Woonbedrijfs’ kommunikation är oslagbar
Bostadsbolaget Woonbedrijf är övertygat om SmartDocuments fördelar, med den smarta konstruktionen med separata sidhuvuden/sidfötter, byggstenar och grafisk profil som hanteras på ett och samma ställe. Med SmartDocuments har bostadsbolaget Woonbedrijf initialt sparat € 250 000, genom att inte behöva investera i 120 SAP-mallar. Woonbedrijf har över 31 000 bostäder i Eindhoven och är det största bostadsbolaget i södra Nederländerna. Dagligen hjälper 500 anställda runt 70 000 hyresgäster.
Hur löd kraven?
Woonbedrijf har ersatt flera IT-system med en samlad lösning från SAP. Men att fortsätta med SmartDocuments dokumentgenerator stod klart från början. Det var inte ens ett alternativ att sluta. “Det föll oss inte ens in att sluta använda SmartDocuments. Sedan 2008 har vi åtnjutit den enkla hantering och effektivisering som SmartDocuments ger”, säger Monique Wacht, applikation och databasadministratör på Woonbedrijf. "Tack vare den enkla integrationen med SAP, kan vi nu skapa SAP-brev snabbare och mer effektivt genom att hantera detta med SmartDocuments. ''
“XML fält placeras enkelt på önskad plats i mallen. Utan interaktion med slutanvändaren kan kompletta dokument skapas helt automatiserat. Med den så kallade XML-frågan kan vi hantera repetitiva XML-element, för t ex servicekostnader. Detta är verkligen av stort värde.”
Vad har uppnåtts?
“Våra slutanvändare är bekanta med SmartDocuments. Vi administratörer är mycket nöjda med fördelarna, såsom att all information finns på ett ställe, med sidhuvuden/sidfötter, byggstenar och grafisk profil. Vi visste att SmartDocuments är mycket väl rustat för att bearbeta XML. Även vår SAP leverantör AEPEX hyllar SmartDocuments för sin enkelhet och flexibilitet. Inom SAP finns en lösning för dokumentmallar, men denna är väldigt oflexibel och komplicerad. För att ändra mallar är du alltid beroende av en programmerare."
"Med SmartDocuments hanterar vi dokumentetmallar själva. SAP skickar data i en XML-fil och SmartDocuments ser till att uppgifterna placeras på rätt plats i dokumentet. Genom att använda SmartDocuments har vi inledningsvis sparat € 250 000, då vi inte behöver anlita en expert för att skapa 120 SAP-mallar.”
Skapa och hantera mallar
Monique: “I början av processen undersöker vi vilka delar av dokument som kan återanvändas som byggstenar. Detta minskar antalet objekt som behöver underhållas och de kan ändras på ett ställe.”
“XML fält placeras enkelt på önskad plats i mallen. Utan interaktion med slutanvändaren kan kompletta dokument skapas helt automatiserat. Med den så kallade XML-frågan kan vi hantera repetitiva XML-element, för t ex servicekostnader. Detta är verkligen av stort värde.”
Användarupplevelse
“Slutanvändarna kan välja SmartDocuments i SAP-menyn. Användaren får se ett bibliotek av relevanta dokument. Om de till exempel väljer att skapa ett hyresavtal, kommer dokumentet att skapas och presenteras på några ögonblick.
I bakgrunden förser SAP SmartDocuments med relevant data. Det fina med det hela är den enkla interaktionen med slutanvändaren. Vi har brev där 95 % av informationen kommer från SAP, men slutanvändaren ser en skärm från SmartDocuments.”
Tillvägagångssätt
Monique Wacht förklarar hur hon startat ett projekt för att skapa mallar parallellt med införandet av SAP. “Detta förhindra att mallkonstruktion sker sekventiellt i en införandeprocessen. En annan fördel är att det är lätt att känna igen vilka data (XML) som behövs för att skapa dokument.”
