Het mooiste van werken met SmartDocuments is dat je er niet zoveel van merkt

Documentsjablonen en gegevens uit elkaar halen. Dat was de wens van gemeente Den Haag, toen ze ruim 15 jaar geleden overstapte op Microsoft Word. Voor het converteren van de documentsjablonen gingen ze de samenwerking aan met SmartDocuments.

De gemeente Den Haag is een grote gemeente met vele afdelingen en diensten en daaruit voortvloeiend gigantisch veel producten en applicaties. Het functioneel beheer van SmartDocuments valt onder het bedrijfsvoeringexpertisecentrum (BEC) Informatievoorziening, een van de ondersteunende diensten. Het BEC beheert een groot deel van de vergunningenapplicaties van de gemeentelijke diensten.

Sjablonen en gegevens uit elkaar

Marco Boot is functioneel beheerder bij de gemeente Den Haag en is verantwoordelijk voor de diverse vergunningenapplicaties. Binnen deze applicaties wordt, inmiddels al heel wat jaren, gebruik gemaakt van SmartDocuments. Hoe de gemeente ruim 15 jaar geleden in contact kwam met SmartDocuments is Marco niet geheel bekend, maar de reden zeker wel. Marco: "We werkten in die tijd met WordPerfect. Hierin zaten de briefsjablonen en de gegevens standaard in één document. Wij wilden die sjablonen en gegevens graag uit elkaar trekken. We gingen over op Word en hadden hiervoor nieuwe sjablonen nodig. Met SmartDocuments konden we de nieuwe sjablonen eenvoudig beheren en hadden we een heleboel mogelijkheden om de opbouw van een sjabloon te sturen."

“Het is een hele generieke oplossing om Word-sjablonen te beheren. Dat zou je op nog veel meer plekken binnen de gemeente kunnen inzetten.”

Documentsjablonen converteren

"Ik was het aanspreekpunt en heb het project samen met SmartDocuments, dat toen nog High Concept heette, opgestart. Het was een prettige samenwerking. Zij maakten een voorstel voor de oplossingen en lieten ons zien hoe we alles moesten opbouwen", vertelt Marco. Gemeente Den Haag ging aan de slag met de technische kant van de sjablonen en zorgde ervoor dat de gegevenskant van de briefopbouw geconverteerd werd. Tegelijkertijd werkte SmartDocuments aan de conversie van de WordPerfect-sjablonen naar Word-sjablonen. Nogal een project, want gemeente Den Haag had zo’n 1.000 sjablonen liggen die geconverteerd moesten worden. Alles omzetten en controleren kostte behoorlijk wat tijd, zeker omdat er een hoop handwerk bij kwam kijken. Al met al nam het gehele project ongeveer een jaar in beslag. Tijdens dit traject zaten er regelmatig twee medewerkers van SmartDocuments bij gemeente Den Haag op kantoor. Iets wat Marco als absolute meerwaarde zag: "Bij zo’n groot project als dit is dat heel belangrijk geweest. Je moet goed samenwerken om te zorgen dat het proces soepel verloopt”. En dat het soepel verliep is zeker. Marco: “Het is een hele generieke oplossing om Word-sjablonen te beheren. Dat zou je op nog veel meer plekken binnen de gemeente kunnen inzetten. Functioneel beheer bouwt maatwerk dat de gegevens uit de dossierapplicatie haalt en deze als xml-bestand aan SmartDocuments doorgeeft. We kunnen sjablonen dus sturen op basis van gegevens in het dossier."

Gemeentehuis gemeente Den Haag

Meerdere maatwerkoplossingen

Ieder project heeft een zekere moeilijkheidsgraad, zo ook dit project. Gemeente Den Haag werkt met verschillende typen brieven, waarvoor verschillende manieren van opbouwen zijn. Zo zijn er briefsoorten die uit heel veel bouwstenen bestaan en wordt er gewerkt met briefsoorten die op hun beurt weer vele deelbrieven bevatten. "Ook zitten er samenvoegbrieven bij, denk aan brieven die meerdere geadresseerden hebben. Daarnaast zijn er brieven waarin de inhoud van eerdere brieven moet worden opgenomen", vult Marco aan. "Dit zijn al twee soorten documenten die qua opbouw een eigen aanpak nodig hebben. Hier moest SmartDocuments een maatwerkoplossing voor verzinnen."

