Ha alltid tillgång till dina dokument – var du än är
Härligt! Det är fredag eftermiddag, klockan är 16.36 och du lägger just sista handen på veckans sista dokument. Du stänger av datorn, efter helgen väntar en ny arbetsvecka. Det har varit en produktiv vecka och det har gått iväg en hel del dokument. Alltid en skön känsla!
Två veckor senare tittar Jenny från kundservice in på ditt kontor. Gunnel Fällström har fått hyreskontraktet som du skrivit och menar att det är en del uppgifter som inte stämmer. Jenny har försökt hitta kontraktet men inte lyckats och undrar om du lite snabbt kan få fram dokumentet i systemet. Det skulle underlätta i samtalet med Fällström som håller på att tappa tålamodet.
Det går inte att hitta dokumentet
Att få fram dokumentet ”lite snabbt” visar sig vara knepigare än vad både du och Jenny hade trott. Dokumentet verkar först vara spårlöst försvunnet, men efter ett envist sökande hittar du det. Du är lättad, Jenny är glad och Fällström är förhoppningsvis också snart nöjd. Men det tog halva förmiddagen att hitta dokumentet – tid som hade behövts för annat. Vad var det som gick snett?
Ett dokument utan dokumentegenskaper
Vi vet var det gick fel, som du kanske redan förstår. Hade vi inte vetat det hade det också varit slöseri med tid för dig att läsa den här bloggen. Saken är den att ditt dokument förmodligen hade tilldelats få eller inga dokumentegenskaper. Det är just dessa egenskaper, även kallade metadata, som gör det lätt att hitta dokument. De återger liksom dokumentets basinformation. När ett Worddokument tilldelats rätt egenskaper kan du hitta det igen med hjälp av dessa metadata. Det kan handla om egenskaper som exempelvis ”dokumenttyp”. I det här fallet hade dokumentet kunnat tilldelas egenskapen ”hyreskontrakt”.
Ingen dokumenthantering utan metadata
Ett dokument utan metadata (”egenskaper”) är i vissa avseenden ganska värdelöst. Metadata berättar saker om dokumentet och dess innehåll. En samling dokument utan dessa egenskaper går helt enkelt inte att hantera. Eller det är i alla fall svårt, eftersom det som inte går att hitta ju inte kan administreras. Metadata är egentligen små etiketter (taggar) som bl a ser till att dokumenten går att hitta efter att de har sparats. Det säger sig självt att ju mer specifika dokumentegenskaperna är, desto lättare går det att hitta dokumentet i systemet. Hade du t.ex. kunnat söka på ”Fällström”, ”hyreskontrakt” och kontraktsdatumet hade du besparat Jenny (och dig själv) en massa tid. Men rätt metadata ger dig mer än bara ett sökbart dokument. De gör också att Worddokument enkelt kan tolkas (tack vare metadata som rubrik, ärende och sammanfattning). Metadata som lagringstid, godkännande och filformat gör också dokumentadministrationen till en enkel match.
Vikten av metadata: ett exempel
Microsoft Sharepoint är ett av världens mest använda program och även ett program där metadata spelar en viktig roll. Sharepoint fungerar nämligen som bäst om alla dokument placeras i en enda stor pool i stället för i mappar, där man kan behöva klicka i evigheter för att hitta rätt mapp, om man alls hittar den. Det krävs helt enkelt att man arbetar med metadata om man någonsin vill hitta dokumenten igen, och genom att använda och välja rätt metadata (dokumentegenskaper) för dokumenten är det lätt. Tack vare den kraftfulla sökfunktionen i Sharepoint är det lätt att leta rätt på dokumenten igen.
Med SmartDocuments hittar du alltid rätt bland dina dokument
Du håller förmodligen med om att det är en stor fördel att snabbt kunna hitta rätt bland sina dokument (det gör nog Jenny med). Därför har vi byggt in en funktion för dokumentegenskaper i vårt mallsystem SmartDocuments. Med den kan du automatiskt(!) lägga till metadata i Worddokumentet medan du skapar det, så att du enkelt kan hitta tillbaka till det med sökfunktionen. Det är särskilt praktiskt när man jobbar med t ex dokument- och ärendehanteringssystem där du kan söka på metadata. Det är nog ett måste också, för arbetar du på t.ex. en myndighet måste du enligt arkivlagen spara dokumenten på ett sätt så att de alltid går att återfinna. Med SmartDocuments är du säker på att alltid kunna administrera dina dokument på bästa sätt. Det låter väl bra?
Vill du veta mer? Vi berättar gärna mer om möjligheterna!
