Änderung von Vorlagen unterstützen. Ihre Abteilung ist der Ort, „where the magic happens“! Ja gut, sagen wir, zumindest der Ort, an dem die genialsten Vorlagen erstellt werden. Daher ist Paul auch total enthusiastisch und Sie froh über das zusätzliche Paar (Ersteller-)Hände. Bis sich herausstellt, dass Paul zwar über sehr viel Enthusiasmus verfügt, jedoch sehr wenig von der Vorlagenerstellung versteht. Da kommt die Versionsverwaltung von SmartDocuments ins Spiel…

Versionsverwaltung: Wie funktioniert sie?

Mit SmartDocuments können Sie verschiedene Versionen von SmartDocuments-Vorlagen ganz einfach speichern und wiederherstellen. Dank der Versionsverwaltung von SmartControl werden alle Versionen Ihrer Vorlage gespeichert, einschließlich der Anmerkungen zu vorgenommenen Änderungen. Das bedeutet, dass Sie auf alte Versionen zurückgreifen und diese ganz einfach wieder verwenden können. Das ist sehr praktisch, wenn Sie mit mehreren an einer Vorlage arbeiten und nachverfolgen möchten, wer welche Änderung vornimmt. Und natürlich ungemein hilfreich, wenn Praktikant Paul an einer Ihrer wichtigsten Vorlagen ein paar kreative Anpassungen vornimmt.

De voordelen van versiebeheer

  • Änderungen rückgängig machen: Sie haben an einer bestehenden Vorlage einige nützliche Änderungen vorgenommen, an die sich jedoch niemand gewöhnen kann? Dann möchten Sie wahrscheinlich zur alten Situation zurückkehren. Kein Problem! Mit wenigen Klicks setzen Sie die Vorlage auf eine frühere Version zurück. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Kollegen wieder ihre altvertraute Vorlage vor der Nase haben.                                          
  • Vorlagen einchecken & testen: Machen Sie die Probe! Manchmal ist Ausprobieren die einzige Möglichkeit, mit der man herausfinden kann, ob etwas funktioniert. Sind Sie mit der neuen Dokumentvorlage zufrieden? Sie sind froh übe eine Änderung? Dann können Sie die Vorlage einchecken. Das Dokument ist jetzt noch nicht für jeden sichtbar. Durch das „Einchecken“ übernehmen Sie die Änderungen an der Vorlage: Sie speichern die neue Version, ohne dass diese bereits für die Benutzer sichtbar ist. Ein sicherer Zwischenschritt sozusagen. Eine Dokumentvorlage ist für den Benutzer erst dann sichtbar und nutzbar, wenn sie veröffentlicht ist. Solange dies nicht der Fall ist, kann niemand dran. Sie haben Zeit, die neue oder geänderte Vorlage in Ruhe zu testen. Funktioniert alles korrekt? Gefällt Ihnen das neue Design? Wenn Sie Zweifel haben, können Sie auch einem Ihrer Vorlagenerstellungskollegen eine Aufgabe zuweisen und ihn bitten, sich auch die Vorlage einmal anzusehen. Ein frischer Blick ist immer gut! (Die Testmöglichkeit ist übrigens auch eine tolle Sache, wenn es darum geht, den von Paul angerichteten Schaden einzudämmen.)                                                                                                                                   
  • Vorlagenersteller ausbilden: Wo wir gerade schon von Praktikant Paul gesprochen haben… Dank der Versionsverwaltung können Sie neue Kollegen (oder eigenwillige Praktikanten) entspannt einarbeiten, ohne dass diese Ihren sorgfältig gestalteten Vorlagen an nur einem Nachmittag das digitale Genick brechen. So schwitzen Sie nicht mehr Blut und Wasser, wenn Ihr überenthusiastischer Praktikant mehr Potenzial gesehen hat als Sie und alles ungefragt komplett über den Haufen geworfen hat. Alles kein Problem für Sie, denn Sie haben die frühere Version ganz schnell wieder hervorgezaubert.

Der Übeltäter ist im Nu gefunden

Mithilfe der Versionsverwaltung können Sie Änderungen nicht nur wieder rückgängig machen. Sie können auch sehen, wer die Änderung an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit vorgenommen hat. Das ist besonders in größeren Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter dazu berechtigt sind, Änderungen vorzunehmen, ein Mehrwert. Dies gilt nicht nur für die Vorlage selbst, sondern auch für die Kopf- und Fußtexte sowie Bausteine in einer Dokumentvorlage. So wissen Sie gleich, wen Sie auf eine fehlerhafte Änderung ansprechen müssen, um zu vermeiden, dass dies wieder passiert.

Image

Einer neuen Version eine Notiz hinzufügen

Sie können eine neue Vorlagenversion mit einem Kommentar versehen. Darin können Sie vermerken, was Sie geändert haben und warum Sie etwas geändert haben. Sie möchten, dass dies jeder standardmäßig macht? Dann stellen Sie (als Vorlagenerstellungschef) ein, dass die Eingabe eines Kommentars obligatorisch ist. So einfach ist das. Ein bisschen Verantwortung hat noch niemandem geschadet. Wir haben schließlich nichts zu verbergen, oder?

Image

Vorsichtsmaßnahmen bei der Vorlagenerstellung

Sicher ist sicher. Und das sagen wir nicht einfach nur so. Es ist eine tolle Sache, dass man jederzeit wieder zu einer älteren Version einer Vorlage zurückkehren kann, bedeutet aber nicht, dass jeder nach Herzenslust im SmartEditor herumpfuschen kann, oder? Als Endverantwortlicher können Sie selbst festlegen, wer welche Berechtigungen für welche Vorlage erhält. Durch die Zuweisung von Berechtigungen vermeiden Sie beispielsweise, dass Paul seine unangebrachten GIFs auch noch aus Spaß in Vorlagen auf Geschäftsführungsebene einfügt.

Sie sehen: Versionsverwaltung macht das Leben jedes Vorlagenerstellers ein bisschen weniger stressig. Das hört sich gut an? Dann fordern Sie eine Demo an. Bis ganz bald!