De koppeling met het vergunningensysteem die nodig was, bestond op dat moment nog niet. Voor de gemeente was het belangrijk dat SmartDocuments vanuit het vergunningensysteem zelf kon worden aangeroepen. Het probleem zat dan ook niet in de ‘uitvoer’, maar juist aan de voorkant van het systeem. SmartDocuments pakte deze uitdaging aan en creëerde diverse maatwerkoplossingen. "Dat hebben ze toen goed opgelost", aldus Marco.

Een flink project, maar zonder grote struikelblokken

Dat het een flink project was, ruim 15 jaar geleden, is duidelijk. Toch is Marco tevreden en kan hij geen grote struikelblokken benoemen: "Omdat ze hier intern waren en goed hebben kunnen zien hoe het aan onze kant in elkaar zit, zijn er altijd direct werkende oplossingen gemaakt. Wat ze geleverd hebben werkte. Het was gewoon veel werk."

Dat SmartDocuments momenteel een grote groei doormaakt ervaart Marco wel. Tijdens het laatste gezamenlijke project merkten ze bij de gemeente Den Haag dat de medewerkers van SmartDocuments, in vergelijking met toen, steeds meer werk op hun bureau hebben liggen. "We hebben onlangs weer een groot project gedaan met SmartDocuments. We gingen van de vorige versie over op de webversie. SmartDocuments wilde dit graag sturen en begeleiden, en dus hadden we ook nu op afgesproken momenten consultants intern. Ook dit keer een meerwaarde, al liep het iets minder soepel dan toen we jaren geleden startten met SmartDocuments. Mede doordat de technische kant bij de gemeente op een andere afdeling geregeld is", zo licht hij toe.

“Er zijn altijd direct werkende oplossingen gemaakt.”

Een andere manier van werken

De gemeente Den Haag gebruikt SmartDocuments op een andere manier dan veel andere bedrijven. Marco: "Bij normaal gebruik van SmartDocuments krijgt de gebruiker een keuzescherm met de vraag in welk sjabloon ze een document willen maken. Zo zetten wij SmartDocuments echter niet in. Wij gebruiken het vanuit onze eigen vergunningenapplicatie. Daarin maken we brieven, die worden aangemaakt op basis van SmartDocuments-sjablonen." Het grootste voordeel van SmartDocuments wat Marco betreft? "Dat je er niet zoveel van merkt", zegt hij direct. "Het mooiste is dat de meeste brieven die worden opgebouwd met SmartDocuments, documenten zijn waar de gebruiker bijna niets meer mee hoeft te doen. Wij laten zoveel mogelijk informatie vanuit het vergunningensysteem invullen en halen de brief zo volledig mogelijk uit het systeem."

Het werken met SmartDocuments bespaart de gemeente veel tijd, met name omdat er geen knip- en plakwerk meer nodig is. Marco: "Brieven zijn snel en soepel op te stellen, het sjabloonbeheer werkt dus goed. Ook voor het beheer levert het veel voordelen op. Zo kun je, zeker in de nieuwe versie, heel goed terugzoeken waar bepaalde teksten zitten en eenvoudig aanpassingen doen."

En voor de gebruikers? Marco benadrukt wederom dat de kracht hier is dat mensen er weinig van merken. "Ze ervaren het proces niet. De brief is er gewoon", zo zegt hij.

Persoonlijke communicatie

Marco is tevreden over de samenwerking met SmartDocuments: "Dat er destijds mensen bij ons intern zaten en we samen aan oplossingen konden werken, dat was toch wel de grote meerwaarde. De communicatie is vrij persoonlijk. Je krijgt niet het gevoel dat je met een groot bedrijf te maken hebt, maar je voelt dat je echt met mensen werkt." Een ander pluspunt dat Marco benoemt is de inspraak die klanten van SmartDocuments hebben als het gaat om nieuwe innovaties. Marco: "Door middel van een enquête kijken ze wat er speelt en welke wensen er leven. Als gebruikersgroep mogen we dit aangeven. Helaas werken wij zo anders met SmartDocuments dan andere gebruikers, dat onze wensen vaak niet aansluiten op wat er door anderen genoemd wordt. Maar ondanks dat: een mooi initiatief van SmartDocuments!"