Slimme Templates
Efficiënter werken dankzij Intelligente documentsjablonen
Je wilt één lijn in je uitgaande communicatie. Een vaste opzet voor al je bedrijfsdocumenten, voorzien van jouw huisstijl. Jouw bedrijf en de bijbehorende communicatie moet tenslotte herkenbaar zijn voor de klant. Toch loopt dit proces altijd net iets stroever dan je zou willen. Wat je daaraan doet? Tsja, er is van alles aan te doen. Maar begin bij het begin en start met krachtige templates.
Templates. De term zal je vast al eens ter ore gekomen zijn. Denk je nu: `Ja, hallo! Leg me dan nu eens uit wat een template is!’, gaan we doen. Werk je al met templates? Dan kun je de uitleg best overslaan, maar lees de rest toch maar even. Het kan namelijk altijd slimmer en efficiënter.
Wat is een template?
Een template is een sjabloon. Een sjabloon waarin de vorm van bijvoorbeeld een webpagina, e-mail of document is vastgelegd. Het is dus eigenlijk een vaste basis om in te werken. Er zijn vele verschillende soorten templates. Wij van SmartDocuments hebben dagelijks te maken met zogenaamde document templates. Op z’n Hollands gewoon documentsjablonen genoemd ;). Deze templates zijn specifiek voor documenten (jouw bedrijfsdocumenten) en zijn niets anders dan vooraf ingerichte Word-documenten. Bijvoorbeeld een standaardbrief. In het template is een vaste plek aangewezen voor naam en adres, hoofdtekst, inhoud en een handtekening. Maar ook de huisstijl staat erin, je beschikt dus eigenlijk over digitaal briefpapier. De basis staat als een huis, jij kunt het nu verder aanvullen en personaliseren.
Werken met templates. Waarom zou je?
De vraag zoals gesteld in bovenstaand kopje hebben wij zo beantwoord. Werken met templates levert je gewoon veel voordeel op. Op een rijtje:
- Sterke basis: altijd een sterk basissjabloon om correcte documenten te creëren;
- Snelheid: documenten opstellen gaat een stuk sneller, het bespaart je veel tijd;
- Uniformiteit: al jouw documenten hebben eenzelfde uitstraling, het versterkt direct de merkidentiteit;
- Minder fouten: je hoeft geen oude documenten te kopiëren (om die vervolgens aan te passen) en dit maakt het proces daardoor minder foutgevoelig.
Work smarter, not harder
Werk je al met templates? Dan is de eerste stap gezet. De vervolgvraag is: werk je op een slimme manier met templates? Veel bedrijven maken zelf templates aan, welke worden opgeslagen op een centrale schijf. Vervolgens worden documenten die voorzien zijn van een template gekopieerd om er een nieuw document van te maken, met handmatig toegevoegde informatie. We willen je goede humeur niet verpesten hoor, maar echt slim is dit niet. Je krijgt namelijk alsnog te maken met een verhoogde foutgevoeligheid. Er ontstaan allerhande documenten met een template als basis. Maar wie garandeert je dat jouw collega’s het juiste basisdocument pakken? En wat gebeurt er wanneer er iets verandert in de basisgegevens, een wijziging die in al jouw templates moet worden doorgevoerd? Dan is het zaak goed de vinger aan de pols te houden en te controleren of dit echt overal correct wordt doorgevoerd. Zonde van je tijd en je energie! Want werken met templates kan zo fantastisch zijn. Genoeg over de beren op de weg. Weten wat er misgaat is goed, maar laten we snel doorschakelen naar de oplossing.
Slimmer werken met slimme templates
Ga aan de slag met zogenaamde slimme templates! Of zoals wij ze op de werkvloer noemen: Smart Templates ;). Het is namelijk mogelijk nog veel meer uit je templates te halen. Hoe? Door in zee te gaan met een bedrijf dat zich specialiseert in documentcreatie (ook wel documentgeneratiebedrijf genoemd). Dit soort bedrijven, waar SmartDocuments er één van is (zag je vast niet aankomen ;)), weten hoe je goed werkende templates bouwt en deze optimaal benut. Je bouwt je templates in een template builder, welke als ‘add-on’ in Microsoft Word zit. Je kunt dus gewoon in je vertrouwde omgeving blijven werken en het creëren van templates doe je precies zoals je dat gewend was. Het verschil? Je kunt nu bepaalde delen in het document variabel maken. Door middel van een vraag- en antwoordscherm, dat de gebruiker invult, worden deze variabele gedeeltes uiteindelijk automatisch ingevuld.
Bijvoorbeeld:
Je koppelt een gedeelte in de linkerbovenhoek aan de vraag ‘wat is het adres?’. Het antwoord ‘Langelaan 33, 1122 AA, Assen’ (dat een gebruiker hier invult), wordt uiteindelijk linksboven vermeld.
Wanneer aan alle variabele vakken een vraag gekoppeld is, is jouw template klaar. Jouw collega’s (de eindgebruikers) kunnen het gewenste template selecteren, de stappen in het vraag- en antwoordscherm doorlopen en voilà: een Word-document inclusief variabele gegevens wordt geopend. Handmatig templates kopiëren is verleden tijd en jouw collega’s gebruiken gegarandeerd de meest recente versie.
Bang dat jouw collega’s de templates per ongeluk aanpassen?
Geen paniek, dit is niet mogelijk. Meer weten?
Je leest het in onze blog Document Template Management - Sjablonen beheren als een baas’.
Eenvoudig koppelen
Wil je eigenlijk nog minder doen dan hierboven beschreven? Snappen we. En dat kan! Met een goed werkend documentcreatiesysteem (we willen niet opscheppen, maar SmartDocuments is het overwegen waard) maak je eenvoudig een koppeling met jouw eigen database. Zo kun je aangemaakte vragen via XML koppelen aan de database en het proces verder automatiseren. Jouw documenten worden voortaan volledig automatisch gepersonaliseerd. Een kind kan de was doen!
