Anonimiseer documenten met SmartDocuments
Haal eenvoudig persoonsgegevens uit SmartDocuments documenten
Maak documenten gereed voor een Woo-verzoek
Maak documenten op basis van slimme sjablonen met SmartDocuments. Anonimiseer deze documenten op een later moment door de naar personen herleidbare gegevens te verbergen met onze tool. Selecteer de specifieke onderdelen in een documentsjabloon waarin persoonsvertrouwelijke teksten komen te staan, of maak gebruik van de mogelijkheid om alle variabelen die in een sjabloon staan te anonimiseren.
Hoe werkt het?
Alle onderdelen in documenten die zijn gegenereerd met een SmartDocuments sjabloon kunnen op een later moment geanonimiseerd worden.
- Tijdens het maken of instellen van een sjabloon, selecteer je in welk sjabloon of onderdelen persoonsvertrouwelijke gegevens komen te staan wanneer het document wordt gemaakt door de eindgebruiker.
- De eindgebruiker maakt een document op basis van dit sjabloon en vult ontbrekende gegevens (waar nodig) in.
- Dit document kan op aanvraag worden geanonimiseerd door het aan te bieden in onze licentie-gebonden anonimiseerapplicatie.
- Het resultaat is een DOCX, PDF, HTML of ODT-bestand waarin de geselecteerde onderdelen of alle variabelen zijn vervangen met een zwarte balk met een vaste afmeting. De andere inhoud van het document blijft staan, alleen de gegevens die geanonimiseerd moeten worden, zijn geanonimiseerd.
De functie werkt voor documenten die met (bestaande en nieuwe) SmartDocuments sjablonen worden gemaakt, vanaf het moment dat je de juiste versie van onze software bezit.
Welke gegevens worden geanonimiseerd?
Markeer specifieke velden in een documentsjabloon of kies ervoor om alle variabelen te anonimiseren. Variabelen zijn gegevens die uit je zaaksysteem of DMS komen en alle informatie uit databases, gegevens die met onze SmartWizard worden ingevuld en de gegevens van bijvoorbeeld een gebruikersgroep of sjabloongroep. Ook documenteigenschappen (metadata) worden tot de variabelen gerekend.
Digitaal toegankelijk en geanonimiseerd document
Om het document leesbaar te houden voor voorleessoftware, blijven bij het anonimiseren drie velden van de documenteigenschappen wel staan; de titel, auteur en taal. Ook wordt een verklarende omschrijving aan de zwarte balken in het geanonimiseerde document gekoppeld. Deze omschrijving maakt duidelijk dat er op die plek gegevens zijn weggehaald.
Het geanonimiseerde document is daarmee conform de andere toegankelijkheidsrichtlijnen – ten minste, als hij dit voor het anonimiseren ook al was. Zo lever je met het anonimiseren van documenten dus niet in op digitale toegankelijkheid.
Klinkt interessant?
Demo aanvragen
