Ett centralt dokumentgenereringsverktyg för Sveriges 21 länsstyrelser
Sveriges 21 länsstyrelser samarbetar på nationell nivå för att arbeta mer effektivt. Ett sätt för organisationen att göra detta är att använda mallsystemet SmartDocuments för dokumentgenerering och hantering av smarta Wordmallar. Elisabeth Mustonen är mallutvecklare på Länsstyrelserna och delar med sig av sin erfarenhet av att arbeta med SmartDocuments.
Länsstyrelserna är samlingsnamnet på de 21 länsstyrelserna i Sverige och har sammanlagt närmare 8 000 anställda. Varje länsstyrelse är en autonom myndighet, men i uppdrag att arbeta mer effektivt samarbetar alla länsstyrelser numera i en rikstäckande IT-organisation. Myndigheterna servar både civila, företag och andra organisationer och skickar ut enorma mängder dokument såsom rapporter, beslut och förfrågningar om ansökningsdetaljer. Mängden dokument som Länsstyrelserna genererar och behovet av att arbeta mer effektivt och enhetligt fick dem att införskaffa mallsystemet SmartDocuments.
"På ett år har vår mest använda mall genererat över 52 000 dokument."
Centraliserad IT-infrastruktur
”Tidigare hade varje länsstyrelse eget ansvar för att skapa dokument och mallar, vilket innebar att alla hade sin egen lösning; vissa kanske använde vanliga Word mallar, några hade ett mallverktyg eller de kanske helt enkelt återanvände gamla dokument. Det var olika för varje länsstyrelse.”, säger Elisabeth. ”Utgångspunkten som så småningom ledde till införandet av SmartDocuments var bildandet av en central IT-avdelning för alla länsstyrelser. När IT-strukturen väl var centraliserad var det vettigt att leta efter ett centralt mallverktyg för alla länsstyrelser. Alla länsstyrelser har trots allt i stort samma verksamheter och bör uttrycka sig på ett enhetligt sätt.”Samma Wordmallar används för alla länsstyrelser
Mallsystemet SmartDocuments introducerades i organisationen 2011. Elisabeth arbetade först med programvaran som slutanvändare och blev 2015 mallutvecklare. ”Nuförtiden är vi ett team på fyra personer som på deltid hanterar dokumentmallar för hela organisationen. Jag arbetar 50% av min tid som mallutvecklare i SmartDocuments. Övriga 50% jobbar jag som länsveterinär. De andra tre mallutvecklarna spenderar 25% av sin tid var på SmartDocuments. Så totalt är vi 1,25 mallutvecklare som stödjer 8 000 personer med 350 mallar. Vi skapar nya mallar och vi ändrar befintliga, till exempel när lagtexter behöver uppdateras.”
”Det är väldigt praktiskt att kunna använda samma mallar för alla länsstyrelser”, säger hon. "Vi har cirka 350 mallar för hela organisationen. Vissa av dessa mallar används väldigt ofta. På ett år har vår mest använda mall genererat över 52 000 dokument. Det är en enorm mängd och det finns många som denna som används ofta.”
"Det finns ingen risk att användaren glömmer att ändra ett namn eller ett datum."
Ett omfattande mallverktyg
”När jag började arbeta med att skapa mallar förändrades min uppfattning om SmartDocuments. Produkten är mycket mer avancerad än jag först trodde! Det finns så mycket man kan göra med den”, säger Elisabeth. SmartDocuments är integrerad med tre av de ärendehanteringssystem som Länsstyrelserna använder idag. ”Integrationerna med våra ärendehanteringssystem är väldigt bra, man kan lita på att informationen hämtas korrekt. Efterlevnad är av stor betydelse för vår organisation. Med SmartDocuments finns det ingen risk att användaren glömmer att ändra ett namn eller ett datum, som är ett problem när man återanvänder ett gammalt dokument. Det faktum att vi kan säkerställa att våra dokument är korrekta är verkligen den största fördelen med SmartDocuments.”
Utveckling & samarbetet
"Vi utvecklas fortfarande inom vissa områden och ser till att alla ser fördelen med att arbeta med programvaran", säger Elisabeth. "För ett år sedan migrerade vi till webbversionen av SmartDocuments. Den nya förhandsgranskningsfunktionen var ett enormt lyft. Den gör det snabbt och enkelt att testa mallen man arbetar med. En förbättring är också att vi kan se vilket län som använder vilken mall och vilket som inte använder en mall alls. Det här är användbar information, för nu kan vi få dem att börja använda våra mallar, förbättra vår effektivitet och få hela organisationen att uttrycka sig på ett enhetligt sätt.”
Elisabeth är nöjd med samarbetet med företaget SmartDocuments. ”När vi har frågor får vi snabbt svar från vår SmartDocuments-konsult. Han har också hjälpt oss att utveckla en hel del mallar och han utbildar nya mallutvecklare i att använda mjukvaran. Det är ett väldigt bra samarbete. Dessutom är den tekniska supporten mycket professionell”, avslutar Elisabeth.
Låter det intressant?
Be on em Demo?