Sensitive data unprotected?
Is jouw bedrijf op de hoogte over hoe documenten privacy gevoelige informatie kunnen bevatten en eenvoudig op straat komen te liggen? Sinds mei 2018 moeten alle organisaties AVG-proof zijn. Zijn de proces ondersteunende programma’s bijvoorbeeld voldoende beveiligd, zodat de risico’s op datalekken worden geminimaliseerd?
Privacy en gegevensbescherming zijn belangrijk
Een proces ondersteunend programma maakt het voor organisaties mogelijk effectiever en efficiënter documenten op te stellen en te bewerken. Denk bijvoorbeeld aan het opmaken van een arbeidsovereenkomst. Enerzijds is een arbeidsovereenkomst vrij standaard, maar anderzijds worden in deze arbeidsovereenkomst privacy gevoelige gegevens verwerkt.
Deze gegevens worden in de meeste gevallen gedurende het proces bewerkt in Microsoft Word. Vervolgens wordt dit bestand op een usb-stick opgeslagen en een werknemer bewerkt dit document met alle goede bedoeling thuis nog even. Niks mis mee toch?
Toch wel! Het automatiseren van processen en vervolgens de bewerking van documenten in Microsoft Word neemt de nodige risico’s met zich mee. Microsoft Word is namelijk een open systeem. Een document kan eenvoudig bewerkt worden en met 1 druk op de knop kan dit document per e-mail worden verstuurd. En stel je eens voor dat het document naar de verkeerde persoon wordt gestuurd. Wat dan? Dan ontstaat er een datalek dat binnen 72 uur gemeld moet worden (volgens de AVG), met alle gevolgen van dien.
SmartDocuments snapt beveiliging
Maar hoe kan je de processen toch automatiseren en de risico’s hiervan tegelijkertijd minimaliseren? SmartDocuments biedt hier ondersteuning voor. Met SmartDocuments kan een document worden gemaakt zonder dat het per se in Word hoeft te worden geopend. Eenvoudige documenten kunnen dicht worden gezet met SmartDocuments om onnodige risico’s te voorkomen.