Optimaal document management door migratie van 3500 verschillende documenten

SmartDocuments migreert bestanden naar webapplicatie voor gemeente Groningen

De gemeente profiteert van efficiënte documentcreatie voor de hele organisatie.

De gemeente Groningen heeft een succesvolle transitie gerealiseerd naar de webtoepassingen van SmartDocuments. In een jaar tijd zijn alle afdelingen overgegaan op het nieuwe systeem voor documentcreatie. Door een zorgvuldige projectaanpak, waarbij gemeente en SmartDocuments als partners optrokken, is het nieuwe systeem geruisloos in gebruik genomen.

Nico Huisman, Consultant bij KPN ICT Consulting, was projectleider voor de conversie en migratie van de gemeente Groningen naar de webversie van SmartDocuments. “De gemeente Groningen gebruikte SmartDocuments al voor het creëren van documenten. De applicatie is nauw verweven met het automatiseringssysteem van de gemeente. Door maatwerk en veranderingen in de loop der jaren waren er allerlei koppelingen ontstaan, veranderingen aan documenten, huisstijlen, noem maar op. De overgang van de gemeente naar Microsoft Office 365 was bepalend voor de overstap naar de webapplicatie van SmartDocuments.

"De applicatie is nauw verweven met het automatiseringssysteem van de gemeente."

foto van Nico Huisman met op de achtergrond het stadshuis van de gemeente Groningen

Nico Huisman, Consultant bij KPN ICT Consulting. Fotograaf: Vishu Mahabir

Document management

“De gemeente Groningen communiceert ondermeer via brieven met haar burgers”, vervolgt Nico “In totaal betreft het circa 3500 verschillende documenten. Van een bouwaanvraag tot en met informatie over een mogelijke overlast. Je kunt je voorstellen dat er voor een bouwaanvraag verschillende stappen nodig zijn. Zo krijgt iedere aanvraag een uniek ID in de bevestiging van de aanvraag en daarnaast wordt er naar specifieke documenten verwezen als bijvoorbeeld het bestemmingsplan. Hier zie je ook direct de complexiteit van de migratie van een omgeving binnenshuis naar een webapplicatie. Bestaande sjablonen en koppelingen moesten omgezet worden naar de nieuwe versie van SmartDocuments. Gemeentebreed, dus van het sociale domein, de vergunningen tot aan bijvoorbeeld de juridische afdeling.”

"Ik heb de samenwerking als zeer constructief ervaren. Je ontwikkelt een partnership dat door naar elkaar te luisteren steeds sterker wordt."

Documentinventarisatie

In samenspraak met SmartDocuments werd besloten onderzoekend te starten. “Er is veel tijd en energie gestoken in de inventarisatie van alle documenten, waarbij zowel naar de verschillende koppelingen alsook naar de opmaak, huisstijl en het juist verkrijgen van gegevens uit andere informatiesystemen is gekeken. De begeleiding van SmartDocuments was onontbeerlijk. We hebben in eerste instantie een bijeenkomst georganiseerd om de problemen die we voorzagen in kaart te brengen. Door dit gezamenlijk te doen, werd de kennis en kunde van beide partijen gecombineerd en werden de voordelen van de nieuwe versie zichtbaar. Belangrijk was ook dat de medewerkers van de gemeente de gelegenheid kregen hun zorgen te uiten. Vanaf dat moment zijn we samen op gaan lopen. We hebben het traject geschetst en op basis van feedback van de medewerkers de goede beslissingen kunnen nemen.”

een uitzicht over Groningen met de wolken en de zonsondergang

Stapsgewijze conversie en migratie

De conversie en migratie van de oudere versie van SmartDocuments naar de webapplicatie is stapsgewijs uitgevoerd. Afdeling voor afdeling en niet in een keer. “Dat had een reden. Op die manier konden we voortdurend bijsturen en leren van het proces. Daarnaast vermindert een dergelijke procedure het risico. Problemen die we tegenkwamen, bijvoorbeeld een bepaalde call aan een server die niet op de juiste manier werd verwerkt, konden we direct oplossen. Daarnaast heeft SmartDocuments op vragen vanuit het veld kunnen reageren door de software aan te passen. Het zijn generieke oplossingen geworden, die zij nu ook voor andere gemeenten en overheidsinstellingen inzetten. Dit soort functionele uitdagingen leiden ertoe dat de software van SmartDocuments zich steeds verder ontwikkeld en daadwerkelijk functionaliteiten heeft die het uniek maakt. Ik heb de samenwerking als zeer constructief ervaren. Je ontwikkelt een partnership dat door naar elkaar te luisteren steeds sterker wordt. Uiteindelijk gaat het natuurlijk om de burgers van gemeente Groningen. Zij kunnen ook in de toekomst met behulp van het systeem op de juiste wijze worden aangesproken.”