Welche Vorteile bietet die Dokumentenerstellung?

Das Erstellen von Dokumenten ist in großen Unternehmen und Behörden fast schon Fließbandarbeit. Deshalb sollte man auch denken, dass für die Erstellung all dieser Dokumente standardmäßig ein praktisches Softwarepaket verwendet wird. Das ist jedoch mitnichten so. Viele Unternehmen ändern jedes einzelne Element in ihren Dokumenten immer noch manuell. Aber ist dieses Verfahren nicht fehleranfällig? Ja, sicher. Geht das auch anders? Natürlich.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Informationsmanager in einer Stadtverwaltung und für alle ausgehenden Dokumente verantwortlich. Das ist eine ganze Menge. Neben viel Kontrollarbeit ist damit auch ein hohes Maß an Verantwortung verbunden. Und selbstverständlich erstellen Sie diese Dokumente nicht alle selbst. Dafür brauchen Sie Kollegen.

Warum brauche ich ein System für Dokumentenerstellung?

Derzeit verwenden Sie wahrscheinlich bereits gespeicherte Dokumente, die Sie sorgfältig manuell ändern. Doch aufgepasst: Jeder Kollege arbeitet anders. Vielleicht achten Sie noch darauf, dass das von Ihnen gewählte Dokument im richtigen Corporate Design erstellt wurde. Aber hat Ihr Kollege das auch getan? Und was ist mit der einen Adressänderung im vergangenen Jahr? Haben Sie darauf geachtet, dass das von Ihnen gewählte Dokument schon die neue Adresse enthält?

Sie merken: Fehler passieren schneller, als Sie denken. Aber abgesehen davon, dass manuelle Änderungen fehleranfällig sind, kosten sie auch einfach viel Zeit. Kontinuierlich alles manuell anpassen zu müssen ist außerdem noch äußerst demotivierend. Denn, Sie kennen das, zu viel Wiederholung macht die Arbeit langweilig.

Hier kann ein Dokumentenerstellungssystem die Lösung sein. Es trägt zu einer absolut effizienten Erstellung von Dokumenten bei, indem es (langweilige) monotone Aufgaben überflüssig macht. Sie erstellen Ihre Dokumente in einem Dokumentengenerator, in dem die am häufigsten vorkommenden Elemente schon vorbereitet sind. Nur ein paar Tastendrücke und schon ist das Dokument fertig!

Software für Dokumentenerstellung: machen Sie es sich einfach

Wenn Sie die Dokumentenerstellung automatisieren, ist das in jeder Hinsicht ein Gewinn für Sie. Pro Dokumentenart brauchen Sie nämlich nur einmal eine Dokumentenvorlage zu erstellen. Diese kann im eigenen Corporate Design gestaltet werden und auch Standardtextblöcke können eingefügt werden. Anschließend wird die Vorlage mit XML ganz einfach mit der bestehenden Datenbank verknüpft. Verfügbare Daten können nun automatisch in das Dokument eingefügt werden.

Damit ist die Basis Ihres Dokuments gelegt und der Inhalt garantiert korrekt. Ab sofort brauchen Sie und Ihre Kollegen also nur noch die Variablen einzufügen. Also all jene Daten, die nicht aus der Datenbank generiert werden können.

Gut zu wissen: Standardtextblöcke können auch einfach in anderen Dokumentvorlagen wiederverwendet werden.

Dokumentenerstellung können Sie lernen

Vielleicht klingt das alles noch sehr kompliziert für Sie. Die Erstellung und Verwaltung von Dokumentvorlagen sind nicht für jeden eine alltägliche Aufgabe. Aber wir versprechen Ihnen, sie ist einfacher, als Sie denken. Und viele Anbieter arbeiten Sie in die Software ein. Bei SmartDocuments gehört die Einarbeitung jedenfalls zum Standardservice. Für die Erstellung von Vorlagen und das Arbeiten mit unserem Dokumentengenerator brauchen Sie keinerlei Programmierkenntnisse. Zusätzliche Word-Kenntnisse sind zwar von Vorteil, aber absolut keine Voraussetzung (zumindest nicht für unsere Software). Die Software für Dokumentenerstellung ist „idiotensicher“, wie wir so schön sagen. (Nicht dass wir Sie als „Idiot“ bezeichnen, bitte verstehen Sie uns nicht falsch.)

