Vad innebär dokumentautomation?
Ta dina dokument till nästa nivå
De flesta organisationer skapar redan digitala dokument. Men här finns det möjligheter till effektivisering. Hur går man då till väga? Jo, genom att automatisera skapandet av dina dokument. Men vad innebär det egentligen?
Med dokumentautomation automatiseras alla manuella arbetsuppgifter kring upprättandet av dokument. Tänk till exempel på standardtexter och den grafiska profilen. Under automationsprocessen kopplas SmartDocuments till din organisations andra system, exempelvis ärendehanteringssystem, och med en enda knapptryckning förs de uppgifter som du behöver (till exempel uppgifter om ett specifikt ärende) direkt in i dokumentet. Behövs ytterligare innehåll för att färdigställa dokumentet? Dokumentskaparen svarar då på några intuitiva frågor i en fråge- och svarsskärm och voila!; du har ett färdigt, skräddarsytt dokument.
Vilka dokument är kompatibla med dokumentautomation?
Automationen är inte kopplad till en viss dokumenttyp. Dokumentautomation gör det möjligt att generera felfria dokument utan att det går åt massor av tid. Det spelar ingen roll vilka dokument det rör sig om. Det kan handla om beslut, anställningskontrakt, tillstånd, hyreskontrakt, rapporter, m.m., m.m.
Koppla upp mig!
Automationen fungerar inte fristående. För att automatiskt föra in rätt uppgifter i dina dokument ansluter du SmartDocuments till ett befintligt system, exempelvis ett ärendehanteringssystem. Det kanske låter som mycket jobb men tro oss, det är inte så farligt. SmartDocuments fungerar nämligen väldigt bra tillsammans med dina andra system och kan enkelt kopplas till dem.
Dokumentsäkerhet
Är det verkligen säkert det här? Den frågan får vi ofta och svaret är ja! När det kommer till den här typen av system tittar vi självklart noga på säkerheten och alla de regler som följer av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Inga känsliga uppgifter sparas i SmartDocuments.
Vill du veta mer om hur ett centralt system för hantering av dokumentmallar fungerar? Be om en livedemonstration!
Framtidssäkrad programvara
Vi kan lova att programvaran för att automatisera dina dokument är mycket användarvänlig, åtminstone om vi pratar om SmartDocuments programvara. Du behöver ingen avancerad IT-kompetens, det räcker med att du har grundläggande kunskap av Word. Om systemet implementeras ordentligt och med rätt vägledning från leverantören har du snart full koll på systemet. Innan du vet ordet av det är det nya automatiserade arbetsflödet helt integrerat i er IT-miljö. En annan fördel är att programvaran är framtidssäkrad som man så vackert kallar det. Det innebär att den håller länge, bland annat tack vare rätt fyra programvarureleaser per år.
Har du läst det här men känner ändå att du är osäker på om dokumentautomation är något för dig? Är du rädd för att förlora kontrollen? Eller oroar du dig över om personuppgifterna är säkra? Det har vi förståelse för. Tycker du att det är kul med all ny teknisk utveckling inom din organisation? Känner du att det funkar bra för dig? Ny teknik i arbetet är spännande, det förstår vi, men den finns där av en anledning. Och det här är inget nytt för oss. Vi har koll på tekniken och hoppar gärna in och hjälper till när det behövs.
Vi bokar gärna in ett möte så att vi kan gå igenom det här på djupet med dig. Under livedemonstrationen tittar vi närmare på det som vi har tagit upp här. Är du intresserad? Hör av dig till oss!
Be om en demo