Tijd- en plaatsonafhankelijk werken met SmartDocuments.

Verbeteren van de bedrijfsvoering. Dat is wat Meerinzicht doet voor drie Gelderse gemeenten. Een flinke klus die de organisatie samen met SmartDocuments is aangegaan. Na jarenlang innoveren en leren van elkaar, is nu ook de online omgeving klaar voor gebruik.

Meerinzicht is een samenwerking tussen de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde. Het bundelt de meest voorkomende taken van een gemeente in één organisatie. Dat zijn sociale zaken zoals zorg, werk & inkomen, leerlingzaken en jeugdhulp (sociaal domein). Maar ook op het gebied van belastingen, facilitaire dienstverlening, financiën, gebouwenbeheer, HRM, informatisering & automatisering, communicatie, juridische zaken en geo-informatie (domein bedrijfsvoering). Dat levert een berg aan formulieren, documenten en brieven op. Een berg die SmartDocuments graag een stukje slimmer maakt.

Samenwerken met andere gemeenten en je taken bundelen in één organisatie biedt de nodige voordelen. Toch blijft het een hele uitdaging. Tanja Arends-Dirksen weet dat als geen ander. Zij is in 2011 als applicatiebeheerder bij de gemeente Zeewolde aan de slag gegaan. Het besluit om met SmartDocuments te werken was toen al gemaakt. Er miste alleen nog een applicatiebeheerder om de implementatie te verwezenlijken. Daarvoor kwam Tanja in beeld. In 2015 is haar werk overgegaan naar Meerinzicht, waar ze al jarenlang samenwerkt met haar fijne collega Jeanine Lowie. Tanja: “Samen ondersteunen wij onze collega’s in de wereld van documentcreatie.”

Vier keer SmartDocuments

Als applicatiebeheerder staat Tanja middenin de complexiteit die werken met drie gemeenten en de eigen organisatie brengt: “Je ziet hoe iedere organisatie behoefte heeft aan een eigen aanpak. Het zou nu nog te complex zijn om écht één organisatie te vormen. Gemeenten verschillen nu eenmaal van elkaar, ze hebben ieder een eigen identiteit.” Om alles dan toch vanuit een centrale organisatie als Meerinzicht aan te sturen, is een systeem als SmartDocuments eigenlijk onmisbaar. Iedere organisatie werkt nu met een eigen versie van SmartDocuments, met specifiek voor hen ontwikkelde sjablonen. “Daardoor weet je altijd zeker dat de huisstijl klopt, dat vermelde artikelen of termijnen juist zijn en dat alles naderhand goed gearchiveerd en vindbaar is. Dat geeft rust en zekerheid."

“Inmiddels is er een echt ‘ons-kent-ons’ gevoel ontstaan. Servicedeskmedewerkers kennen ons bij naam en ik weet dat mijn probleem direct wordt opgepakt. Eén druk op de knop en ik heb mijn antwoord.”

Tanja Arends-Dirksen (links) en Jeanine Lowie (rechts)

Flexibel werken met SmartDocuments Web

De laatste tijd hebben Meerinzicht en SmartDocuments vooral gefocust op ‘efficiënt en zaakgericht werken’ in de cloud. Dat kan via de web-applicatie van SmartDocuments. De overgang stond al een tijdje op Tanja’s wensenlijstje. En dat is niet zomaar. Het biedt Meerinzicht flexibiliteit die hard nodig is: “Meerinzicht heeft geen eigen pand. Daarom werken onze medewerkers regelmatig op verschillende locaties, verspreid over de aangesloten gemeenten. Ongeacht bij welke gemeente je op dat moment zit, of wanneer je vanuit huis werkt, je moet met je werk uit de voeten kunnen.Toen we hadden besloten om naar deze manier van werken toe te gaan, hebben we heel bewust gekozen om dit met SmartDocuments te doen”, herinnert Tanja zich. De belangrijkste motivaties waren de goede bestaande samenwerking en de compatibiliteit met andere systemen: “SmartDocuments is geïntegreerd met zaaksysteem Liber en document managementsysteem Corsa. Je komt erin via één login. Dat is wel zo gemakkelijk voor onze gebruikers. Daarnaast is SmartDocuments Web overzichtelijk en gebruikersvriendelijk. Het is heel fijn om een applicatie te hebben waarmee je ieders werk kan harmoniseren. SmartDocuments doet dat voor ons.”

"Het is alsof je met Google werkt, maar dan in je documenten en sjablonen."

Leve de zoekfunctie

Wat Tanja de belangrijkste toevoeging vindt van SmartDocuments Web? “Op dit moment ben ik volop alle opties en mogelijkheden aan het ontdekken, maar vooral de zoekfunctie is echt een uitkomst!” verzucht zij. “Het is alsof je met Google werkt, maar dan in je documenten en sjablonen. Met een simpele zoekopdracht kom ik bij het juiste document uit. De bouwstenen van die sjablonen worden overigens ook steeds slimmer. Ik hoef ze niet meer stuk voor stuk te bekijken om te zien of het degene is die ik zoek; de zoekfunctie maakt dat al duidelijk. Dat scheelt een hoop geklik. Bovendien is het fijn om te weten dat alles digitaal vindbaar is. Die grote kasten met hangmappen en stoffige archieven? Daar kun je niet meer mee aankomen. Gelukkig hoeft dat nu ook niet meer.”

Het Gemeentehuis in Ermelo, met 6 bloembakken en 2 vlaggenmasten

Gemeentehuis Ermelo, standplaats van Jeanine / Tanja (team I&A)

Constante innovatieslagen

“We werken al negen jaar samen. In die tijd hebben we genoeg dingen met elkaar meegemaakt: de update van Liber, waarbij SmartDocuments voor beide versies moest werken, de overgang van Corsa naar Corsa NxT, diverse huisstijlwijzigingen…” Tanja noemt slechts enkele hoogtepunten op. “Eigenlijk was het een constante innovatieslag… en we hebben heel wat slagen gemaakt. Ook voor SmartDocuments moet het een bijzondere situatie zijn bij ons. Met meerdere applicaties, omgevingen en organisaties die allemaal op elkaar afgestemd moeten worden. Het is leuk om te zien hoe SmartDocuments daarmee omgaat: hoe we samen naar een oplossing toewerken en van elkaar leren.”

“Inmiddels is er een echt ‘ons-kent-ons’ gevoel ontstaan. Servicedeskmedewerkers Geurt en Robert kennen ons bij naam en ik weet dat mijn probleem direct wordt opgepakt. Eén druk op de knop en ik heb mijn antwoord. Ook bij onze project manager Linda en consultant Kees-Jan kunnen wij altijd terecht. Zelfs als ze even niet direct een antwoord voor me hebben, weet ik dat het wordt opgepakt en eraan wordt gewerkt. Ik voel me écht gehoord.”

Samen blijven innoveren

Als het aan Tanja ligt, blijven zij en SmartDocuments nog wel even doorgaan met innoveren. “Momenteel onderzoeken we samen de mogelijkheid om naar één omgeving te gaan voor alle aangesloten gemeenten; een vier-in-één omgeving. Theoretisch kan het, als je de sjablonen en alle betrokken applicaties slim genoeg maakt om te herkennen met welke organisatie je te maken hebt. We zijn het nu vooral nog aan het onderzoeken, maar wie weet waar we samen gaan uitkomen!”