Hantera behörigheter i mallsystemet
Tack vare interaktiva mallar kan alla anställda snabbt och enkelt skapa färdiga och korrekta dokument. Det blir inte bättre! Men organisationen vill fortfarande ha kontroll över mallarna för att säkerställa kvalitet och effektivitet. Det får ni bl a genom användarbehörigheterna.
Kontroll med hjälp av SmartControl
Anna på kundtjänst rotar runt bland dokumentmallarna för att hitta mallen för fisketillstånd, vilket inte är en enkel uppgift med alla hundratals mallar som arbetsgivaren har. SmartControl låter er därför skapa en struktur med mallgrupper och sedan tilldela behörigheter till mallgrupperna. Slutanvändarna ser nu bara de dokumentmallar som just de behöver se och du behåller kontrollen över vem som får arbeta med vilka mallar.
Hantera behörigheter: alternativ
Under Rättigheter i SmartControl tilldelas slutanvändarna behörigheter. Detta konfigureras av er systemförvaltare. Användarbehörigheterna tilldelas på användargruppnivå: vilken användargrupp (till exempel avdelningen för kundtjänst) ska ha tillgång till vilka mallgrupper.
Under Rättigheter hittar du en rad alternativ: Användare, Dokument, Sidhuvud/sidfot, Byggsten och Administratör. Vi förklarar gärna mer.
Den som ska skapa dokument med SmartDocuments måste stå med som användare i SmartControl. Användaren måste även finnas med i en eller flera användargrupper. Detta hanterar du under knappen ”Användare”. En användargrupp kan till exempel vara HR eller avdelningen för kundtjänst. Med vår AD Import-modul kan användardata enkelt importeras från ert Active Directory.
Via ”Dokument” ger du användargrupper tillgång till en eller flera mallgrupper. Det är praktiskt, för varför ska Jenny som jobbar på säljavdelningen ha tillgång till HR’s mallar för anställningskontrakt? Du kan även koppla en viss mallgrupp till flera användargrupper, till exempel brevmallen som kanske samtliga avdelningar använder sig av.
Exempel: I bilden ovan har användargruppen ”Production line 1” tillgång till alla mallar i mallgruppen ”Common templates” samt mallarna i mallgruppen ”Production line 1”.
Systemförvaltaren kan i vissa fall ge slutanvändaren möjlighet att alternera dokumentets sidhuvud och sidfot, viket i sig kan påverka dokumentets totala utseende. Det är praktiskt när ditt företag använder flera varumärken och logotyper, eller om man skapar dokument för flera olika organisationer, men med samma textuella innehåll. Användaren bestämmer då vilket sidhuvud och sidfot som ska kopplas till dokumentet. Under knappen ”Sidhuvud/sidfot” ger systemförvaltaren användargrupper behörighet till Sidhuvud/sidfotsgrupper.
Byggstenar
Det är valfritt att tilldela behörigheter till byggstensgrupper. För mallkonstruktören kan det vara praktiskt att inte behöva se alla byggstenar som finns i systemet, utan endast de som hen behöver. Varför ska mallkonstruktören Henrik på personalavdelningen kunna infoga byggstenar från säljavdelningen? Via ”Byggstenar” ser du till att Henrik endast får åtkomst till sina egna byggstenar.
Systemförvaltaren kan i vissa fall ge slutanvändaren möjlighet att alternera dokumentets sidhuvud och sidfot, viket i sig kan påverka dokumentets totala utseende. Det är praktiskt när ditt företag använder flera varumärken och logotyper, eller om man skapar dokument för flera olika organisationer, men med samma textuella innehåll. Användaren bestämmer då vilket sidhuvud och sidfot som ska kopplas till dokumentet. Under knappen ”Sidhuvud/sidfot” ger systemförvaltaren användargrupper behörighet till Sidhuvud/sidfotsgrupper.
Högsta chefen! Här tilldelas behörigheter för systemförvaltare och mallkonstruktörer. Till skillnad från fallet med slutanvändarna tilldelas dessa behörigheter på individ och inte grupp.
Importera behörighetsstruktur
Arbetar din organisation med flera SmartDocuments-miljöer, t ex acceptans och produktion, och använder samma behörighetsstruktur i alla miljöer? Då har du tur för du kan överföra behörighetsstrukturen från en miljö till en annan. Här sparar du många knapptryckningar.
Därför är det viktigt att hantera behörigheter
Nu vet du hur det fungerar med behörighetshantering men vad får man ut av det? Vi har sammanställt en lista med de viktigaste fördelarna.
I och med att inte alla har tillgång till alla dokumentmallar undviker du att mallar missbrukas. Det kan till exempel röra sig om tillstånd som skapas och utfärdas av obehöriga.
Genom att ge mallkonstruktörer behörighet till mallgrupper (till exempel HR-mallar) kan anställda med sakkunskap få ansvar för dessa mallar.
Genom att endast koppla användargrupper till mallgrupper som är relevanta för dem, ser slutanvändaren endast de dokumentmallar som hen behöver. Dessutom slipper användarna lägga tid på att söka efter mallar och risken för att fel mall används minskar.
Genom att tilldela behörigheter kan din organisation spara mycket tid och undvika onödiga fel. Under en demo visar vi dig gärna hur behörighetshanteringen i SmartControl fungerar.
