Door de integratie met SAP staat het communicatieproces van Woonbedrijf Eindhoven als een huis

Met SmartDocuments heeft Woonbedrijf initieel al € 250.000 bespaard, op het maken van 120 SAP-documenttypen.

Woonbedrijf is overtuigd van de voordelen. Door de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, wordt de huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastgelegd. Woonbedrijf is met ruim 31.000 woningen in Eindhoven de grootste woningcorporatie in Zuid Nederland. Dagelijks zetten 500 medewerkers zich in om de 70.000 bewoners een thuis te geven.

SmartDocuments geïntegreerde documentcreatie software drukt de kosten en optimaliseert processen.

Wat was de specifieke vraag en behoefte?

Woonbedrijf heeft meerdere ICT-systemen vervangen door één integrale oplossing van SAP. Doorgaan met documentgenerator SmartDocuments stond voor Woonbedrijf van meet af aan vast. “Eigenlijk was het geen keuze”, zegt Monique Wacht over het inzetten van SmartDocuments als documentgenerator. “We ervaren al sinds 2008 het gemak en de efficiency van SmartDocuments’’, vertelt Monique Wacht, applicatie- en databasebeheerder bij Woonbedrijf. “Dankzij de eenvoudige integratie met SAP kunnen we nu ook zelf de SAP-brieven op efficiënte en eenvoudige manier met SmartDocuments maken.’’

"Ik ben blij met de stappen die we nu zetten. Met de webapplicatie van SmartDocuments kunnen we onze mensen beter van dienst zijn."

Image

Wat heeft het opgeleverd?

“Onze eindgebruikers zijn vertrouwd met SmartDocuments. Als applicatiebeheerders zijn we al jaren overtuigd van de beheervoordelen. Zoals de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, waardoor je huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastlegt. We wisten dat SmartDocuments zeer goed is toegerust op de verwerking van XML. Ook onze SAP-leverancier Aepex onderschrijft het beheergemak en de flexibiliteit van SmartDocuments. Binnen SAP bestaat ook een oplossing voor standaarddocumenten, maar deze is inflexibel en ingewikkeld. Voor wijzigingen in standaardbrieven ben je dan altijd afhankelijk van een programmeur.”
“Met SmartDocuments beheren we de documentsjablonen zelf. SAP zorgt voor de (XML-) data en SmartDocuments zorgt ervoor dat de data op de juiste plaats in een document komt te staan. Door gebruik te maken van SmartDocuments hebben we initieel al zo’n € 250.000 bespaard, op het maken van 120 SAP-documenttypen.”

"Het is gebruikersvriendelijker en vooral logischer ingedeeld. Het overall beeld van de inrichting is dat we iets generieker zijn gaan denken in sjabloon en omvang."

Image

Monique: bij aanvang van het bouwen hebben we goed gekeken welke briefonderdelen je als bouwsteen kunt hergebruiken. Zo verklein je het aantal te beheren sjabloonobjecten en worden aanpassingen op één plaats doorgevoerd.”XML-velden in SmartEditor zijn eenvoudig op de gewenste plaats in het sjabloon te slepen. Zo kun je met SmartDocuments zonder tussenkomst van de eindgebruiker volledig geautomatiseerd complete documenten laten opbouwen. Met de zogenaamde XML-vraag kun je repeterende velden – bijvoorbeeld servicekosten – netjes onder elkaar in documenten opsommen. Dat is echt een grote toegevoegde waarde.’’

"Door de slimme opzet met kop- en voetteksten en bouwstenen, wordt de huisstijl en herbruikbare gegevens op één plaats vastgelegd. Met SmartDocuments heeft Woonbedrijf initieel al € 250.000 bespaard, op het maken van 120 SAP-documenttypen."
Monique Wacht, applicatie- en databasebeheerder bij Woonbedrijf

 

De gebruikerservaring

“Eindgebruikers kunnen in het menu van SAP kiezen voor SmartDocuments. Vervolgens krijgen ze een bibliotheek met relevante documenten te zien. Kiezen ze bijvoorbeeld voor het opbouwen van een huurovereenkomst of een huuropzegging, dan verschijnt het document binnen luttele momenten. SAP voorziet op de achtergrond SmartDocuments van gegevens waarmee de variabele posities in het document automatisch worden gevuld. De eindgebruiker heeft snel een goed document. Het mooie is dat interactie met de eindgebruiker wel eenvoudig mogelijk is, indien nodig. We hebben dus ook standaardbrieven waar bijvoorbeeld 95% van de informatie rechtstreeks uit SAP komt, maar waar de eindgebruiker een vragenscherm van SmartDocuments gepresenteerd krijgt.”

 

De aanpak

Monique legt uit hoe ze parallel aan de implementatie van SAP een traject is gestart voor het bouwen van standaardbrieven. “Hiermee voorkom je dat het bouwen van documenten een volgtijdelijke stap is in een implementatietraject. Een ander voordeel is dat je vroeg herkent welke (XML-) data je nodig hebt voor het bouwen van de brieven. We hebben de bestaande output die via ons bestaande systeem werd gegenereerd als uitgangspunt gebruikt voor het bouwen van de SAP-brieven.”

Download het klantverhaal hier

"Het is gebruikersvriendelijker en vooral logischer ingedeeld. Het overall beeld van de inrichting is dat we iets generieker zijn gaan denken in sjabloon en omvang."

“Het aantal gemeentelijke standaard documenten is onder controle (gebracht) van 2000 naar ongeveer 350. Er worden minder fouten gemaakt doordat gegevens niet meer hoeven te worden overgetypt."

"Binnen Hoorn is SmartDocuments dé documentcreatiesoftware. De huisstijl en alle tekst componenten die nodig zijn, zitten in SmartDocuments."

Klinkt interessant?

Contact opnemen