Har du känslig data som ligger oskyddad?
Är ditt företag medvetet om hur lätt hänt det är att dokument som innehåller känslig information kan råka hamna offentligt? Sedan den 25 maj 2018 måste alla organisationer klara av att uppfylla dataskyddsförordningen GDPR. Är till exempel de program som du använder för processtöd tillräckligt säkra så att risken för dataläckage minimeras?
Vikten av sekretess och dataskydd
Ett processtödsprogram kan hjälpa organisationer att skapa och redigera dokument mer effektivt. Tänk till exempel på hur ett anställningsavtal upprättas. Å ena sidan är ett anställningsavtal ett typiskt standarddokument men å andra sidan så behandlas känsliga uppgifter i det.
I de flesta fall behandlas den här informationen i Microsoft Word. Kanske sparar en välmenande medarbetare filen på ett USB-minne för att kunna fortsätta att jobba med dokumentet hemma. Inget fel med det, eller?
FEL! Att automatisera processer och redigera dokument i Microsoft Word för med sig risker. Microsoft Word är ett öppet system. Ett dokument kan enkelt redigeras och sedan skickas med e-post med bara en knapptryckning. Tänk dig att det här dokumentet råkar skickas till fel person. Vad händer då? Då inträffar en dataöverträdelse och den måste rapporteras till myndigheterna inom 72 timmar. Med medföljande konsekvenser.
SmartDocuments förstår säkerhet
Går det att automatisera processerna samtidigt som du minimerar riskerna? Med SmartDocuments går det. Då kan du skapa dokument utan att behöva öppna dem i Word. Det blir också möjligt att låsa dokument för att undvika onödiga risker.