Duplo für Erwachsene: die Bausteine von SmartDocuments

Die Bausteine von SmartDocuments

Neues Jahr, frisches Corporate Design! Neue Corporate-Farben, eine hippe Schriftart und ein etwas moderneres Logo. Das klingt großartig. Und wer darf diese Anpassungen bei Hunderten von Dokumentvorlagen im Unternehmen durchführen? Der Vorlagenersteller. Dem steht schon fast der Schweiß auf der Stirn. (Oh, der Vorlagenersteller sind Sie? Dann viel Erfolg. Den werden Sie brauchen.)

Ein neues Corporate Design zu entwickeln, ist eine tolle Herausforderung, bedeutet aber auch jede Menge Arbeit. Das Corporate Design ist auf vielfältige Weise mit den diversen Ausdrucksformen eines Unternehmens verknüpft. Die Corporate-Design-Elemente finden sich in der gesamten Außenkommunikation wieder: Standardtexte in einer bestimmten Schriftart, Farben von Überschriften, das Unternehmenslogo, ein Text, der mit einer spezifischen Webseite verlinkt ist usw. All diese Elemente müssen in den Dokumentvorlagen angepasst werden, die für die Außenkommunikation genutzt werden.

Dokumentvorlage ändern

Eine Dokumentvorlage macht das Erstellen von Standarddokumenten ein Stück einfacher. Doch ändert sich das Corporate Design, muss es auch in diesen Vorlagen angepasst werden. Eine kleine Änderung, die viel Zeit kosten kann. Wenn es hierbei um ein Dutzend Vorlagen geht, lässt sich das prima manuell erledigen. Aber was, wenn es mehrere Dutzend oder sogar Hunderte von Vorlagen gibt? Dann haben Sie wirklich eine ganze Menge zu tun. Eine zeitraubende und vor allem auch monotone Aufgabe. Und wenn ein Standardtext für die Außenkommunikation jedes Jahr angepasst werden soll? Dann müssen Sie jedes Jahr alle Vorlagen erneut durchgehen. Besser Sie als wir …

Mit Bausteinen in Dokumentvorlagen arbeiten

Tagelang mit Duplo spielen. Können Sie sich noch daran erinnern? Das waren noch Zeiten! Diese bunten Bausteine waren die besten Freunde vieler Kinder. Ganz leicht ließen sich damit in kurzer Zeit die tollsten Dinge bauen. Auch wenn die Zeiten, in denen wir den ganzen Tag mit Duplo spielten, längst vorbei sind, können Bausteine auch das Erwachsenenleben ein bisschen schöner machen. Die Bausteine von SmartDocuments machen jedenfalls so manchem Vorlagenersteller das Leben etwas leichter.

Was ist ein Baustein? Ohne Zweifel der beste Freund aller Vorlagenersteller! Ein Baustein ist ein Standardelement, das Sie in mehreren Dokumentvorlagen verwenden können. Ein paar Beispiele für Standardelemente: eine (Standard-)Klausel, eine Unterschrift, ein Logo und ein Standardtext. Das alles sind häufig verwendete Elemente, die Sie nicht jedes Mal erneut eingeben oder einfügen möchten. Ein Standardelement (Baustein) wird ein einziges Mal erstellt und anschließend in alle relevanten Dokumentvorlagen eingefügt.

Was kann ich mit Bausteinen machen?

Verwandeln Sie häufig verwendete Elemente in Bausteine, können Sie effizienter arbeiten. Ein solches Element kann zum Beispiel ein Standardtext sein, der allen Dokumenten hinzugefügt wird. Wird dieser Text als Baustein gespeichert, brauchen Sie einer neuen Dokumentvorlage nur diesen Baustein hinzuzufügen. Das generierte Dokument wird dann automatisch mit diesem Text versehen. Und wenn sich der Standardtext ändert? Dann braucht nur der Baustein angepasst zu werden. Jede Dokumentvorlage mit diesem Baustein wird dann automatisch mit dem geänderten Text versehen, ohne dass etwas an der Vorlage geändert werden muss. Das Gleiche gilt für das Unternehmenslogo. Ändert sich das Logo, braucht nur der Baustein mit dem Logo angepasst zu werden. Jede Dokumentvorlage, in der dieser Baustein verwendet wird (das sind vermutlich alle), enthält nun das neue Logo. So kann jedes Dokument ganz einfach mit dem neuen Logo verschickt werden. Bausteine sorgen also dafür, dass feste Elemente einer Vorlage hinzugefügt und Anpassungen schnell in allen Dokumentvorlagen vorgenommen werden können.

Die Vorteile bei der Arbeit mit Bausteinen

Auch wenn es banal klingt: Durch die Arbeit mit Bausteinen sparen Sie eine Menge Zeit. In einem einzigen Schritt können Sie Hunderte von Dokumentvorlagen gleichzeitig anpassen. Effizienter geht es nicht. Natürlich eignen sich Bausteine auch perfekt für die Erstellung neuer Dokumentvorlagen. Durch die Verwendung fester Elemente ist Ihr Grundgerüst im Handumdrehen fertig. Unzählige Male denselben Text tippen und immer wieder das Unternehmenslogo einfügen – das ist jetzt Geschichte. Dadurch wird der Prozess der Dokumentenerstellung wesentlich weniger fehleranfällig.

Vorlagenverwaltung war noch nie so einfach!