"We zijn altijd op zoek naar de beste manier om complexe vragen succesvol te beantwoorden."

Wat voor een gedegen juridische advisering van cliënten vanzelfsprekend is, geldt ook voor het Keulse advocatenkantoor WILDE BEUGER SOLMECKE met betrekking tot het efficiënte beheer en het op elk moment kunnen terugvinden van actuele processtukken. Samen met SmartDocuments is voor de juridische sector een oplossing ontwikkeld die zowel voor grote bedrijven als voor specialisten zeer interessant is.

Samen oplossingen bedenken

“Eigenlijk bracht een toevalligheid ons samen,” vertelt Christian Solmecke, LL.M., advocaat en partner van het advocatenkantoor, verheugd, “maar we realiseerden ons al direct hoe waardevol SmartDocuments kon zijn voor onze belangen en toekomstige eisen.”

Het was ongeveer vier jaar geleden dat Christian tijdens een Legal Tech MeetUp, de gezamenlijke bijeenkomst van advocaten, solution providers, start-ups, deskundigen, studenten en iedereen die geïnteresseerd is in (juridische) technologie, een verkoopvertegenwoordiger van SmartDocuments ontmoette die hem de voordelen van de software liet zien.

Gefascineerd door de mogelijkheden voor gemeenten om zich hiermee efficiënt te organiseren op het gebied van documentbeheer, besefte Christian al snel wat hij in handen had. Dit was de bouwsteen waarmee de processen van schriftelijke procedures op juridisch gebied, die tot dan toe in eigen beheer werden geoptimaliseerd, naar het volgende beslissende niveau konden worden getild. De toevallige ontmoeting mondde uit in een ontwikkelingspartnerschap – en dus een win-winsituatie voor beide partijen, WILDE BEUGER SOLMECKE en SmartDocuments.

Christian Solmecke, LL.M., advocaat en partner

Noodzaak maakt inventief

Tien jaar eerder was het advocatenkantoor, eerst uit noodzaak maar vervolgens op visionaire wijze, al bezig geweest om veel soortgelijke procedures intern digitaal te verwerken, in plaats van op papier. Het doel was om toekomstige mandaten sneller toegankelijk te maken, en zo de doorlooptijd te verkorten.

De reden hiervoor was dat WILDE BEUGER SOLMECKE steeds bekender en gewilder was geworden door haar inzet voor gedupeerden, vaak ouders van kinderen die nietsvermoedend ‘muziekuitwisselingsplatforms’ hadden bezocht en daarbij overtredingen hadden begaan. Ook steeg hun zichtbaarheid door hun commentaar op deze processen op verschillende kanalen – aanvankelijk via de blog van het advocatenkantoor, later via tv-optredens en ten slotte via het eigen juridische Youtube-kanaal, dat een van de grootste is in deze sector. Het gevolg: Het aantal verzoeken nam enorm toe; meer dan 10.000 mandaten moesten naar tevredenheid kunnen worden afgehandeld. Het perfectioneren van de zelfmarketing moest dus onvermijdelijk worden gevolgd door het perfectioneren van de gegevensverwerking. Als bijproduct werd Legalvisio gecreëerd – het eerste allesomvattende beheersysteem voor advocatenkantoren.

Foto van de ingang van de deur van het kantoor van WILDE BEUGER SOLMECKE.

Het begon allemaal met tekstmodules

Christian ontwikkelde aanvankelijk een webgebaseerde oplossing voor de creatie van schriftelijke stukken en documenten op basis van tekstmodules. Aanvankelijk was er niets geautomatiseerd, maar de taken groeiden snel en daarmee ook de vraag naar terugkerende processen. Contracten moesten op de juiste wijze worden opgesteld, verklaringen van verdediging moesten worden geformuleerd volgens een van de meer dan 100 verdedigingsconstellaties, en nog veel meer.

Voor lange tijd hadden ze daarvoor, zoals Christian het met waardering noemt: “Onze Kellerkinder! Medewerkers die werkelijk de hele tijd in de kelder werkten om uit daar gearchiveerde documenten de juiste tekstpassages te halen en voor te bereiden.”

Ontwikkeling dankzij SmartDocuments

Het was duidelijk dat de ‘Kellerkinder’ geen langetermijnoplossing konden zijn. Bij de Legal Tech bijeenkomst werd de cruciale vervolgstap bepaald: Samen met SmartDocuments werd voor al deze taken een individueel programma voor geautomatiseerde verwerking opgezet en werd in het advocatenkantoor ook de functie van een SmartDocuments-medewerker gecreëerd. Want hoe goed de software-oplossing ook is, de output staat en valt met de actualiteit die altijd moet worden gewaarborgd.