Wat is Documentcreatie
Waarom documentcreatie?
Het creëren van documenten. Het is bijna lopende band werk binnen grote organisaties. Je zou dan ook denken dat voor het genereren van al die documenten standaard een prachtig softwarepakket gebruikt wordt. Maar nee, veel bedrijven passen elk los element in hun documenten nog handmatig aan. Foutgevoelig? Jazeker. Kan dit anders? Absoluut.
Stel, je bent informatiemanager bij een gemeente en verantwoordelijk voor alle uitgaande documenten. Dat is nogal wat. Naast veel controlewerk brengt dit een grote verantwoordelijk met zich mee. Die documenten creëer je uiteraard niet allemaal zelf. Daar heb je collega’s voor.
Waarom heb ik een systeem voor documentcreatie nodig?
Jullie maken nu waarschijnlijk gebruik van eerder opgeslagen documenten, die jullie zorgvuldig met de hand aanpassen. Maar let wel, de ene collega is de andere niet. Misschien let jij goed op of het document dat je kiest in de juiste huisstijl is opgemaakt. Je collega kan dit zomaar eens over het hoofd zien. Of die adreswijziging van vorig jaar? Heb je goed gekeken of die in het door jou gekozen document al doorgevoerd is?
Foutjes zijn sneller gemaakt dan je denkt. Maar naast de foutgevoeligheid van handmatig werken, kost het ook gewoon veel tijd. Continu alles handmatig aan moeten passen werkt daarnaast ook nog eens heel demotiverend. Laten we er geen doekjes om winden: veel herhaling maakt werk saai.
Een documentcreatiesysteem kan de uitkomst zijn. Het helpt om documenten op de meest efficiënte manier te maken, door (vervelende) herhaaltaken te elimineren. Je creëert documenten in een documentgenerator die de meest voorkomende elementen al klaar heeft staan. Een paar drukken op de knop en klaar is Kees!
Software voor documentcreatie: maak het jezelf gemakkelijk
Door documentcreatie te automatiseren creëer je op alle fronten winst. Per documentsoort hoeft er slechts eenmalig een documentsjabloon aangemaakt te worden. Het sjabloon kan ontworpen worden in de eigen huisstijl en er kunnen standaard tekstblokken worden . Vervolgens wordt het sjabloon eenvoudig gekoppeld aan de bestaande database door middel van XML. Beschikbare data kan nu automatisch worden ingevuld in het document.
De basis van je document staat en beschikt over een correcte documentinhoud. Vanaf nu hoeven jij en je collega’s alleen nog de variabelen in te vullen. M.a.w.: de gegevens die niet uit de database gehaald kunnen worden.
Good to know: standaard tekstblokken kunnen ook eenvoudig worden hergebruikt in andere documentensjablonen.
Documenten creëren kun je leren
Wellicht klinkt bovenstaande allemaal nog wat ingewikkeld. Het creëren en beheren van documentsjablonen is niet iets wat iedereen dagelijks doet. Toch valt het allemaal mee! Uiteraard mag je ervanuit gaan dat jouw leverancier je inwerkt op de software. Bij SmartDocuments is dit in ieder geval een standaard service. Je hebt voor het creëren van sjablonen en het werken met de documentgenerator geen programmeerkennis nodig en ook aanvullende kennis van Word is handig maar zeker geen vereiste (in ieder geval niet voor onze software). Documentcreatie-software is ‘fool proof’ zoals we dat zo mooi noemen. (Niet dat we jou aanzien voor een ‘fool’ natuurlijk, begrijp ons niet verkeerd).
Gemak voorop
Het is simpel: werken met een documentcreatiesysteem levert gewoon gemak op. Huisstijlbewaking was nog nooit zo ontspannen en het creëren van dynamische en interactieve documenten gaat bijna vanzelf. Echt, met een beetje inspanning kan zelfs de directeur (a.k.a. de grootste digibeet van het bedrijf) met zo’n systeem overweg.
Maar hoe zit het dan met de AVG!? Want dat moet toch misgaan als er allerhande systemen worden gekoppeld en informatie wordt uitgewisseld. Ontspan! Dit gaat goed. Uiteraard zijn er verschillende maatregelen getroffen die garanderen dat een documentcreatiesysteem AVG-veilig is.
Altijd & overal documenten creëren
Zitten er nog meer voordelen aan die software voor documentcreatie? Ja, we gaan nog even door. Wat dacht je van altijd en overal toegang tot de software? Via een app kun jij on-brand documenten creëren op jouw mobiele telefoon of tablet. Onderweg of direct tijdens die zakelijke bespreking.
Winst, winst, winst
Het werken met de juiste software brengt een hoop voordelen met zich mee. Sowieso bespaart het jou, en het bedrijf waarvoor je werkt, een hele hoop tijd. En tijd = geld. De kostenbesparing is dan ook aanzienlijk. Maar ook frustraties worden je bespaard, geen eindeloos knip- en plakwerk meer.
Minder frustraties en minder (saai) werk. Dit komt ten goede van de werksfeer en daar plukt jouw klant dan weer de vruchten van.
“Clients do not come first. Employees come first. If you take care of your employees, they will take care of the clients.” – Richard Branson
Ook de nieuwe generatie zal je dankbaar zijn trouwens. Met dank aan het digitaal ondertekenen wordt er heel wat minder geprint. Je gaat dus ineens stukje duurzamer ondernemen!
SmartDocuments & Documentcreatie
SmartDocuments heeft een passie voor documentcreatie. Specifieker: een passie voor het vereenvoudigen ervan. Het creëren van systemen die door Jan met de Pet kunnen worden gebruikt. Omdat ze niet ingewikkelder zijn dan nodig. Met de software van SmartDocuments wordt documentcreatie alleen maar eenvoudiger (wellicht niet altijd leuker), professioneler en efficiënter.
Jouw privacy nemen wij daarbij zeer serieus. Zo kunnen we garanderen dat we absoluut niet bij jouw gegevens kunnen. Ook ons systeem voldoet volledig aan de geldende privacywet. Dat lijkt ons vanzelfsprekend.
Benieuwd hoe onze software het documentcreatieproces van jouw organisatie naar een hoger niveau kan tillen? Laat het ons weten! Dan komen we langs voor een demo. It’s like magic ;).
