Dokumentautomation är banbrytande för tidsbesparing
Mindre utrymme för fel och färre manuella ingrepp. Steph Hamel arbetar för The Travel Corporation och delar här med sig av sin historia om hur mallsystemet SmartDocuments ger en enorm tidsbesparing när hon skapar dokument.
The Travel Corporation Limited (TTC) är ett reseföretag som säljer och arrangerar resor under 40 varumärken över hela världen. TTC erbjuder eskorterade turer, oberoende resor, hotellgrupper, en flodkryssningslinje och mycket mer. Dessa 40 varumärken och regioner är anledningen till att SmartDocuments är en stor hjälp för Steph och hennes kollegor.
Bokningsvillkor och efterlevnad
En del av Stephs roll på TTC är att ta hand om bokningsvillkoren. "Det är de villkor som en kund måste acceptera för att få resa med varumärket.", säger hon. "Detta inkluderar betalnings- och avbokningsvillkor, vad man kan förvänta sig när man reser med oss, osv. De heltäckande bokningsvillkoren är ett grundläggande dokument i vår kommunikation med våra kunder. Bokningsvillkoren är baserade på en enda mall som skräddarsydds för varje varumärke och varje försäljningsregion samtidigt som en konsekvent nivå av global efterlevnad måste upprätthållas.” Steph fortsätter: "Vi är en sann global organisation. Det finns lagar och konsumentskydd som vi måste följa överallt där vi säljer och är verksamma. Vi måste säkerställa att vi följer dessa, tillsammans med våra skyldigheter och dylikt. Det betyder att varje dokument alltid måste vara uppdaterat och helt korrekt.”
En ändring gånger fyrtio
Att skapa dokumenten för bokningsvillkor var en tidskrävande uppgift innan mallverktyget SmartDocuments introducerades, berättar Steph. "Det var hemskt. Verkligen, verkligen hemskt”, säger hon. "Vi har fem varumärken som i praktiken har samma bokningsvillkor. Vart och ett av dessa varumärken säljs i åtta till nio regioner, vilket innebär att det kommer att finnas skillnader i språket och terminologin som vi använder för varumärket. Därefter måste vi tänka på den lokala lagstiftningen i det land som vi säljer och sedan slutligen, även om det bara är engelska, kan det vara brittisk engelska, amerikansk engelska, kanadensisk engelska, osv. Är det ”tips” eller ”gratuities”, “cancelling” eller “canceling”, “s” eller “z”, osv? Så, vi har åtta till nio versioner av samma dokument, gånger fem för varje varumärke. Och allt är samma dokument vilket betyder att om en ändring behöver göras, måste jag göra ändringen fyrtio gånger, i varje enskilt Word-dokument."
“Tidsbesparingen har varit enorm. Speciellt nu när vi har fler saker att göra med mindre resurser, färre människor och mindre tid.”
Hitta en lösning
TTC började leta efter ett sätt att effektivisera processen och sökte först efter en intern lösning, men projektet lyckades inte; anpassningen som krävdes var för komplex. "Sedan gjorde jag en enkel Google-sökning på dokumentautomation och jag hittade SmartDocuments", säger Steph. "Det kändes som att deras mjukvara skulle passa bra för det vi var ute efter att lösa. Demon som gavs av SmartDocuments var fantastisk, det var trevligt och enkelt.” Programvaran installerades utan några problem. "Det gick bra och var väldigt okomplicerat", enligt Steph. ”Sedan hade vi utbildningen som återigen var riktigt bra. Läraren var verkligen lättillgänglig, verkligen kunnig. Sedan fick jag hjälp med att sätta upp mallarna, vilket jag vill ge ett massivt tack! till SmartDocuments för allt stöd. Jag kan nu hantera systemet och ändra saker om det behövs. Det har varit en förvånansvärt smärtfri upplevelse.”
Automatisering och tidsbesparing
"Allt sedan vi kom igång har det varit fantastiskt", säger Steph. ”Tidsbesparingen har varit enorm. Speciellt nu när vi har fler saker att göra med mindre resurser, färre människor, mindre tid. Eftersom Covid-19-situationen och kraven på varje plats har förändrats, har vi behövt vara väldigt snabba med att uppdatera bokningsvillkoren och få dem upp på vår webbplats så snabbt som möjligt. Våra bokningsvillkor har behövts ändras ofta och du kan föreställa dig frustrationen över att behöva ändra bara ett par ord men behöva göra det fyrtio gånger, kontra glädjen att ändra det i mallen, klicka och det är klart. Den exporterar automatiskt alla dokument, jag kan skicka ut dem och det är klart.”
“Jag älskar den här produkten! Det är absolut enklare än hur vi brukade arbeta.”
Flexibilitet och mindre utrymme för fel
"SmartDocuments gör att vi kan vara mer flexibla än vi har varit", betonar Steph. ”Vi hade en process där vi bara tillät förändringar på årsbasis, på grund av den tidsinvestering som krävdes. Nu, eftersom det går så mycket snabbare, är vi mer flexibla när det gäller att kunna göra snabba ändringar. Det som tidigare tog mig ett par timmar att ändra, tar mig nu bara tio minuter. Det är en ändring i fyrtio olika dokument. En annan sak är att då jag inte gör ändringarna manuellt finns det mindre utrymme för fel. Mindre manuellt handpålägg, desto mindre risk att göra fel. Jag gör ändringen en gång, exporterar ut den och jag vet att den är korrekt. Tidsbesparingen när teamet verkligen är ansträngt på grund av personalbrist har varit enorm.”
Banbrytande
Steph kommer att rekommendera mallsystemet SmartDocuments till hela sin organisation. "Automationen har varit banbrytande för oss. Jag har kommit på några andra områden inom vår verksamhet där vi skulle kunna använda den här lösningen och jag kommer att marknadsföra den för vår effektivitetskommitté. Vi är en ganska stor organisation; det kan finnas fler möjligheter där SmartDocuments kan ge en stor tidsbesparing. Det är verkligen en no-brainer för oss."
“Jag älskar den här produkten!" avslutar Steph. "Det är absolut enklare än hur vi brukade arbeta. Det finns mindre utrymme för fel och det är färre manuella ingrepp. Du kan lita på att det blir korrekt.”
Låter det intressant?
Kontakta oss