Vereinfachung ganz einfach gemacht

Es ist ganz einfach: Das Arbeiten mit einem Dokumentenerstellungssystem vereinfacht Ihnen das Leben. Die Einhaltung des Corporate Design war noch nie so entspannt, und auch die Erstellung dynamischer und interaktiver Dokumente erledigt sich fast von selbst. Mit etwas Mühe kann selbst der Geschäftsführer (auch bekannt als der Computeranalphabet des Unternehmens) mit so einem System zurechtkommen.

Und wie sieht es mit der DSGVO aus? Wenn viele Systeme miteinander verknüpft und Informationen ausgetauscht werden, muss das doch schiefgehen. Entspannen Sie sich! Daran haben wir natürlich auch gedacht! Selbstverständlich wurden verschiedene Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass unser Dokumentenerstellungssystem den Anforderungen der DSGVO entspricht.

Immer und überall Dokumente erstellen

Bietet die Software für Dokumentenerstellung noch weitere Vorteile? Ja, durchaus. Sie ermöglicht zum Beispiel einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die Software: Über eine App können Sie Dokumente im Corporate Design auf Ihrem Mobiltelefon oder Tablet erstellen – unterwegs oder direkt nach dem Geschäftsmeeting.

Vorteile über Vorteile

Wie Sie sehen, bringt das Arbeiten mit der richtigen Software zahlreiche Vorteile mit sich. Es spart Ihnen und dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, eine Menge Zeit. Und Zeit ist schließlich Geld. Daher sind die Kosteneinsparungen ebenfalls beträchtlich. Und auch Frustrationen bleiben Ihnen erspart, denn endlose Copy- und Paste-Arbeiten gehören nun der Vergangenheit an.

Weniger Frust und weniger (langweilige) Arbeit. Das kommt dem Arbeitsklima zugute, und davon profitiert wiederum Ihr Kunde.

„Nicht der Kunde ist König – die Mitarbeiter sind König. Wenn Sie sich um Ihre Mitarbeiter kümmern, kümmern diese sich um die Kunden.“ – Richard Branson

Übrigens: Auch die junge Generation wird es Ihnen danken. Denn dank der digitalen Unterschrift werden sehr viel weniger Dokumente ausgedruckt. Ihr Unternehmen wird also gleichzeitig auch nachhaltiger!

SmartDocuments und Dokumentenerstellung

SmartDocuments hat eine Leidenschaft für Dokumentenerstellung. Genauer noch: eine Leidenschaft für die Vereinfachung der Dokumentenerstellung dank der Entwicklung von Systemen, die von jedem genutzt werden können. Weil sie nicht komplizierter als nötig sind. Mit der Software von SmartDocuments wird Dokumentenerstellung einfacher (wenn auch vielleicht nicht immer schöner), professioneller und effizienter.

Dabei liegt uns aber auch der Schutz Ihrer Daten sehr am Herzen. Wir können Ihnen garantieren, dass wir unter keinen Umständen auf Ihre Daten zugreifen können. Auch unser System erfüllt alle Anforderungen der geltenden Datenschutzgrundverordnung. Das ist für uns eine Selbstverständlichkeit.

 

Möchten Sie erfahren, wie unsere Software den Prozess der Dokumentenerstellung auch in Ihrem Unternehmen auf ein höheres Niveau bringen kann? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir kommen gern für eine Produktvorführung bei Ihnen vorbei. Lassen Sie sich überzeugen!

 

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