Itris en SmartDocuments’ innovatieve samenwerking als slim ecosysteem voor woningcorporaties

“ViewPoint van Itris is een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem voor woningcorporaties,” begint Marc Mathijssen. Marc is Product Designer en Product Owner Innovatie bij Itris en op deze manier betrokken bij de samenwerking met SmartDocuments. “Ons ERP-systeem bestaat inmiddels alweer ruim 20 jaar en hoewel we in de afgelopen jaren hebben geïnnoveerd door nieuwe functionaliteiten toe te voegen, hebben sommige stukken van de software modernisatie nodig. Dat is een uitdaging en daarom hebben we besloten om het ERP stap voor stap te vervangen en zo te werken naar een nieuw intelligent ERP. Het blijft allemaal ViewPoint zoals onze klanten het nu kennen, maar dan stabieler en moderner.”

“Bij Itris vinden we het belangrijk om onze klanten te betrekken bij de ontwikkeling van ons product,” vervolgt Marc. “Onze applicatie wordt nu doorontwikkeld voor de komende tien jaar, waarbij we ook waar mogelijk nieuwe technieken zoals Artifical Intelligence en Data Science meenemen. Voordat we zijn begonnen met onze innovaties, hebben we daarom eerst met klanten gepraat en onderzoek gedaan. Waar gaat de markt heen? Wat kunnen we nu ontwikkelen wat straks waarde heeft? We zien dat woningcorporaties huurders persoonlijke aandacht willen geven en bijvoorbeeld willen inspelen op sociaaleconomische problemen, maar tegelijkertijd kampen met een arbeidstekort. Door met innovatie en nieuwe functionaliteit in te zetten op de gebruikservaring en efficiënter werken, kunnen we deze woningcorporaties beter ondersteunen en zijn we toekomstbestendig. Enerzijds zetten we hiervoor intern steeds meer mensen op de innovatie-ontwikkeling van onze software. Een andere component van de innovatiestrategie is het aantrekken van partners die excelleren in de ondersteuning van onze corporatieprocessen. We willen ons op deze processen focussen en geen tijd verliezen aan het bouwen van belangrijke ondersteunende functionaliteiten zoals documentcreatie. Zo zijn we bij SmartDocuments uitgekomen.”  

Björn Tempelman is Salesmanager bij SmartDocuments Nederland en intensief betrokken bij het partnership met Itris. “Onze samenwerking biedt voordelen op alle fronten,” vertelt Björn. “We kunnen als leveranciers ons focussen op dat stuk van de oplossing waar we goed in zijn en bieden onze gezamenlijke klanten een krachtige, meer complete oplossing. Zo is Itris goed in het ondersteunen van standaardprocessen binnen woningcorporaties.” “En SmartDocuments is weer heel goed in het maken van documenten. Dat is win-win,” vult Marc aan. Hij vervolgt: “Onze samenwerking is als eerste uitgewerkt in het proces ‘Sociaal Incasseren’. De medewerker van de woningcorporatie kan nu eenvoudig met SmartDocuments de juiste brief maken. Het sjabloon hiervoor staat klaar in SmartDocuments. Vanuit ViewPoint wordt de juiste data toegevoegd en daarmee bepaalt het sjabloon welke tekstblokken wel en niet nodig zijn. Zo komt er vanuit SmartDocuments een brief in de eigen huisstijl terug, die weer wordt opgeslagen op de juiste plek in ViewPoint. Een derde partner, Postex, regelt vervolgens de verzending van de brief. Door onze krachten te bundelen met SmartDocuments en Postex, creëren we een ecosysteem waardoor medewerkers van woningcorporaties slim en efficiënt foutloze documenten kunnen opstellen.”    

“De eerste reacties op het proces dat we samen hebben ingericht, zijn positief,” vervolgt Marc. “Woningcorporaties kunnen nu eenvoudig hun correspondentie personaliseren. Ook hebben ze meer inzicht in huurachterstanden en voorstanden, dat ervaren ze als heel prettig. Die positieve reacties zien we ook terug in een toenemend aantal aanvragen voor de overstap naar Sociaal Incasseren. Het is een moderne oplossing die de flexibiliteit biedt om in te grijpen in het incassoproces wanneer nodig. Met de inrichting van fase 1 van I-Erp ‘Sociaal Incasseren’ hebben we bewezen dat de samenwerking een succes is en nu zijn we druk bezig om de modernisatie van ViewPoint gezamenlijk voort te zetten en het aantal intelligente processen uit te breiden. We maken samen een heel ecosysteem om het basis ERP die de kernprocessen ondersteunen en bieden zo steeds meer toegevoegde waarde.”  

Björn: “De samenwerking verloopt goed, daar zijn we heel tevreden over. We zijn ook blij met onze gezamenlijke resultaten.” Marc: “We hopen nog heel veel jaren prettig te kunnen samenwerken. Zo maken we dat ecosysteem steeds uitgebreider en mooier voor de woningcorporaties die we samen mogen bedienen.”