Documentautomatisering: de sleutel tot tijdsbesparing

Minder ruimte voor fouten en minder handmatige aanpassingen. Steph Hamel werkt voor The Travel Corporation en vertelt hoe SmartDocuments bijdraagt aan een enorme tijdswinst bij het samenstellen van documenten.

The Travel Corporation Limited (TTC) is een wereldwijde reisorganisatie die reizen verkoopt en verzorgt onder veertig verschillende reis- en hospitalitymerken. Onder deze merknamen bieden ze begeleide reizen, onafhankelijke reizen, hotelgroepen, een riviercruisemaatschappij en meer aan, over de hele wereld. De veertig verschillende merken en regio’s zijn de reden waarom een tool als SmartDocuments zo’n welkome uitkomst is voor Steph en haar collega’s.

Boekingsvoorwaarden en naleving van regelgeving

Onderdeel van Steph’s werk bij TTC is het verzorgen van de boekingsvoorwaarden. “Dit zijn de voorwaarden waarmee een klant akkoord gaat om met het merk te reizen,” zegt ze. “Dan hebben we het over de belangrijkste voorwaarden zoals betalings- en annuleringsvoorwaarden, wat je kunt verwachten als je met ons reist, enzovoorts. Alles staat in de boekingsvoorwaarden en het is een essentieel document in onze communicatie met onze klanten. De boekingsvoorwaarden zijn gebaseerd op een enkel sjabloon dat voor elk merk en elke verkoopregio op maat is gemaakt, met behoud van een consistente naleving van wereldwijde regelgeving.” Steph vervolgt: “We zijn een echt wereldwijde organisatie. Er zijn bepaalde wetten en consumentenbeschermingen die we moeten volgen, waar we ook maar verkopen en actief zijn. We moeten ervoor zorgen dat we die naleven, samen met onze verplichtingen en dergelijke. Dat betekent dat elk document altijd actueel en volledig correct moet zijn.”

Eén wijziging keer veertig

Het samenstellen van de documenten was een tijdrovende klus voordat SmartDocuments werd geïntroduceerd, vertelt Steph. “Het was verschrikkelijk. Echt verschrikkelijk,” zegt ze. “We hebben bijvoorbeeld vijf merken van begeleide reizen die in feite dezelfde boekingsvoorwaarden hebben. Elk van die merken verkoopt in acht à negen regio’s, wat betekent dat er verschillen zijn in de taal en terminologie die we voor het merk gebruiken. Vervolgens moet je denken aan lokale wetgeving waaronder we verkopen. En ten slotte, hoewel het allemaal Engels is, kan het Brits-Engels, Amerikaans-Engels, Canadees-Engels zijn, enzovoorts. Is het ‘tips’ of ‘gratuities’, ‘cancelling’ of ‘canceling’, ‘organisation’ met een s, of toch met een z? We hebben dus acht à negen versies van hetzelfde document, maal vijf voor de merken. En het is allemaal hetzelfde document. Dat betekent dat als er één wijziging moet worden doorgevoerd, je het veertig keer aanpast, in elk afzonderlijk Word-document.”

“De tijdswinst is enorm. Vooral nu we meer dingen te doen hebben met minder middelen, minder mensen en minder tijd.”

Peren die van de loopband afkomen van een sorteermachine in de fabriek van Greefa.

Van start gaan

Op zoek naar een manier om het proces efficiënter in te richten, keek TTC eerst intern naar oplossingen, maar het project slaagde niet. Het vereiste maatwerk was te complex. “Toen deed ik een simpele Google-zoekopdracht op documentautomatisering en vond ik SmartDocuments,” zegt Steph. “Ik kreeg het idee dat hun software goed zou passen bij wat wij wilden oplossen. De demo die door SmartDocuments werd gegeven, was geweldig. Het zag er mooi en eenvoudig uit.” De software-installatie verliep probleemloos: “Het verliep goed en ongecompliceerd,” aldus Steph. “Daarna volgden we de training, en ook die was goed. De trainer was toegankelijk en wist veel van de materie. Daarna kreeg ik wat hulp bij het maken van de sjablonen, waarvoor ik de organisatie enorm wil bedanken voor alle ondersteuning. Ik kan nu het systeem beheren en dingen veranderen als dat nodig is. Het was een verrassend eenvoudige ervaring.”

Automatisering en tijdsbesparing

“Vanaf het moment dat we de software in gebruik hebben genomen, is het werken ermee fantastisch,” zegt Steph. “De tijdswinst is enorm. Vooral nu we meer dingen te doen hebben met minder middelen, minder mensen en minder tijd. Omdat de Covid 19-situatie en de eisen voor elke regio zo veranderlijk waren, moesten we echt alert zijn de boekingsvoorwaarden heel snel bij te werken en zo snel mogelijk op onze website te zetten. Onze boekingsvoorwaarden moesten vaak worden gewijzigd en je kunt je de frustratie voorstellen van het veranderen van slechts een paar woorden en dat maal veertig keer, versus de blijdschap van nu, dat het alleen aangepast hoeft te worden in het sjabloon, klik en klaar. Alle documenten worden automatisch geëxporteerd, ik kan ze versturen en het is af.”

“Ik hou van dit product! Het maakt ons werk beslist eenvoudiger vergeleken met hoe we voorheen werkten.”

Flexibiliteit en minder ruimte voor fouten

“Dankzij SmartDocuments kunnen we flexibeler zijn,” benadrukt Steph. “Voorheen hadden we een proces waarbij we wijzigingen alleen op jaarbasis toestonden, vanwege de benodigde tijdsinvestering. Nu, omdat het zoveel sneller gaat, zijn we flexibeler en kunnen we snel wijzigingen aanbrengen en de documenten opnieuw uitgeven. Wat me vroeger een paar uur kostte om bij te werken, kost me nu slechts tien minuten. Dat is één wijziging in veertig verschillende documenten. Iets anders is dat er minder ruimte is voor fouten, omdat je de wijzigingen niet handmatig aanbrengt. Hoe minder handmatige interventie, hoe minder kans op fouten. Je maakt de wijziging één keer, je exporteert het en je weet dat het goed is. Door personeelsverlies staat ons team onder druk, maar dankzij SmartDocuments hebben we enorm veel tijd bespaard.”

Een echte ‘game changer’

Steph is van plan om binnen haar organisatie SmartDocuments aan te bevelen. “Automatisering is voor ons echt een doorbraak geweest. Ik zie binnen onze organisatie een paar andere gebieden waar we deze oplossing zouden kunnen gebruiken en ik zal het ook promoten bij onze efficiëntiecommissie. We zijn een vrij grote organisatie, er zijn misschien andere mogelijkheden om direct tijd te besparen met SmartDocuments. Het is echt een ‘no-brainer’ voor ons.”

“Ik hou van dit product!” concludeert Steph. “Het maakt ons werk beslist eenvoudiger vergeleken met hoe we voorheen werkten. Er is minder ruimte voor fouten en er zijn minder handmatige aanpassingen. Je kunt erop vertrouwen dat het klopt.”