„Die Lösung lässt komplexe Gestaltungen zu, ist aber gleichzeitig einfach zu bedienen.“

Für Frieder Schelle, Team Leader Legal Consultants von Trusted Shops, hat der Einsatz von SmartDocuments entscheidend dazu beigetragen, den steigenden Anforderungen in der Beratung von Online-Händlern gerecht zu werden. Die einheitliche und effiziente Erstellung von Dokumenten ist insbesondere für eine verbindliche Rechtsberatung wesentlich.

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Gewachsene Ansprüche

Trusted Shops ist ein vor über 20 Jahren in Köln gegründetes Unternehmen, das Online-Shops und deren Kunden Leistungen in Form eines Gütesiegels, eines Käuferschutz-Verfahrens und eines Systems von Kundenbewertungen anbietet. Im Jahr 2014 wurde die umfassende Beratung um die sogenannten „Legal Services“ erweitert, um Online-Händlern unter anderem auch Schutz vor juristischen Angriffen bieten zu können.

Lösung für komplexe Sachverhalte

Zunächst wurden die „Legal Services“ gemeinsam mit Kanzleien als Rechtsberatung angeboten. Juristische Sachverhalte mussten dabei jeweils einzeln geprüft werden und schnell stieß man an die Grenzen des Machbaren - und auch der wirtschaftlichen Effektivität. Zumal wiederkehrende Vorgänge auch bei komplexen Aufgabenstellungen immer mehr nach standardisierten und einfacheren Lösungen verlangten.

Auf der Suche nach einem dafür passenden Tool kam man 2015 erstmals mit SmartDocuments in Kontakt. Frieder Schelle war schnell klar, hiermit den richtigen Anbieter gefunden zu haben, mit dem Textbausteine zu rechtlich komplizierten Sachverhalten so programmiert werden konnten, dass sie in der Beratung den Online Schutz rechtssicher machen, um sich zum Beispiel gegen Abmahn-Vereine erfolgreich zur Wehr zu setzen.

Trusted Shops fühlte sich, wie Schelle betont, „von Anfang an gut an die Hand genommen“, denn die komplexen Anforderungen wurden von SmartDocuments sehr schnell verstanden und in einfache Lösungen überführt.

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Effiziente Arbeitsprozesse

Was ihn besonders beeindruckt hat: Schon nach zwei intensiven Tagen, in denen die Mitarbeiter von Trusted Shops in die Grundlagen durch Experten der SmartDocuments eingearbeitet worden waren, konnte es losgehen. „Die Schulung war top.“, betont Schelle und erklärt weiter: „Wir haben sehr schnell gelernt, wie einfach und logisch die Bedienbarkeit strukturiert ist. In unserer täglichen Arbeit konnte der Aufwand für die Erstellung einiger regelmäßig benötigter Dokumente um mehr als die Hälfte reduziert werden. Das bewahrt unsere Mitarbeiter vor mühsamen repetitiven Aufgaben und spart Kosten. Zudem führt der Einsatz von SmartDocuments automatisch zu einem gemeinsamen Standard, welcher ständig verbessert wird. Alle Mitarbeiter, die mit SmartDocuments arbeiten, können zentral Hinweise auf Verbesserungspotenziale der Dokumente geben und nehmen damit gemeinsam Einfluss auf die Verbesserung der Dokumente. Auf dieser Basis können wir jederzeit sichere Expertisen abgeben und unseren Kunden erfolgreich helfen.“

Kontinuierlicher Support

Dass Trusted Shops mithilfe der Lösungen von SmartDocuments den eigenen Kunden eine rechtsverbindliche Expertise anbieten kann, war ein großer Schritt in der Erweiterung der Beratungsleis tungen. Aber nicht der letzte. Denn die Betreuung von SmartDocuments geht weit über die einmalige Implementierung und Schulung der Software sowie die technische Unterstützung hinaus.

Auch inhaltlich wird kontinuierlich gemeinsam überlegt, was an zusätzlichen Lösungen für sich stetig ändernde und breiter werdende Branchenanforde-rungen in einem prosperierenden Markt geschaffen werden müssen, um auch zukünftig den Ansprüchen gerecht zu werden.

„2019 haben wir ein sehr langes Gespräch mit dem Support gehabt“, so berichtet Schelle, „in dem wir unsererseits Lösungsüberlegungen zu weiteren Fragestellungen formuliert haben. Es war toll zu sehen, wie intensiv die Ansprechpartner von SmartDocuments direkt darauf eingegangen sind und uns schon nach kurzer Zeit Vorschläge für die Erweiterung der Services machen konnten. So stellt man sich eine gute und zielführende Beziehung zu Dienstleistern tatsächlich vor.“

„Der regelmäßige Austausch ermöglicht auch in Zukunft perfekte Beratungsleistungen.“

Was Trusted Shops betont, ist für SmartDocuments eine Selbstverständlichkeit in der Betreuung von Kunden. Die vertrauensvolle und enge Zusammenarbeit wird tatsächlich gelebt - und beide Seiten profitieren davon. Märkte wachsen, Ansprüche verändern sich und die daraus resultierenden Anforderungen müssen sowohl technisch als auch inhaltlich beantwortet werden.

Nur so werden aus Kundenbeziehungen echte Partnerschaften.

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