SmartDocuments bouwt mee aan een sterke Common Ground
Zowel intern als extern sneller en veiliger gegevens uitwisselen en dit alles binnen de kaders van de AVG. Met Common Ground zetten Nederlandse gemeenten samen een grote stap in de richting van een open en transparante overheid. Een toekomstgericht initiatief van de VNG (Vereniging Nederlandse Gemeenten), waar SmartDocuments al enige tijd aan meewerkt. Maar wat is er tot nu toe gebeurd en hoe ver zijn we? We vertellen het je in deze blog!
Wat is Common Ground?
Nog even terug naar het begrip Common Ground. Want wat was dat ook alweer? Common Ground gaat over het creëren van een gemeenschappelijke basis. De VNG kijkt naar gezamenlijkheden in data en probeert een antwoord te vinden op de vraag: hoe vereenvoudigen we het dataproces? Een manier om efficiënter om te gaan met data, te voldoen aan de privacywetgeving en de gemeentelijke dienstverlening flexibeler en minder foutgevoelig te maken.
De uitgangspunten van Common Ground
Om samen sterk de toekomst in te gaan werken de Nederlandse gemeenten aan een structurele hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening. Dit zal een grote verbetering opleveren voor de gemeentelijke dienstverlening. Er moet anders worden omgegaan met gegevens, waarbij data wordt losgekoppeld van applicaties en werkprocessen. Gegevens worden uniform gemaakt en opgehaald met API’s (application programming interfaces). Daarnaast wordt gewerkt met één gemeenschappelijke integratie laag. Ook SmartDocuments is betrokken bij dit proces en werkt nauw samen met gemeenten om dit alles te realiseren.
SmartDocuments & Common Ground: waar staan we?
Wat kan SmartDocuments betekenen voor Common Ground? In onze vorige blog over Common Ground vertelden we al dat we bezig waren met het realiseren van goed werkende koppelingen voor gemeentelijke ICT-systemen. Wel stoeiden we nog een beetje met het standaardiseren van datasets, om deze sets op de juiste manier met elkaar te kunnen verbinden. Wat is er sindsdien gebeurd?
Best veel! We ontwikkelden twee plugins: een datavraag-plugin en een DMS-plugin. Deze plugins maken het mogelijk om data op te halen en in documenten te plaatsen, maar ook om deze documenten vervolgens op te slaan in een DMS of zaaksysteem.
De datavraag-plugin
Voor de aanvraag van bijvoorbeeld een vergunning, en het opstellen ervan, zijn diverse NAW-gegevens nodig. Dit zou je allemaal handmatig kunnen invoeren, maar dit is zowel tijdrovend als foutgevoelig. Met de datavraag-plugin kan SmartDocuments de benodigde gegevens ophalen uit de gemeentelijke databronnen. Deze gegevens worden direct in het document, in dit geval de vergunning, geplaatst. Hoe dit werkt? Aan de hand van een ingevuld BSN-nummer of postcode worden automatisch alle andere gegevens van een persoon opgehaald uit de bron. Waar dit soort data vroeger enkel via SQL aan een document kon worden toegevoegd, kan dit nu ook via webservices (API’s). Een generieke oplossing, want met de datavraag-plugin van SmartDocuments heb je nu toegang tot diverse soorten databronnen (CRM, ERP of andere externe bronnen). Via de datavraag-plugin krijg je data terug in de vorm van XML of JSON, de meest gebruikte formaten.
De generieke DMS-plugin van SmartDocuments
Data moet bij de bron blijven. Dat wil zeggen: documenten die via SmartDocuments gegenereerd worden, worden automatisch opgeslagen in het zaaksysteem of DMS via webservices. En voor je denkt: maar dat soort koppelingen bestonden toch al bij SmartDocuments? Klopt! Maar dan wel specifiek voor bepaalde applicaties. Onze DMS-plugin is een generieke oplossing. En hoewel de naam anders doet vermoeden is deze plugin niet alleen geschikt voor een DMS. De generieke DMS-plugin van SmartDocuments is ook aan nagenoeg alle zaaksystemen te koppelen.
Collega en productowner Waruzjan was al aanwezig in 2018 bij het Api lab om de api standaarden te testen
Een voorbeeld
We gaan nog even terug naar die vergunning, zoals genoemd onder het kopje over de datavraag-plugin. De benodigde NAW-gegevens worden via de datavraag-plugin uit de gemeentelijke databron opgehaald. Via de software van SmartDocuments wordt met deze informatie de vergunning gegenereerd en daarna dankzij de DMS-plugin opgeslagen in het eigen DMS en/of zaaksysteem.
Op naar gemeenschappelijke grond
Met de nieuwe plugins brengt SmartDocuments de Nederlandse gemeenten weer een stukje dichter bij die gewenste Common Ground. Op naar een toekomst met betere informatievoorziening dankzij een modern systeem dat gebruik maakt van de laatste technieken.
