Co-Authoring
Met meerdere mensen aan één document werken. Het lijkt efficiënt, maar leidt geregeld tot frustraties. Heeft Hans van Marketing de conclusie al in het document gezet, terwijl Janneke van Sales er eerst inhoudelijk nog naar moest kijken. Fijn hoor, dat Hans zo lekker vooruit werkt… Maar hopelijk houdt hij ook van dubbele werkzaamheden.
Co-chaos
Co-authoring is een prachtig principe. Meerdere partijen die samen aan een document werken en die ieder zelf hun bijdrage toevoegen. Zo heb je in een mum van tijd een correct document. Althans, dat zou je zeggen.
Samenwerken aan één document lijkt zo makkelijk, maar kost in sommige gevallen meer tijd dan nodig. Voor je het weet ontstaat er chaos. Zo ook voor Hans en Janneke in bovenstaand voorbeeld. Omdat Hans iets te voorbarig was met het oppakken van zijn stuk, kan hij het straks opnieuw doen. Hij heeft zijn conclusie immers gebaseerd op een verhaal dat nog niet up to date was.
Zwerfdocumenten
Moraal van het verhaal: Co-Authoring is fantastisch, zo lang je er een structuur in aanbrengt. Maar hoe doe je dit? Het is iets dat ook ons bezighield bij het doorontwikkelen van onze software. Voorheen werd de basis van een document opgesteld in Word en werd het handmatig aangevuld. Omslachtig en foutgevoelig. Tijd voor structuur dus!
SmartDocuments lost dit probleem op. Wanneer de auteur van het basisdocument klaar is, kan hij of zij taken aanbrengen in het document en deze koppelen aan specifieke collega’s. De collega’s in kwestie krijgen een e-mailnotificatie met daarin een link. Deze link voert hen naar het document, dat direct verder aangevuld kan worden. Iedereen werkt dus te allen tijde in hetzelfde document. Dit voorkomt dat documenten in verschillende versies gaan rondzwerven.
Handen af van mijn creatie
Samenwerken aan een document is handig, maar kan ook zorgen voor onenigheid. Het kan voorkomen dat een bepaald stuk tekst ‘heilig’ is. Een tekst waarvan de inhoud niet mag of kan worden aangepast. Denk hierbij aan algemene voorwaarden, een citaat of standaard bedrijfsinformatie. Wanneer een collega dit niet weet, kan hij of zij de tekst ‘per ongeluk’ aanpassen. Dit is iets wat je wilt kunnen regelen. Daarom heeft SmartDocuments die mogelijkheid ingebouwd in de SmartEditor. Delen van documenten kunnen bestaan uit bouwstenen. Bijvoorbeeld een bouwsteen met algemene tekst, één met daarin de algemene voorwaarden en één voor een afsluitend stukje tekst. Per bouwsteen kan worden bepaald wie hier veranderingen in kan aanbrengen. Zo kun je samen aan een document werken, maar toch ook stukken inhoud ‘beveiligen’. Op deze manier kan een ander niet rommelen in jouw zorgvuldig opgestelde tekst.
Slimmer omgaan met Co-Authoring
Het moge duidelijk zijn: wij geloven in Co-Authoring. Het is een nuttige toevoeging in allerlei werkprocessen, zolang er wel slim mee om wordt gegaan. Het eindeloos heen en weer mailen van Word-documenten is hierbij dus, als je het ons vraagt, een no go. Co-Authoring in één omgeving, is wat het opstellen van documenten met meerdere personen echt vereenvoudigt.